مدیریت فرآیندهای کسب و کار

مهندسی مجدد و بازطراحی اساسی کل سیستم و فرآیندهای کسب و کار شامل مشاغل، ساختارهای سازمانی، سیستم های مدیریتی، ارزش ها و باورها یک سازمان در راستای دستیابی به بهبود عملکرد آن است.

تلاش برای ایجاد تغییرات اساسی می تواند پرهزینه باشد، و در صورت عدم موفقیت، موجب از دست رفتن نقدینگی می‌شود یا با ایجاد تأثیر نامطلوب بر بهره‌وری سازمان می‌تواند آن را با شکست مواجه سازد. بهترین زمان برای انجام  این کار، زمانیست که حیات سازمان در خطر باشد.

اولین گام تشخیص نیاز به انجام بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار برای سازمان است.

حداقل سه مورد متمایز برای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار مورد نیاز است.

یک- اکثر فرآیندها ناکارآمد هستند و نیاز به طراحی مجدد دارد. منظور از فرآیندها، عموماً جریان های کاری است که شامل فعالیت های انجام کار، نتایج کار و چگونگی تقسیم کار بین افراد، ماشین‌ها و بخش‌های سازمان است.

دو- تغییرات اساسی مدیریت که شامل ساختارها، نظام‌ها، ارزش‌ها و باورهایی که باید در سازمان شکل بگیرند، است.

سه- تغییر فرآیند و ارزش‌ها نیاز به دانش قوی دارند که باید مورد توجه قرار گیرد.

به عنوان یک مدیر که مایل به تغییر هستید، باید دائماً فرآیندهای خود را ارزیابی کنید تا خواسته های جامعه در حال تحول و مشتری رو به رشد خود را برآورده کنید.

بیایید یک سناریوی موردی را در نظر بگیریم تا به شما کمک کند اهمیت بازمهندسی فرآیند کسب و کار را درک کنید:

مشتری الف از یک شرکت خاص کالایی سفارش داده است، اما هنوز سفارش خود را دریافت نکرده است. او نگران می‌شود و با شرکت تماس می گیرد تا دلیل آن را بپرسد.

اپراتور پاسخ می دهد: “اجازه دهید من شما را به بخش حسابداری منتقل کنم تا بررسی شود که آیا سفارش شما فاکتور شده است.”

حالا مشتری باید دوباره مشکل خود را به بخش حسابداری توضیح دهد و حسابداری پاسخ می‌دهد: «سفارش شما را فاکتور کردیم، اما از وضعیت ارسال اطلاع نداریم. باید با بخش تدارکات صحبت کنید.»

پس از آن، مشتری با بخش تدارکات تماس می گیرد و دوباره وضعیت را توضیح می دهد.

مدیر تدارکات پاسخ می دهد: «اگرچه باید سفارش تحویل داده می شد، اما من هنوز سفارش را از بخش تولید دریافت نکرده‌ام. لطفا یک دقیقه صبر کنید من تلاش میکنم با آنها تماس بگیرم تا بفهمم چه اتفاقی افتاده است.»

سپس، مدیر تولید سعی می کند به حل این وضعیت کمک کند. او که احساس می کند مشتری در حال عصبانی شدن است، می گوید: «آقا متأسفم، تقصیر بخش انبار است. شخصی سفارش شما را در انبار نهایی فراموش کرده است. در اسرع وقت آن را برای شما ارسال خواهیم کرد.»

سناریوی فوق چیزی است که در یک شرکت بدون بازمهندسی فرآیند کسب و کار اتفاق می افتد.

فرآیند کسب و کار به استراتژی سازمانی شما حیات می بخشد. مدیریت فرآیند کسب و کار برای فعالیت‌های شما و در تعریف و توسعه آموزش شما بسیار مهم است. بدون مدیریت صحیح فرآیند کسب و کار، سازمان شما متلاشی ، فعالیت‌های شما ناسازگار و ناکارآمد و همچنین برنامه های آموزشی شما به ندرت دقیق یا تاثیرگذار خواهد شد. آنچه که رهبران فکر می‌کنند به آموزش نیاز دارد، فرآیند کسب‌وکار یک سازمان است، در حالی که در واقعیت نیاز به بازنگری اساسی فرآیند کسب‌وکار و برنامه های خود دارند.

بهبود فرآیند کسب و کار یک روش تعریف شده برای توسعه، آزمایش، تایید، اجرا و ارزیابی تغییرات در فرآیند است. هدف از بهبود فرآیند کسب و کار ارزیابی، بهبود و تکامل مداوم عملیات کسب و کار برای تغییر استراتژی، تغییرات بازار و به دست آوردن مزیت رقابتی نسبت به رقبا است.

دلایل متعددی وجود دارد که باعث شکست بهبود فرآیند کسب و کار می شود ، از جمله:

مستندات فرآیند کسب و کار در سازمان وجود نداشته است.

روش رسمی برای بهبود فرآیند کسب و کاروجود نداشته است.

بهبود فرآیندها بدون هدف و نقشه راه تعیین شده، اجرا شده است

نقشه فرآیند کسب و کار هرگز انجام نشده و یا به اشتباه انجام شده است

اعتبارسنجی در مورد فرآیندهای کسب و کار انجام نشده است.

فرآیند قبل از تایید و اجرای تغییرات جدید تست نشده است.

ارزیابی مستمر عملیات و فرآیندهای جاری انجام نشده است.

اتصال نادرست فرآیند کسب و کار به آموزش به درستی ارتباط داده نشده است.

فرآیند کسب و کار استراتژی سازمانی را عملیاتی می کند. به همین دلیل، داشتن یک استراتژی کاملاً تعریف شده به عنوان مبنای فرآیند کسب و کار بسیار مهم است.

فرآیند کسب و کار اساس طراحی و محتوای آموزشی است. به همین دلیل داشتن فرآیندی که به خوبی تعریف شده باشد، روش مدیریت فرآیند رسمی و ارتباط مداوم با آموزش برای به روزرسانی و توسعه محتوای جدید بسیار مهم است.

اگرچه به نوع سازمان بستگی دارد، اما شاخص‌های رایج فرآیند کسب‌وکار عبارتند از:

ناهماهنگی عملیاتی که منجر به ناکارآمدی عملیاتی می شود. بسیاری از کسب‌وکارها به واریانس عملیاتی خود برای تشخیص فرآیند کسب‌وکار به‌عنوان دلیل اصلی ناکارآمدی عملیاتی خود نگاه نمی‌کنند.

انحرافات عملکردی که منجر به مسائل عملیاتی می شود. واریانس عملکرد عملیات اغلب نشان دهنده عدم پایبندی به فرآیند و/یا شکاف در مستندات فرآیند موجود است.

عملکرد آموزشی ضعیف یکی از دلایل اصلی که برای ناکارآمدی برنامه آموزشی وجود دارد، فقدان فرآیند یا شکاف های قابل توجه فرآیند است.

گردش مالی بالا فرآیندهای ناکارآمد و ناسازگار منجر به آشفتگی عملیاتی می شود. در هرج و مرج ارتجاعی موفق ماندن سخت است.

رضایت و مشارکت پایین کارکنان.

اینها تنها تعدادی از نشانه های بسیاری از مشکلات در فرآیند کسب و کار هستند.

کاملا! به خصوص اگر در آینده اهداف رشد و/یا کسب داشته باشند ، نقشه برداری فرآیند کسب و کار ، اسناد و مدیریت برای هر دو بسیار مهم است.