طراحی و تحلیل ساختار سازمانی و راهکار ها

طراحی و تحلیل ساختار سازمانی

طراحی و تحلیل ساختار سازمانی راهی برای اجرای برنامه استراتژیک و دستیابی به اهداف سازمان شماست.

طراحی مجدد ساختار سازمانی همواره با پیشرفت چشم‌گیر از نظر کیفیت، رضایت مشتری و بهبود خدمات به مشتریان، جابجایی و غیبت کمتر کارکنان، افزایش بهره‌وری و غیره همراه است. طراحی سازمانی در انواع سازمان‌ها صرف نظر از اندازه و تجارت مفید است. نوع این‌که چقدر زمان برای طراحی مجدد هر سازمانی نیاز است به اندازه، ساختار، ماهیت کسب و کار و منابع موجود آن بستگی دارد. طراحی مجدد سازمان‌های بزرگ با ساختار پیچیده‌ زمان و منابع زیادی می‌طلبد اما سازمان‌های کوچک را می‌توان در زمان بسیار کمتری با منابع کمتر طراحی و تحلیل کرد.

تجزیه و تحلیل سازمانی به عنوان یک فرآیند سازمانی تشخیصی تعریف می‌شود که به شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را درک کنند، موقعیت‌ها و فرصت‌های مشکل را تجزیه و تحلیل کنند و یک برنامه و اقدام مناسب برای بهبود عملکرد شرکت طراحی کنند.

یکی از جنبه‌های مهم تحلیل سازمانی انجام ارزیابی از نیروهای خارجی مختلف است که بر عملکرد سازمانی تأثیر می‌گذارد. تحلیل سازمانی همچنین شامل ارزیابی پتانسیل سازمانی همراه با منابع و قابلیت‌های آن سازمان است.

تحلیل سازمانی چیست؟ | طراحی و تحلیل ساختار سازمانی

تجزیه و تحلیل سازمانی بر عملیات فعلی و وضعیت چارچوب ساختاری شرکت و متغیرهای بهره‌وری تمرکز دارد. چند هدف مهم از جمله بهره‌وری، کارایی و تیم‌سازی توسط مدیران مورد توجه قرار می‌گیرد.

بهره‌وری یک هدف مهم OA است زیرا کارایی در رابطه با نتیجه یک کالا یا خدمات و عملیات تجاری تجزیه و تحلیل می‌شود. تمام عوامل دخیل در مرحله تولید، تجزیه و تحلیل می‌شوند.

هدف دیگر تحلیل سازمان افزایش کارایی برای کاهش هزینه‌های سربار، به حداقل رساندن ضایعات، تسریع سرعت فرآیند تولید و مدیریت موثر زمان و حجم کار است. تحلیل سازمانی بر حفظ نیروی کار آموزش دیده کارآمد و با عملکرد بالا در سراسر ساختار سازمانی و در عین حال تقویت روابط بین افراد در شرکت تمرکز دارد.

تحلیل سازمانی به توسعه تئوری‌هایی اشاره دارد که عملکرد یک سازمان را در رابطه با نحوه واکنش سازمان به تغییرات در عوامل محیطی توضیح می‌دهد.

هدف OA شناسایی بهترین روش برای سازماندهی یک شرکت و افزایش کارایی عملیاتی آن است.

ویژگی‌های تحلیل سازمانی | طراحی و تحلیل ساختار سازمانی

جنبه‌های مهم تجزیه و تحلیل سازمانی شامل ارزیابی عناصر خارجی است که می‌تواند بر عملکرد یک سازمان تأثیر بگذارد. تجزیه و تحلیل سازمانی همچنین شامل ارزیابی استراتژیک پتانسیل و پایگاه منابع سازمان است.

نقاط ضعف و قوت داخلی همراه با تهدیدها و فرصت‌های بیرونی، تعیین کننده موفقیت یک موجودیت (سازمان) است. به همین دلیل، تجزیه و تحلیل SWOT بخش مهمی از تجزیه و تحلیل سازمانی‌ست که کسب و کارها از آن برای ارزیابی عملکرد و تعیین اهداف استفاده می‌کنند.

• نقاط قوت [3](S)

مزیت رقابتی که یک سازمان نسبت به رقبای خود دارد مزیتی‌ست که موفقیت آن را مشخص می‌کند. ارزیابی نقاط قوت یک سازمان شامل ارزیابی مدیریت، نیروی کار، منابع و همچنین اهداف بازاریابی فعلی است. به طور کلی، یک تحلیل داخلی به شایستگی‌ها و منابع اصلی یک واحد تجاری می‌پردازد.

تعریف توانایی یک سازمان به تیم مدیریت کمک می‌کند تا در هنگام تدوین اهداف بلندمدت تصمیمات درستی بگیرند. سایر جنبه‌های مهم تحلیل داخلی شامل بررسی اهداف مالی، برنامه‌ریزی استراتژیک و ساختار عملیاتی است.

2. نقاط ضعف[4](W)

بدیهی است که ضعف‌ها جنبه‌ای از یک سازمان هستند که می‌توانند بر عملکرد آن تأثیر بگذارند. شناخت نقاط ضعف مهم است، زیرا سازمان را قادر می‌سازد تا مشکلات را بیابد و تغییرات سودمند را اعمال کند. علاوه بر این، سازمان قادر است در فرآیند برنامه‌ریزی استراتژیک خود، به ویژه زمانی که نتایج رضایت‌بخش نباشد، انتخاب‌های مناسبی را ایجاد کند.

ضعف‌های بالقوه عبارتند از روحیه ضعیف، رهبری ضعیف، ضعف مالی، فناوری منسوخ‌شده و عملکردهای ناکارآمد. نمونه‌ای از چرخش می‌تواند سازمانی باشد که قبلاً کنترل هزینه را ضعیف تجربه کرده و مدیریت هزینه‌ها برای این سازمان دشوار است.

3. فرصت‌ها [5](O)

به طور کلی، یک تحلیل خارجی تهدیدها و فرصت‌هایی را که در خارج از یک سازمان وجود دارد، ارزیابی می‌کند. ارزیابی خارجی شامل تعیین اندازه رقابت، تجزیه و تحلیل روندهای بازار و ارزیابی تأثیر فناوری بر عملکرد یک سازمان است. هنگامی که به فرصت‌های بیرونی نگاه می‌کند، یک سازمان باید روندهای فعلی بازار و همچنین نقاط ضعف و شکاف‌های موجود در بازار را که می‌تواند وارد شده و پر کند، شناسایی کند.

یک واحد تجاری همچنین باید تغییرات تکنولوژیکی را به عنوان یک فرصت در نظر بگیرد. نوآوری به ایجاد فرصت برای کسب و کار کمک می‌کند. بنابراین، سازمان‌هایی که خود را از نظر استفاده کارآمد از فناوری موجود متمایز می‌کنند، می‌توانند در صنایع مربوطه خود پیشرو شوند.

4. تهدید[6] (T)

همه تهدیدها برای موفقیت یک تجارت مضر نیستند. به عنوان مثال، بسته به شرایط اقتصادی حاکم، نیروی کار می‌تواند یک تهدید یا یک فرصت باشد. قوانین و مقررات تعیین شده توسط دولت نیز بر میزان عملکرد یک سازمان در صنعت خود تأثیر می‌گذارد.

برای موفقیت در یک محیط رقابتی، یک سازمان باید بیاموزد که با تغییرات کنار بیاید و در صورت وقوع آن را بپذیرد.

مدل‌های تحلیل سازمانی | طراحی و تحلیل ساختار سازمانی

تجزیه و تحلیل سازمانی به کسب و کارها در یک محیط تجاری پویا کمک می‌کند. به همین دلیل، یک موجودیت باید مدل خود را درک کند. مدل‌سازی کسب و کار یک پارامتر کلیدی در فرآیند تحلیل سازمانی است. مدل‌ها نحوه عملکرد یک کسب‌وکار و تغییراتی که تجربه می‌کنند را توضیح می‌دهند تا بتوانند به سطح عملکرد مطلوب خود برسند.

چهار مدل مختلف وجود دارد که سازمان‌ها معمولاً با آن‌ها کار می‌کنند. اولین مدل، مدل عقلانی است. فلسفه آن این است که تنها یک راه منطقی برای انجام وظایف وجود دارد. یک مدل جایگزین، مدل طبیعی است که معتقد است یک کسب و کار نه تنها می خواهد به اهداف خود برسد، بلکه بر محیط خارجی خود نیز تأثیر مثبتی دارد.

اجتماعی و فنی سومین مدل است. بر اساس مدل فنی-اجتماعی، کسب و کارها به طور مداوم در حال تکامل هستند. هر بار که انتظارات کارکنان به دلیل همکاری با همکاران تغییر می‌کند، تغییر ایجاد می‌شود.

آخرین مورد، مدل شناختی است. این مدل تاکید زیادی بر وظایف انجام شده توسط تیم تجاری دارد. توجه زیادی به تقسیم و هماهنگی وظایف بین کارکنان می‌شود.

مزایای تجزیه و تحلیل سازمانی

تجزیه و تحلیل سازمانی مزایای بسیاری را برای یک کسب و کار ارائه می‌دهد. برای اولین بار، به کسب و کارها کمک می‌کند تا نقاط ضعف خود را بهبود بخشند. درک چگونگی عملکرد یک کسبو کار کمک می‌کند تا نقاط ضعفی که ممکن است فقط به تغییرات ساده برای تحریک رشد نیاز داشته باشند، روشن شود. تجزیه و تحلیل سازمانی به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا ایده‌های نوآورانه‌ای پیدا کنند، مانند روش‌های جدید برای ساختاردهی اهداف به‌گونه‌ای که کارمندان بهره‌وری بیشتری داشته باشند.

طراحی ساختار سازمانی چیست؟

«طراحی سازمانی» به طراحی و بازسازی ساختار سازمانی اشاره دارد. خود فرآیند طراحی سازمانی با هدف یافتن هر نوع عنصر معیوب یا ناکارآمد مرتبط با سیستم، ساختار سازمان، فرآیند و فرهنگ کاری سازمان است. شناسایی این عناصر منجر به اصلاح آن‌ها می‌شود تا بتوانند هدف یک سازمان را بهتر برآورده کنند.

بنابراین، طراحی سازمانی و ساختار سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند، اما تفاوت جزئی با هم دارند. ساختار سازمانی، سازمان‌ها را به شکلی ثابت نشان می‌دهد که می‌تواند از طریق نموداری به‌عنوان «ارگانوگرام» ارائه شود. این نمودارها یا نمودارهای سازمانی تفسیر آسانی از عملکردهای مختلف سازمان‌ها و روابط آن‌ها ارائه می‌دهند. همچنین، آن‌ها سلسله مراتبی از کارکنان یعنی مدیران، رهبران، سایر اعضای تیم و سطوح نظارت را نشان می‌دهند.

در مقابل، طراحی سازمانی نمایانگر دیدگاه پویا از یک سازمان است. این بیشتر فرآیندها و روش‌هایی است که به ساختار سازمانی و تجدید ساختار برای عملکرد روان و مؤثر کمک می‌کند. طراحی سازمانی همچنین مبتنی بر مدیریت تغییر است که به موجب آن، خواسته‌های سازمانی ساختار و عملکرد خود را تغییر می‌دهند تا نیازهای پیشرفت‌های فناوری، عوامل بازار، نیازها و انتظارات مشتری و غیره را برآورده کنند. با کمک طراحی سازمانی، سیستم‌های ضعیف‌تر یک سازمان شناسایی شده و می‌توان برای تقویت آن‌ها گام‌های اصلاحی برداشت.

انواع ساختار سازمانی

•  ساختار متمرکز

در این نوع ساختار سازمانی، تمامی تصمیمات و همچنین فرآیندها تعریف می‌شوند. و توسط مدیران ارشد مدیریت می‌شود. کارکنان و مدیران مسئول اجرای موفق تصمیمات هستند و باید از آن‌ها پیروی کنند. کارکنانی که در رده‌های پایین‌تر پایین قرار دارند، نقش حداقلی را در فرآیند تصمیم‌گیری ایفا می‌کنند. چند نمونه واقعی از چنین سازمان‌هایی عبارتند از ارتش، شرکت‌هایی مانند فلیپ‌کارت، اپل، مک‌دونالد و غیره که در آن قدرت تصمیم‌گیری در سطح بالایی قرار دارد و زنجیره یا سلسله مراتب گسترده‌ای از مدیران و زیردستان وجود دارد. بنابراین، ساختار متمرکز یک رویکرد از بالا به پایین برای جریان تصمیم دارد.

• ساختار سازمان غیرمتمرکز

در این گونه سازمان‌ها، وظایف روزمره و فرآیندهای تصمیم‌گیری برای تصمیم‌گیری سریع و مؤثر و ارتقای کارایی، توسط مدیریت عالی به سرپرستان سطوح متوسط و پایین واگذار می‌شود. با اجازه دادن به مدیران سطوح میانی و پایین‌تر در فرآیند تصمیم‌گیری، مدیریت ارشد می‌تواند بر تصمیم‌های اصلی دیگر تمرکز کند. این امر مسئولیت و مسئولیت پذیری کارکنان را نیز افزایش می‌دهد.

عناصر طراحی سازمانی

یک ساختار سازمانی به خوبی طراحی شده نه تنها وظایف، سلسله مراتب، نقش‌ها و مسئولیت‌ها را تعریف می‌کند، بلکه همسویی اهداف سازمانی کارکنان را نیز مشخص می‌کند. طراحی یا ساختار ضعیف سازمانی ممکن است منجر به سقوط‌های جدی در سازمان شود، از جمله ابهام در نقش‌ها، عدم اعتماد به تیم و مافوق، محیط کاری سفت و سخت، تصمیم‌گیری کند و ناکارآمد و غیره …

بنابراین، مهم است که به دنبال طراحی و ساختار سازمانی مطابق با نیاز یک شرکت باشید. همچنین بخش‌های خاصی از طراحی سازمانی وجود دارد که به عنوان عناصر کلیدی شناخته می‌شوند. به طور عمده، 6 عنصر طراحی و ساختار سازمانی وجود دارد:

• مجموعه‌ای از دستورات و فرمان‌ها
• دامنه کنترل
• تمرکز
• تخصص
• رسمی سازی
• دپارتمان‌سازی

نوع طراحی و ساختار سازمانی

دو دسته عمده از سازمان ها وجود دارد – رسمی و غیر رسمی.

ساختار رسمی سازمانی شامل یک ساختار کاملاً تعریف شده از مشاغل است که اختیارات، وظایف و مسئولیت‌ها را در سازمان‌ها مشخص می‌کند. برنامه‌ها، فرآیندها و خط‌مشی‌ها از قبل در این نوع سازمان‌ها تعریف شده‌اند و تیم‌ها باید بر اساس آن‌ها وظایف خود را دنبال کرده و انجام دهند. تمرکز اصلی آن به جای کارمندان، بر مشاغل و وظایف است. مشاغل در سازمان های رسمی به وظایف فرعی تقسیم می‌شوند و کارمندان بر اساس مهارت‌های خود این وظایف را محول می‌کنند. مداخله بخش‌های مختلف را می‌طلبد که بر اساس گروه‌بندی وظایف فرعی مشاغل مشترک است. به عنوان مثال، سازمان‌ها بر اساس عملکرد خود دارای بخش‌های مختلفی هستند، یعنی تولید، بازاریابی، خرید و غیره. تفویض کار از سطح بالا به پایین انجام می‌شود، به این معنی که سرپرستان کار را به زیردستان واگذار می‌کنند. سرپرستان مسئول هماهنگی فعالیت‌های زیردستان و همچنین عملکرد آن‌ها هستند.

سازمان‌های غیررسمی در مقایسه با مشاغل بیشتر بر روی انسان‌ها یا کارکنان تمرکز می‌کنند. در این سازمان‌ها، انسان‌ها یا کارکنان به طور رسمی با یکدیگر تعامل می‌کنند تا ایده‌ها، افکار، عقاید، سرگرمی‌ها و غیره خود را به اشتراک بگذارند. ساختار رسمی و همچنین رابطه‌ی مافوق و زیردست در این نوع سازمان‌ها وجود ندارد.

انواع ساختار سازمان‌ها

ساختار سازمانی در سازمان‌های بزرگی وجود دارد که بر بیش از یک محصول مبتنی هستند، در چندین منطقه کار می‌کنند یا روی پروژه‌های مختلف با تیم‌های جداگانه کار می‌کنند. در سازمان‌ها، کارکردهای مختلف سازمان‌ها بر اساس مناطق جغرافیایی، محصولات، پروژه‌ها و یا به صورت ترکیبی گروه‌بندی می‌شوند.

هر بخش وظایف و منابع خاص خود را دارد؛ مانند نیروی انسانی و سایر بخش‌ها برای محصولات یا منطقه جغرافیایی که به آن تعلق دارد.

در سازمان‌های تقسیمی مبتنی بر محصول یا پروژه، کلیه فعالیت‌ها مانند بازاریابی، خرید، تولید، کیفیت و غیره تحت نظارت یک رئیس واحد است که رئیس بخش است. به عنوان مثال: در بخش جغرافیایی، همه فعالیت‌ها بر اساس مناطق جغرافیایی خاص مانند شرق یا غرب یا مکان‌های بین المللی مانند خاورمیانه و غیره ترکیب می‌شوند. استراتژی‌های بازار و محصولات بر اساس نیاز مشتری در آن منطقه جغرافیایی ارائه می‌شود.

سازمان‌های پروژه محور

سازمان‌های پروژه‌محور ماهیت موقتی دارند و برای تحقق بخشیدن به مجموعه‌ای از نتایج تعریف‌شده برای یک پروژه توسعه می‌یابند. این نوع سازمان ها دارای اعضای تیمی هستند که مجموعه مهارت های متفاوتی از عملکردها یا حوزه های مختلف دارند. منابع خاصی مانند بودجه، زمان و نیروی انسانی در یک پروژه خاص تا زمان تکمیل آن اختصاص داده می شود. پس از اتمام پروژه، نیروی انسانی پروژه به بخش های مربوطه باز می گردد. مثلا؛ در مورد شرکت‌های IT که در آن پروژه‌های زیادی مانند طراحی و توسعه نرم افزار برای هر کالج وجود دارد. برای رسیدگی به این امر، تیم‌های مختلف از عملکردهای مختلف بخش فناوری اطلاعات مانند برنامه‌ریزی، طراحی، توسعه، آزمایش و غیره وارد بازی می‌شوند وظایف مربوطه را به خود اختصاص می‌دهند.

سازمان‌های ماتریسی

این نوع سازمان‌ها از نظر مسئولیت‌هایی که بر دوش کارکنان گذاشته می‌شود، بر روی روابط دوگانه کار می‌کنند. کارمندان در چنین سازمان‌هایی هم به رئیس کارکردی و هم به سرپرست پروژه گزارش می‌دهند. به عنوان مثال، در سازمان‌های ماتریسی، اعضای تیم منابع انسانی به مدیر پروژه، یعنی مدیر استخدام پروژه استخدام املاک و مستغلات و رئیس منابع انسانی برای وظایف عملکردی خود گزارش می‌دهند.

سازمان‌های ترکیبی

سازمان‌های ترکیبی ترکیبی از ارزش‌ها و عناصری هستند که مبتنی بر تأثیرات اجتماعی در بخش‌های مختلف خصوصی، دولتی و غیره و درآمدزایی است. اساساً، هنگامی که سازمان‌ها برای تحقق اهداف مشترک اجتماعی و سود‌آور ترکیب می‌شوند، چنین سازمان‌هایی به عنوان سازمان‌های ترکیبی شناخته می‌شوند.

شرکت‌های چندملیتی (MNC) مختلف روی این ساختار کار می‌کنند، جایی که دفتر مرکزی در یک کشور دارند و همچنین دفاتر بین‌المللی در کشورهای مختلف دارند. و ارشد یا روسای این کشورها به مدیر عامل دفتر مرکزی گزارش می‌دهند.

اجرای طراحی سازمان:

وظیفه اجرای طراحی مجدد سازمانی کمی چالش برانگیز است زیرا به تغییراتی در سراسر سازمان نیاز دارد. بسیاری از چیزها مجدداً چیده شده‌اند، مانند انواع تجهیزات، امکانات و غیره. آموزش‌هایی به کارکنان از جمله مدیریت ارشد برای طراحی جدید و مهارت‌های مورد نیاز ارائه می‌شود. تغییراتی در سیستم‌های مختلف مانند PMS، پاداش و شناسایی، MIS، فرآیند تصمیم‌گیری و غیره وجود دارد.

بخش پایانی

طراحی مجدد ساختار سازمانی همواره با پیشرفت چشم‌گیر از نظر کیفیت، رضایت مشتری و بهبود خدمات به مشتریان، جابجایی و غیبت کمتر کارکنان، افزایش بهره‌وری و غیره همراه است. طراحی سازمانی در انواع سازمان‌ها صرف نظر از اندازه و تجارت مفید است. نوع این‌که چقدر زمان برای طراحی مجدد هر سازمانی نیاز است به اندازه، ساختار، ماهیت کسب و کار و منابع موجود آن بستگی دارد. طراحی مجدد سازمان‌های بزرگ با ساختار پیچیده‌ زمان و منابع زیادی می طلبد اما سازمان‌های کوچک را می‌توان در زمان بسیار کمتری با منابع کمتر طراحی و تحلیل کرد.

کسب و کارهایی که به دنبال یک مزیت رقابتی هستند می‌توانند از انجام یک تحلیل سازمانی سود ببرند. اطلاعات به دست آمده از تجزیه و تحلیل سازمانی به یک واحد کمک می‌کند تا بفهمد که برای تبدیل خود به یک سرمایه گذاری موفق‌تر و سودآورتر باید چه کاری انجام دهد. چه کسب و کار جدید یا قدیمی باشد، تجزیه و تحلیل سازمانی می‌تواند به صاحبان و مدیران کمک کند تا درک بهتری از کسب و کار خود داشته باشند.

با تشکر- تیم تولید محتوای گروه مهندسین مشاور رسا