سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست (Business Process Management)؟

مدیریت فرآیندهای کسب و کار یک عبارت است که به برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار اشاره دارد. این مفهوم شامل استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مختلف برای اطمینان از اینکه این فرآیندها به صورت کارآمد، موثر و با هدف‌ها و اهداف سازمانی در خط باشند. در این مقاله، به بررسی مفهوم سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار به تفصیل، شامل اهمیت آن، اجزای کلیدی و بهترین شیوه‌های پرداخته خواهد شد.

مدیریت فرآیند | سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یا مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) رشته‌ای سازمانی است که ابزارها و منابعی را برای تجزیه و تحلیل، تعریف، بهینه‌سازی، نظارت و کنترل فرآیندهای کسب‌وکار و برای اندازه‌گیری و هدایت عملکرد بهبودیافته فرآیندهای تجاری وابسته به یکدیگر را فراهم می‌کند.

مدیریت فرآیند فقط نرم‌افزار نیست. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ترکیبی از افراد، سیاست‌ها و فناوری است. در حالی که نرم افزارهایی مانند Integrify به ساده سازی و خودکارسازی گردش کار و فرآیندها پس از توسعه کمک می کند، نرم افزار به تنهایی کافی نیست.

همچنین، در حالی که BPM معمولاً به‌عنوان یک رشته از بالا به پایین و در سطح سازمان مدیریت می‌شود، بسیاری از اصول مدیریت فرآیندهای سازمانی گسترده را می‌توان در بخش‌های فردی یا حوزه‌های تجاری نیز اعمال کرد.

مدیریت فرآیند یک عبارت است که به برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت بر فرآیندهای کسب و کار اشاره دارد. این مفهوم شامل استفاده از ابزارها و تکنیک‌های مختلف برای اطمینان از اینکه این فرآیندها به صورت کارآمد، موثر و با هدف‌ها و اهداف سازمانی در خط باشند. در این مقاله، به بررسی مفهوم مدیریت فرآیند به تفصیل، شامل اهمیت آن، اجزای کلیدی و بهترین شیوه‌های پرداخته خواهد شد.

اهمیت مدیریت فرآیند | سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار

مدیریت فرآیند برای سازمان‌ها به چندین دلیل حیاتی است. اولاً، با شناسایی مناطقی که فرآیندها می‌توانند ساده شوند یا به صورت خودکار انجام شوند، به بهبود کارایی کمک می‌کند. این می‌تواند منجر به صرفه‌جویی در هزینه و افزایش بهره‌وری شود. ثانیاً، این اطمینان حاصل می‌کند که فرآیندها پایدار و تکرارپذیر هستند که برای حفظ استانداردهای کیفی ضروری است. سوماً، با این کار، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا با سرعت به تغییرات در بازار یا تقاضای مشتریان پاسخ دهند و فرآیندهای خود را مطابق با آن‌ها تغییر دهند. در نهایت، مدیریت فرآیند با شناسایی مشکلات پتانسیلی قبل از تبدیل شدن به مشکلات عمده، به کاهش خطر کمک می‌کند.

اجزای کلیدی مدیریت فرآیند

•  طراحی فرآیند: شامل تعریف مراحل مربوط به یک فرآیند، از جمله ورودی‌ها، خروجی‌ها و نقاط تصمیم‌گیری است. طراحی فرآیند همچنین شامل شناسایی نقش و مسئولیت افراد در فرآیند است.
• ２.  تحلیل فرآیند: بررسی فرآیند برای شناسایی مناطقی است که بهبود پیدا کنند. ممکن است شامل کاهش هدررفت، بهبود کیفیت یا افزایش کارایی باشد.
• پیاده‌سازی فرآیند: شامل اجرای فرآیند جدید است. آموزش کارکنان درباره روش‌های جدید یا پیاده‌سازی تکنولوژی جدید نیز ممکن است شامل پیاده‌سازی فرآیند باشد.
• نظارت بر فرآیند: پیگیری عملکرد فرآیند در طول زمان برای اطمینان از رسیدن به هدف‌ها نظارت بر فرآیند است. نظارت بر فرآیند می‌تواند شامل جمع‌آوری داده‌هایی درباره معیارهای کلیدی مانند زمان چرخه، نرخ خطا یا رضایت مشتری باشد.
• بهبود فرآیند: شامل بهبود مستمر فرآیند براساس بازخورد از ذینفعان یا تغییرات در محیط کسب و کار است.

چگونه می‌توان مدیریت فرآیند را پیاده‌سازی کرد؟

نحوه عملکرد مدیریت فرآیند را می‌توان به صورت تئوری با چرخه عمر BPM توضیح داد. اما تئوری و عمل اغلب فقط در حد محدودی قابل مقایسه هستند. در عمل، باید توجه داشته باشید که مدیریت فرآیند یک فرآیند سفت و سخت برای کار کردن از طریق لیست کارهای انجام شده نیست، بلکه ارتباط زیادی با ارتباطات و کار گروهی دارد. پروژه‌های آزمایشی برای اتوماسیون دیجیتال در شرکت‌ها اغلب جدا از یکدیگر شروع می‌شوند. این رویکرد سیلو ممکن است منجر شود که پوژه‌ها بطور ناموفق پایان ‌یابند، یا جزیره‌هایی از اطلاعات ایجاد ‌کنند که مانع از جریان اطلاعات به سایر تیم‌ها در سراسر سازمان ‌شوند.

در اینجا با سه مرحله ضروری برای پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار آشنا شوید.

•  رسم ساختار فرآیند کسب و کار در سطح سازمان

پس از به‌دست آوردن پشتیبانی درمورد موضوع، اولین قدم، درنظر داشتن یک نمای کلی از فرآیندهای داخلی و خارجی شرکت است. باید با همکاران صحبت و همه‌ی جریان‌های کاری را مشخص کرد. در حالت ایده‌ال باید تمام فرآیندهایی که در شرکت انجام می‌شود، ثبت شوند. روش دیگر این است که یک رویکرد خاص را پیش گرفت. به‌عنوان مثال ابتدا فرآیندهای کسب و کار در منابع انسانی یا مدیریت را تجزیه و تحلیل کنید. دانستن این نکته مفید است که أنواع مختلفی از فرآیندها وجود دارند که وظایف و اهداف مختلفی را انجام می‌دهند. و در نهایت به شما در ساختار فرآیندهای تجاری کمک می کنند. به عنوان یک قاعده، فرآیندهای خلق ارزش، پشتیبانی و مدیریت از یکدیگر متمایز می شوند.

فرآیندهای ارزش افزوده برای ایجاد یک محصول یا ارائه خدمات ضروری هستند. آنها تمام فعالیت های شرکتی را که برای نیازهای مشتری تنظیم می شود، توصیف می کنند. فرآیندهای ارزش افزوده یک شرکت تا حد زیادی به تمرکز صنعت یا شایستگی های اصلی آن بستگی دارد. به طور معمول، فرآیندهای فروش و بازاریابی تقریباً همیشه بخشی از فرآیندهای خلق ارزش هستند. همچنین مشخصه این است که بخش های مختلف یک شرکت در فرآیندهای خلق ارزش ادغام شده اند.

• فرآیندهای پشتیبانی

فرآیندهای پشتیبانی، که به عنوان فرآیندهای پشتیبانی نیز شناخته می شوند، در ابتدا مشتری مدار نیستند، اما برای انجام، کنترل و بهینه سازی فرآیندهای خلق ارزش و مدیریت ضروری هستند. برای مثال، انتخاب و صلاحیت پرسنل و همچنین خرید یا پرداخت فاکتورها از جمله این موارد است. برخلاف فرآیندهای ارزش افزوده، فرآیندهای پشتیبانی اغلب می توانند به یک بخش اختصاص داده شوند.

• فرآیندهای مدیریتی

فرآیندهای مدیریت به کل شرکت مربوط می شود، به برنامه ریزی و کنترل فرآیندهای اصلی و پشتیبانی کمک می کند و به مدیریت استراتژیک یک شرکت کمک می کند. مشابه فرآیندهای پشتیبانی، این نوع فرآیند مستقیماً با ارزش آفرینی یک شرکت مرتبط نیست. نمونه‌هایی از فرآیندهای مدیریتی می‌تواند شامل، اما محدود به موارد زیر نباشد: همسو کردن شرکت از نظر استراتژیک، تعریف بیانیه مأموریت شرکت یا تدوین اهداف شرکت.

• رسم نقشه‌ی فرآیند

گام دوم از گفتگو با ذینفعان داخلی و خارجی بیرون می آید. نقشه فرآیند به صورت گرافیکی تمام فرآیندهای شرکت را به تصویر می کشد. تقسیم به فرآیندهای اصلی، پشتیبانی و مدیریت با تعامل / وابستگی فرآیندهای تجاری با یکدیگر تکمیل می شود. به بیان تصویری، نقشه فرآیند قطب نمای شما برای حفظ تمرکز بر مسیر مدیریت فرآیند است. علاوه بر این، می توان از نقشه فرآیند برای توضیح پروژه های مدیریت فرآیند برای کارکنان استفاده کرد. این نمایش واضح به اطمینان از درک پروژه (تغییر) کمک می کند. علاوه بر این، یک نمایش گرافیکی شناسایی پتانسیل بهینه سازی را بسیار آسان می کند. می‌توانید با غنی‌سازی فرآیندهای اصلی، پشتیبانی و مدیریت خود با اطلاعات اضافی (به عنوان مثال، بخش مسئول/کارمند) و تقسیم بیشتر آنها به فرآیندهای فرعی (در صورت لزوم) و افزودن سیستم‌ها، اسناد و ارقام کلیدی شخص ثالث، یک نقشه فرآیند ایجاد کنید. .

• پیاده سازی و بهینه سازی فرآیندها

هنگامی که یک نمای کلی ایجاد شد، می توانید مراحل کسب و کار را از نقشه خود به صورت گام به گام کار کنید، آنها را دیجیتالی و حتی خودکار کنید. با بهینه سازی فرآیند بعدی، چرخه عمر BPM دوباره شروع می شود.

با این حال، قبل از شروع پیاده سازی، باید کارهای مهمی را انجام داده باشید:

کارمندان را زود درگیر کنید و آموزش بدهید.

مراحل فرآیند، مسئولیت ها و سایر اطلاعات مهم را در اسناد ثبت کنید.

همه ذینفعان را به موقع شناسایی و با آنها تماس بگیرید. همچنین کسانی را که ارتباط مستقیمی با این فرآیند ندارند، اما باید آن را تأیید کنند، در نظر بگیرید – برای مثال، شورای کار یا افسران حفاظت از داده ها.

همچنین توصیه می شود که تاریخ های هماهنگی و بررسی منظم را حتی قبل از معرفی تعیین کنید. به این ترتیب، می توانید از همان ابتدا اطمینان حاصل کنید که فرآیندها به طور مداوم مورد بررسی قرار می گیرند و در صورت لزوم، سازگار یا حتی حذف می شوند.

ما همچنین پنج نکته اضافی را گردآوری کرده ایم تا به شما در اجرای موفقیت آمیز مدیریت پروژه کمک کند.

نقش تحلیلگر کسب و کار (BA) در مدیریت فرآیند

هدف هر چارچوب سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، ارائه نتایج بهبود یافته در عین حصول اطمینان از بهترین استفاده از منابع موجود است. تحلیلگران فرآیند در مدل‌سازی فرآیندهای تجاری آینده با انجام مصاحبه، تجزیه و تحلیل داده‌ها و استفاده از ابزارهای مدل‌سازی فرآیند مهارت دارند.

این مدل‌ها سپس هنگام استفاده از ابزارهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار گردش کار برای خودکارسازی وظایف (انسان یا ماشین) که باید در طول یک فرآیند انجام شوند، استفاده می‌شوند.

قابلیت‌های کلیدی مدیریت فرآیند

• تحلیل و بررسی

تحلیلگران کسب و کار جریان‌های کاری فعلی را بررسی می کنند، با شرکت کنندگان مصاحبه می‌کنند و در مورد نتایج مورد نظر با مدیریت بحث می‌کنند. هدف این است که درک درستی از نحوه انجام کارها و این‌که آیا نتایج با انتظارات کسب و کار همسو هستند یا خیر.

تعریف فرآیند یک تعهد مهم است و شامل محدوده‌بندی، اولویت‌بندی و نقشه‌برداری فرآیندهای تجاری است. برخی از تلاش‌ها به سادگی شروع به تعریف وضعیت مطلوب آینده می‌کنند در حالی که برخی دیگر، بسته به موقعیت، ابتدا فرآیندهای وضعیت فعلی را ترسیم می‌کنند.

• نظارت

شاخص‌های کلیدی عملکرد باید ایجاد شوند (اغلب در مرحله تعریف فرآیند) تا بتوان معیارها را بر اساس آن‌ها ردیابی کرد. این را می‌توان از طریق گزارش‌ها یا داشبوردها انجام داد و می‌تواند بر روی شاخص‌های کلان یا خرد (کل فرآیند در مقابل بخش های فرآیند) تمرکز کند.

• بهينه سازي

با ردیابی موثر، یک سازمان می‌تواند به طور موثر عملیات را به سمت بهینه‌سازی یا بهبود فرآیند با چابکی هدایت کند. این به معنای استفاده از ابزارهای سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار در شناسایی تنگناهای فرآیند، مسائل مربوط به منابع و غیره و یافتن راه‌هایی برای بهبود فرآیند به طور منظم است. بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار (BPO) طراحی مجدد فرآیندها برای تقویت کارایی و تقویت همسویی فرآیندهای فردی با یک استراتژی و اهداف جامع است.

بهترین شیوه‌های مدیریت فرآیند

برای اطمینان از اینکه سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار موثر است، سازمان‌ها باید از برخی از بهترین شیوه‌های زیر پیروی کنند:

• تعریف اهداف:

قبل از طراحی یا پیاده‌سازی فرآیند، تعریف وضح اهداف بسیار مهم است. این مسئله کمک می‌کند تا فرآیند با اهداف سازمانی هماهنگ شود. در نظر گرفتن اهداف کلان یک سازمان می‌تواند به همسویی فرآیندها با چشم‌انداز سازمان کمک کند. با ترسیم یک جهت مشخص، می‌توانید کارایی بیشتر و مدیریت منابع بهتری ایجاد کنید.

انتقال اهداف به کارکنان همچنین می تواند به آنها کمک کند تا انتظارات را بهتر درک کنند و اطمینان حاصل کنند که فرآیندها را به گونه ای انجام می‌دهند که از اهداف سازمان پشتیبانی می‌کند. این مسئله می‌تواند مشارکت کارکنان را بهبود بخشد و کارایی را افزایش دهد.

• ایجاد فرآیندهای قابل اعتماد

سازمان ممکن است مجبور شود عملیات روزانه خود را مجدداً برنامه‌ریزی کند تا آن‌ها را با نیازهای بهره‌وری هماهنگ کند. با ایجاد سهمیه‌های کاری روزانه مشخص، اهداف تولید ماهانه و سالانه مورد نظر گاهی دست یافتنی‌تر می‌شود.

سازمان همچنین باید اقداماتی را برای بهبود ارتباطات بین بخش‌های مختلف انجام دهد. برای اطمینان از مسئولیت‌پذیری، تأییدیه‌هایی را برای مدت زمانی که انتظار دارید فرآیندها طول بکشد تنظیم کنید.

ایجاد فرآیندهای قابل اعتماد می‌تواند استاندارد کردن عملیات و اجرای چندین فرآیند را به طور همزمان آسان‌تر کند. این می‌تواند زمان آموزش را کاهش دهد و قابلیت اطمینان را بهبود بخشد.

• درنظر گرفتن منابع موجود

به طور مداوم به دنبال منابعی باشید که بتوانید در فرآیندها اعمال کنید. این ممکن است شامل فناوری‌ها یا مواد جدید باشد. درنظر گرفتن منابع می‌تواند به کاهش هزینه‌های عملیاتی کمک کند. با مدیریت فرآیند، سازمان می‌تواند مواد مورد نیاز خود را فهرست کرده و برای تهیه آن‌ها برنامه ریزی کند.

آن‌ها می‌توانند تصمیم بگیرند که چگونه منابع ذخیره شوند و چگونه آن‌ها را در صورت نیاز تخصیص دهند. این مسئله تضمین می‌کند که عملیات تجاری بدون تجربه کمبود منابع یا اتلاف، به آرامی به‌کار خود ادامه می دهد.

• پوشش همه‌ی ذی‌نفعان

مدیریت فرآیند باید شامل مشارکت تمام ذینفعان، از جمله کارکنان، مشتریان و تامین‌کنندگان باشد. این به کمک اطمینان می‌دهد که فرآیند نیازهای تمام طرفین را برآورده می‌کند.

• تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های موجود

مدیریت فرآیند باید بر پایه داده باشد. این بدان معناست که باید از داده‌ها برای شناسایی مناطقی که بهبود پیدا کنند و پیگیری پیشرفت در طول زمان استفاده شود.

• بهبود مستمر

مدیریت فرآیند باید یک فرآیند بهبود مستمر باشد. این بدان معناست که باید به طور منظم فرآیندها را بررسی و به روز رسانی کرد تا اطمینان حاصل شود که همچنان موثر هستند.

• استفاده از تکنولوژی در جای مناسب

تکنولوژی می‌تواند برای خودکارسازی فرآیندها، کاهش خطا و افزایش کارایی استفاده شود. با این حال، مهم است که اطمینان حاصل شود که تکنولوژی برای فرآیند مناسب است و کارکنان برای استفاده از آن به طور موثر آموزش داده شده‌اند.

پیگیری فرصت‌‌های بهبود

اتوماسیون در حال تبدیل شدن به بخش مهمی از مدیریت فرآیند است. با خودکارسازی وظایف تکراری، سازمان می تواند سرعت، کارایی و دقت کار را افزایش دهد. همچنین می تواند وظایف مفیدتری را به کارمندان محول کند.

این ممکن است به کاهش استرس مرتبط با شغل و جابجایی کارکنان کمک کند. به طور مداوم به دنبال راه‌هایی برای خودکارسازی فرآیندها و بهبود گردش کار باشید. می‌توانید استراتژی‌های مدیریتی را به‌روزرسانی کنید تا مطمئن شوید فرآیندها یکپارچه و کارآمد هستند.

با تشریح فرآیندها، درک مکان‌هایی که ناکارآمدی یا افزونگی وجود دارد آسان‌تر می‌شود.
نتیجه‌گیری:
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار عنصر حیاتی موفقیت سازمان‌ها است. این به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بهبود کارایی، حفظ استانداردهای کیفی، پاسخ سریع به تغییرات در بازار یا تقاضای مشتریان و کاهش خطر برسند. برای اطمینان از اینکه مدیریت فرآیند موثر است، سازمان‌ها باید از بهترین شیوه‌هایی مانند تعریف اهداف واضح، شامل ذینفعان، استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری، بهبود مستمر و استفاده از تکنولوژی در جای مناسب پیروی کنند. با این کار، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که فرآیندهای آنها کارآمد، موثر و با هدف‌ها و اهداف سازمانی هماهنگ هستند.

با تشکر- تیم تولید محتوای گروه مهندسین مشاور رسا