مدیریت دانش

در عصر دیجیتال امروزی، کسب و کارها پر از داده هستند. این داده‌ها هر اتفاقی که در شرکت شما می‌افتد را هدایت می‌کند. بعد از مباحث جامع در حوزه مدیریت استراتژی موضوع دیگری که به ما کمک میکند که کسب و کار خود را رونق دهیم مدیریت دانش است . شاید اسمش برایتان جالب باشد و می‌دانم که کنجکاوی هستید بدانید که چیست و چه کار می‌کند همراه من باشد!

با یک مثال بحث رو شروع می‌کنم خوب گوش دهید !

پشتیبانی شما از مشتریان به شناخت شما از نقاط ضعف و چالش‌های آن‌ها بستگی دارد. محصولات شما توسط دانش تیم شما در مورد موضوع توسعه یافته و بهبود می‌یابند. نحوه بازاریابی شما به دانشی بستگی دارد که تیم بازاریابی شما در مورد مخاطبان هدف خود دارد. چه می‌شود اگر این داده‌ها به درستی مدیریت نشوند؟

این مساله می‌تواند منجر به شکست فرایندهای داخلی، تیم‌های ناکارآمد و پشتیبانی ضعیف از مشتری شود. در اینجا است که مراحل مدیریت دانش در یک سیستم مدیریت دانش همه کاره قدرت ساده کردن جریان اطلاعات در میان دپارتمان‌ها، تشویق هم کاری در تیم‌ها، و بهبود پشتیبانی مشتری را دارد. این وبلاگ تمام جنبه‌های یک سیستم مدیریت دانش را پوشش می‌دهد.

سیستم مدیریت دانش چیست؟

یک سیستم مدیریت دانش به شما کمک می‌کند تا دانش را در تمام بخش‌های سازمان خود ایجاد، ذخیره و به اشتراک بگذارید. هدف اصلی یک KMS این است که تمام بخش‌های پراکنده اطلاعات را در یک پلتفرم واحد گرد هم آورد که در آن کارمندان و مشتریان بتوانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.

این یک پلتفرم دانش متمرکز است که جریان اطلاعات را ساده می‌کند، هم کاری را تقویت می‌کند و عملکرد پشتیبانی مشتری شما را بهبود می‌بخشد. بسته به اینکه مخاطبان هدف شما چه کسانی هستند. یک سیستم مدیریت دانش برای کارمندان شامل موارد زیر است:

*دفترچه‌های راهنمای کارمندان

*تخصص موضوع

*آخرین اخبار و تحولات

*فرایندهای کاری شرکت

*پروژه‌های قبلی و جدید

*چشم انداز اطلاعات شرکت، ماموریت‌ها، مشتریان و بسیاری موارد دیگر.

از سوی دیگر، یک KMS که به طور خاص برای مشتریان یا تیم پشتیبانی مشتریان شما ساخته شده است شامل موارد زیر است:

*اطلاعات مربوط به محصول یا خدمات

*ویژگی‌های محصول و نحوه کار آن‌ها

*آموزش ویدیویی، چگونه به مقالات

*اقدامات احتیاطی ایمنی

*نکات عیب یابی و معایب

*جزئیات اشتراک، فرآیند پرداخت و بسیاری موارد دیگر.

آیا دلایل محکمی وجود دارد که شما را متقاعد کند راه حل‌های مدیریت دانش را در محیط کار بپذیرید؟

بله، دلایل زیادی وجود دارد. در اینجا در مورد چند دلیل مهم صحبت خواهیم کرد.

چرا سیستم مدیریت دانش مهم است؟

دانش پایه هر چیزی است که در سازمان شما اتفاق می افتد ؟؟ راه اندازی محصول جدید، کمپین‌های بازاریابی جدید، تغییرات در فرآیند پشتیبانی از مشتری، توسعه محصول و بسیاری موارد دیگر.

اگر این دانش به درستی مدیریت نشود، می‌تواند جریان اطلاعات را در بخش‌ها مختل کند و منجر به کاهش بهره‌وری کارکنان و تصمیم گیری ضعیف شود.یک سیستم مدیریت دانش می‌تواند شما را از این دردسرها و بسیاری مشکلات دیگر نجات دهد. در اینجا به برخی از مزایای مهم مدیریت دانش اشاره می‌کنیم:

۱- جلوگیری از سرقت اطلاعات

سیلوهای اطلاعاتی یکی از بزرگ‌ترین بلوک‌های دسترسی به دانش در سطح شرکت هستند. ممکن است شما اطلاعات مهم تجاری را که در فایل‌ها یا پوشه‌های قدیمی قفل شده‌اند، تجربه کرده باشید و تنها تعداد کمی از افراد از محل آن‌ها اطلاع داشته باشند. نه فقط این، حتی اطلاعات خاص دپارتمان در محدوده یک دپارتمان باقی می ‌ماند، بدون یک سیستم مناسب برای به اشتراک گذاشتن آن با دیگران. این سیستم یک جریان دانش روان را در سراسر سازمان شما حفظ می‌کند تا کارمندان مجبور نباشند برای کاوش در فایل‌ها و پوشه‌های پراکنده به دردسر بیفتند. این پلتفرم دانش، فرآیند دشوار جمع آوری اطلاعات را بسیار ساده و یکپارچه می‌کند.

تیم‌ها را نزدیک تر نگه می‌دارد. یک سیستم مدیریت دانش همه کارمندان شما را زیر چتر دانش قرار می‌دهد، جایی که آن‌ها می‌توانند با هم کار کنند، نظرات، ایده‌ها را به اشتراک بگذارند و دانش یکدیگر را افزایش دهند. کارمندان در یک صفحه باقی می‌مانند و افزونه‌ها کاهش می‌یابند که در نهایت منجر به فرهنگ کاری می‌شود که مشارکتی و خوب است. زمانی که کارمندان احساس می‌کنند دانش و تجربیات آن‌ها برای همه افراد سازمان مهم است، تمایل دارند بیشتر درگیر شوند و به صورت جمعی در راستای اهداف خود کار کنند.

2- بهره‌وری کارمندان را افزایش می‌دهد

آیا از خود می‌پرسید که چگونه ممکن است؟

این در صورتی است که کارمندان شما شروع به استفاده گسترده از بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش در طول کار کنند. همانطور که می‌دانید، هدف اصلی یک KMS این است که جمع آوری اطلاعات را بدون زحمت انجام دهد. دیگر به دنبال اطلاعات در فایل‌های پراکنده نباشید. یک KMS یک نقشه راه ارائه می‌دهد که کارمندان شما را در مورد هر کاری که باید انجام دهند و چگونگی انجام آن راهنمایی می‌کند. این نقشه تضمین می‌کند که کارمندان آنچه را که نیاز دارند با چند کلیک و ضربه به دست می‌آورند و آن‌ها همیشه در مسیر درست حرکت می‌کنند. چگونه بهره‌وری کارمندان را افزایش می‌دهد.

3- کاهش دانش را محدود می‌کند

وقتی کارمندان کلیدی بازنشسته می‌شوند، استعفا می‌دهند یا از سازمان شما اخراج می‌شوند چه اتفاقی می‌افتد؟

مجموعه عظیمی از دانش با آن‌ها باقی می‌ماند و این یک ضرر بزرگ برای سازمان شما است. تخصص، دانش و مهارت‌هایی که کارمندان در حین کار در شرکت به دست می‌آورند یک دارایی است. اگر این دانش از دست برود، می‌تواند فرآیندهای داخلی شما را به طور قابل توجه‌ای مختل کند. یک راه حل مدیریت دانش می‌تواند از این اتفاق جلوگیری کند. به کارمندان بستری می‌دهد که در آن بتوانند به طور منظم دانش سازمانی خود را با همکاران و اعضای بخش‌های دیگر به اشتراک بگذارند. به این ترتیب، دانش برای همیشه و همیشه با شما باقی می‌ماند.

4- ایجاد تجربیات ارزشمند مشتری

مدیریت دانش نیز می‌تواند به نفع مشتری شما باشد. اگر شما از سیستم مدیریت دانش به عنوان پایه دانش مشتری استفاده می‌کنید، به مشتری کمک می‌کنید، یا به صورت دستی، آن را برای خدمات خود در دسترس مشتریان خود قرار می‌دهید. از آنجا که KMS دسترسی به حجم زیادی از اطلاعات را فراهم می‌کند، تیم پشتیبانی شما می‌تواند از آن برای حفظ اطلاعات شرکت و ارائه کمک دقیق و به موقع به مشتریان در کانال‌های چت، رسانه‌های اجتماعی، تماس‌ها یا ایمیل‌ها استفاده کند. از آن‌جایی که مشتریان شما می‌توانند مسائل اساسی را خودشان حل کنند، کارکنان پشتیبانی شما بلیط‌های کمتری در مورد مسائل مهم دریافت خواهند کرد.

مدیریت دانش به زبان ساده

در این قسمت قصد دارم مدیریت دانش به زبان ساده برای‌تان تعریف کنم تا دغدغه‌های ذهنی‌تان  را رفع کنم به این دلیل که مدیریت دانش یک مبحث مهم و کارا در سازمان هاست که باید با دقت به آن پرداخته شود.  منتظرشما هستم که بیایید با دقت به حرفای من گوش دهید!

مدیریت دانش در دهه 1990 در اکوسیستم کسب و کار قدم گذاشت و از آن زمان تاکنون اهمیت آن چندین برابر شده است. مدیریت دانش فرآیندی است که توسط آن شرکت‌ها اطلاعات را جمع آوری، سازماندهی و با مشتریان، کارمندان، شرکای تجاری و غیره به اشتراک می‌گذارند. دانش کارمندان ترکیبی منحصر به فرد از تحصیلات رسمی، تجربه کاری، تصدی در شرکت، و شایستگی‌های خاص و تجربیات زندگی آن‌ها است. شما ممکن است بتوانید برخی از دانش کارمندان را به دیگر اعضای تیم منتقل کنید، اما نه همه آن‌ها. به عنوان مثال، می‌توانید نحوه راه اندازی حساب در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) را به آن‌ها نشان دهید. اما انتقال دانش او در مورد ترجیحات منحصر به فرد مشتریان سخت تر است. مدیریت دانش به زبان ساده برایتان بازگو کردم تا از ریشه متوجه شوید که مدیریت دانش چیست و چه کاربردی برای سازمان شما دارد در ادامه به انواع آن اشاره می‌کنیم.

انواع مدیریت دانش

شما باید دانش صریح و ضمنی مربوط به مشتریان، تیم و عملیات‌های داخلی خود را مدیریت کنید. هر نوع دانش در کمک به عملکرد موثر سازمان شما نقش دارد.

*دانش صریح، اطلاعاتی است که مستندسازی، اشتراک‌گذاری و مقیاس (مانند داده‌ها و فرایندهای تکرارپذیر) را آسان می‌کند.

*دانش ضمنی توانایی گرفتن دانش صریح و به کار بردن آن در یک مساله است.

*دانش تاکتیک اطلاعاتی است که بیان یا بیان آن‌ها دشوار است (مانند تجربیات شخصی با مشتریان یا چیزهایی که می‌دانید چگونه به طور شهودی انجام دهید).

به طور معمول، شما می‌خواهید دانش صریح، ضمنی و ضمنی را هم از کارمندان و هم از مشتریان خود به دست آورید و به اشتراک بگذارید.

-کارمندان: بینش‌های کارمندان، کارشناسان محصول و شرکای خارجی می‌تواند منجر به کمک به مقالات مرکز شود که به پرسش‌های مشترک مشتری می‌پردازند. این دیدگاه‌ها همچنین برای نمایندگان به عنوان یک نقطه مرجع در هنگام کمک به مشتریان مفید هستند.

-مشتریان: از طریق مکالمات مشتری 1:1، نظرسنجی‌ها، مطالعات موردی، تعامل با رسانه‌های اجتماعی و درخواست‌های پشتیبانی، تیم پشتیبانی شما به دانش زیادی دسترسی دارد که می‌تواند به بهبود بازاریابی، فروش، پشتیبانی مشتری، توسعه محصول و موارد دیگر کمک کند.

مزایای مدیریت دانش

مزایای مدیریت دانش در سازمان‌ها خیلی مهم است و باعث درگرگونی در سازمان می‌شود که به صورت زیر است :

برخی از مزایای مهم مدیریت دانش عبارتند از:

1-فرهنگ تسهیم دانش را در یک سازمان ترویج می‌کند

2-دسترسی آسان به اطلاعات را تسهیل می‌کند

3-تصمیم گیری را بهبود می‌بخشد

4-بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد

تحقیقات TSIA  نشان می‌دهد که 74 درصد از سازمان‌ها معتقدند مدیریت دانش و اشتراک‌گذاری آن، بهره‌وری تیم را بین 10 تا 40 درصد افزایش می‌دهد . این یکی از دلایل اصلی محبوبیت مدیریت دانش از سوی سازمان‌ها در سراسر جهان است.مدیریت دانش و به اشتراک‌گذاری آن بهره‌وری تیم را افزایش می‌دهد. برای موفقیت مدیریت دانش، باید روی ایجاد یک بخش مدیریت دانش جداگانه در شرکت خود سرمایه‌گذاری کنید، منابع مناسبی را که می‌تواند این عملکرد را اجرا کند، استخدام کنید، و مهم‌تر از همه، یک ابزار قدرتمند را پیاده سازی کنید.  بخش چالش برانگیز در اینجا انتخاب یک ابزار پایه دانش مناسب از میان انواع ابزارهای موجود آنلاین است. شما نمی‌توانید کورکورانه از آنچه وعده داده‌شده است پیروی‌کنید، زیرا نتایج و عملکرد ممکن است متفاوت باشد.

یک رویکرد بهتر، داشتن وضوح در مورد ویژگی‌های اصلی یک سیستم مدیریت دانش است. این باعث می‌شود که انتخاب درستی داشته باشید، بیایید به برخی از ویژگی‌هایی که یک سیستم مدیریت دانش ایده آل باید داشته باشد نگاهی بیندازیم.

در داخل شرکت‌ها از مدیریت دانش برای به اشتراک گذاشتن تخصص و اطلاعات مهم در بخش ها استفاده می‌کنند.ایجاد فرهنگ سازمانی به اشتراک گذاری دانش به همه کارکنان کمک می‌کند تا دسترسی برابر به دانش سازمانی داشته باشند که می‌تواند به آن‌ها کمک کند تا کاره‌ای خود را به خوبی انجام دهند. مدیریت دانش می‌تواند برای بهبود تجربه مشتری نیز مورد استفاده قرار گیرد. گزینه‌های سلف سرویس به مشتریان این قدرت را می‌دهد تا کاره‌ای ساده‌ای مانند تغییر رمز عبور یا چاپ برچسب بازگشت را به تنهایی انجام دهند. هنگامی که خوب انجام شود، سلف سرویس رضایت مشتری را افزایش می‌دهد و کارایی نماینده را افزایش می‌دهد.

1-پشتیبانی 24 ساعته برای مشتریان

به طور کلی، مشتریان ترجیح می‌دهند در مورد مسائل ساده‌تر به خود کمک کنند، اما آن‌ها نیاز به دسترسی به اطلاعات مناسب برای یافتن راه حل‌های مستقل دارند. مدیریت دانش در قالب منابع سلف سرویس  مانند ربات‌ها، صفحات پرسش‌های متداول و مراکز کمک  اطلاعات را به روشی سازمان‌یافته و ساده ارائه می‌کند. به علاوه، مشتریان به صورت 24 ساعته به آن دسترسی دارند، بنابراین می‌توانند در هر زمان پاسخ‌ها را بدون نیاز به منتظر ماندن در نمایندگی دریافت کنند.

2-عملیات داخلی کارآمد

به لطف سلف سرویس مشتریان، نمایندگان زمان بیشتری برای تمرکز روی مسائل پیچیده دارند و می‌توانند حجم کاری خود را مدیریت پذیرتر نگه دارند. نمایندگان همچنین می‌توانند از سیستم‌های مدیریت دانش برای پاسخ به سوالات خود استفاده کنند. همه اعضای تیم به پایگاه دانش جمعی شرکت دسترسی دارند، بنابراین می‌توانند اطلاعات داخلی مورد نیاز خود را بدون اتکا به یک عضو یا دپارتمان خاص پیدا کنند. مدیریت دانش در مراحل سوار و پیاده شدن نیز بسیار مهم است. اعضای جدید تیم از ابزارهایی مانند ویکی‌های داخلی و مراکز کمک رسانی بهره می‌برند زیرا می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. در همین حال، با جمع‌آوری اطلاعات از کارمندانی که در راه خروج از منزل هستند، می‌توانید فرار از منزل را به حداقل برسانید.

استراتژی‌های مدیریت دانش

دو استراتژی اصلی مدیریت دانش وجود دارد:

1- جمع آوری و ثبت اطلاعات (کدسازی)

2- ارتباط افراد (شخصی سازی).

اکثر شرکت ها باید از ترکیبی از این استراتژی‌ها استفاده کنند.

کدگذاری

کدگذاری فرآیندی است که به طور رسمی دانش را مستند می‌کند. این می‌تواند به صورت مصاحبه با کارشناسان موضوع، مقالات سفید، راهنماها یا ثبت ترجیحات مشتری در CRM شما باشد. اطلاعات جمع آوری شده را می‌توان در سیستم‌های مدیریت اسناد ذخیره کرد و از طریق گروه افزار یا اینترانت توزیع کرد. این فرآیند اطلاعاتی را که در سر کارشناسان شما وجود دارد به اسنادی تبدیل می‌کند که بقیه شرکت شما می‌توانند به آن‌ها دسترسی داشته باشند. استراتژی کدگذاری خود را مستند کنید و اغلب برای ایجاد عادت به آن بازگردید. قدرت واقعی کدنویسی زمانی به دست می‌آید که فرآیندی قوی و قابل تکرار برای شناسایی منابع دانش، جمع‌آوری آن اطلاعات، نگه‌داری آن در جایی که دسترسی به آن آسان باشد و انتشار آن ایجاد کنید. کدنویسی به ویژه برای دانش صریح در صنایعی که رویکردی سیستماتیک برای حل مسائل دارند، مانند مهندسی، خوب عمل می‌کند.

شخصی سازی

در زمینه مدیریت دانش، شخصی‌سازی به معنای ایجاد فرصت‌هایی برای کارکنان است تا دانش خود را مستقیماً از طریق شبکه‌سازی، گفتگو و ارائه به افراد دیگر منتقل کنند. برای اینکه شخصی‌سازی اتفاق بیفتد، کارمندان و مشتریان به کانال‌هایی برای اشتراک‌گذاری اطلاعات نیاز دارند. چند نمونه از این کانال ها عبارتند از:

1-وبینارهای داخلی ارائه شده توسط کارشناسان موضوع اجتماعات عملی

2-یا گروه هایی از مردم که به طور منظم برای بحث در مورد مفاهیم خاص در شرکت گرد هم می‌آیند.

13 ویژگی اصلی که سیستم مدیریت دانش شما باید داشته باشد

1–برای استفاده ساده است.

استفاده از یک سیستم مدیریت دانش ایده‌آل ساده است. پیاده سازی، راه اندازی و دسترسی به آن آسان است. این به افراد با تمام سطوح مهارت اجازه می‌دهد تا از آن به طور موثر استفاده کنند.

بنابراین، صرف نظر از اینکه کاربر کدنویسی را می‌فهمد یا اصلاً آن را نمی‌داند، باید بتواند با حداکثر سهولت با سیستم مدیریت دانش شما کار کند.

2–مکانیسم جستجوی مشابه گوگل

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های ابزار پایگاه دانش قوی، مکانیسم جستجوی آن است. پایگاه دانش با وب سایت شما متفاوت است، بنابراین باید مکانیزم جستجوی قدرتمندی داشته باشد که یک تجربه جمع‌آوری اطلاعات یکپارچه را برای کاربران نهایی فراهم کند.  این امر ضروری است زیرا پایگاه دانش معمولاً بزرگ است، بنابراین یافتن اطلاعات بدون وجود یک سیستم جستجوی کامل می‌تواند چالش برانگیز باشد. توجه شده است که با گذشت زمان، پایگاه دانش گسترش می‌یابد زیرا کارکنان دانش آن را با اطلاعات جدیدی که برای مشتریان یا کارمندان مهم است به روز می‌کنند. بنابراین یک سیستم مدیریت دانش ایده‌آل باید مکانیزم جستجوی گوگل مانندی داشته باشد که کاربران نهایی بتوانند به محض شروع به تایپ کردن در نوار جستجو، فوراً پیشنهادات محتوا را بیابند.

3–مکانیسم جستجوی پایگاه دانش

آیا می‌توانید عبارت جستجوی برجسته شده را در نوار جستجو و تعداد پاسخ ها را در نتایج ببینید؟ خوب، مکانیزم جستجوی گوگل این‌گونه کار می‌کند – نتایج دقیق در یک لحظه.

4–سازگار با چندین دستگاه و مرورگر

پایگاه دانش شما نباید هیچ گونه محدودیتی ایجاد کند. هر شخصی که می‌خواهد به آن دسترسی داشته باشد باید بتواند به راحتی این کار را انجام دهد. بزرگ‌ترین مشکلی که کسب‌وکارها در گذشته با آن مواجه بودند این بود که سیستم‌های مدیریت دانش آن‌ها فقط برای مرورگرها و دستگاه‌های وب خاص بهینه شده بود.  مطمئناً، بسیاری از آن کسب‌وکارها پیام‌هایی را ارسال می‌کنند که به مردم اطلاع می‌دهند که برای استفاده از پایگاه دانش خود باید به مرورگر یا دستگاه خاصی سوئیچ کنند، اما بیشتر آن بازدیدکنندگان زحمت بازدید از آن را به خود نمی‌دهند و ترجیح می‌دهند در جای دیگری به دنبال اطلاعات بگردند.

5-از پایگاه دانش در هر دستگاه استفاده کنید

نرم افزار پایگاه دانش شما باید روی چندین دستگاه مانند تلفن همراه، تبلت و لپ تاپ و همچنین مرورگرهایی مانند کروم، فایرفاکس و غیره به خوبی کار کند. قادر به دسترسی به پایگاه دانش شما به روشی بدون دردسر هستند.

6– برندسازی و سفارشی سازی

هیچ کس یک پایگاه دانش عمومی را دوست ندارد. مردم جذب یک پایگاه دانش بصری جذاب می‌شوند که باید نشان‌دهنده برند شما باشد. به همین دلیل بسیار مهم است که پایگاه دانش خود را سفارشی کنید.  سیستم مدیریت دانش شما باید دارای ویژگی‌های قدرتمند برندسازی و سفارشی‌سازی باشد که به شما امکان می‌دهد طرح رنگ، فونت ها، تم‌ها و طراحی پلت فرم دانش خود را تغییر دهید. شما باید بتوانید با کمک نرم افزار مدیریت دانش خود، لوگو، نام تجاری و عناصر استایل شرکت خود را به پایگاه دانش خود اضافه کنید.

7–برندسازی و سفارشی‌سازی مبتنی بر دانش

علاوه بر این، یک ابزار پایگاه دانش ایده‌آل به شما امکان می‌دهد یک پایگاه دانش به چندین زبان ایجاد کنید و به شما کمک می‌کند تا مخاطبان وسیع‌تری را که در سراسر جهان زندگی می‌کنند تامین کنید. اگر ابزار مدیریت دانش شما با Google   Translate  ادغام شود، ممکن است این اتفاق بیفتد.

8-همکاری تیمی

این یکی از ویژگی‌های اصلی مدیریت دانش است. دانش را نمی‌توان در سیلوها، توسط یک فرد واحد مدیریت کرد. این یک تلاش مشترک است که در آن همه اعضای تیم گرد هم می‌آیند تا پلت‌فرم دانش شما را ایجاد، مدیریت و حفظ کنند. با در نظر گرفتن این موضوع، مطمئن شوید که ابزار مدیریت دانشی که انتخاب می‌کنید ویژگی‌های همکاری تیمی را ارائه می‌دهد که به شما امکان می‌دهد نقش‌ها و مسئولیت‌های اعضای مختلف را تعریف کنید. به عنوان یک مدیر ارشد، باید بتوانید نقش هایی مانند مدیر، مشارکت کننده، ویرایشگر و بیننده را به کاربران مختلف اختصاص دهید و مسئولیت‌های آن‌ها را بر اساس آن تعیین کنید. این کار مدیریت دانش را ساده می‌کند و کل تیم شما را گرد هم می‌آورد تا با هم افزایی ترکیبی برای ایجاد پایگاه دانش شما کار کنند.

9- تالیف و ویرایش محتوا

یکی از برجسته‌ترین ویژگی‌های مدیریت دانش ویرایشگر است. از آن‌جایی که محتوا هسته پایه دانش شما را تشکیل می‌دهد، ابزاری که استفاده می‌کنید باید ویژگی‌هایی را ارائه دهد که به تیم شما کمک می‌کند تا محتوا را بدون زحمت بنویسد، ویرایش کند و منتشر کند.

یک ویرایشگرمانند ( MS Word)بسیار مطلوب است، زیرا گزینه‌های استایل و قالب بندی را ارائه می‌دهد که سایر ویرایشگرها ارائه نمی‌دهند.

با ProProfs Editor  بنویسید و ویرایش‌کنید چنین ویرایشگری همچنین ویژگی‌های پیشرفته‌ای مانند درج تصاویر، جداول و ویدیوها را مستقیماً در پایگاه دانش شما، تغییر قالب‌های پاراگراف، تورفتگی، افزودن شکستگی‌های صفحه، گلوله‌ها، پیوندهای لنگر و موارد دیگر به محتوا ارائه می‌کند.

10- ادغام هوشمند

یکی از مزایای اصلی ادغام‌ها این است که مزایای دوگانه به شما می‌دهد و انجام چندین کار را به طور همزمان با کارایی آسان می‌کند. یک ابزار پایه دانش مستقل در مقایسه با ابزاری که می‌تواند با بسیاری از ابزارهای شخص ثالث مرتبط با بلیط، CRM، نظرسنجی و موارد دیگر ادغام شود، مزایای محدودی را ارائه می دهد. بنابراین، به عنوان مثال، اگر سیستم مدیریت دانش شما به خوبی با یک ابزار فروش بلیط محبوب همکاری کند، به شما کمک می‌کند تا تجربه بهتری را برای کاربران نهایی ارائه دهید. کاربران نهایی شما می‌توانند از طریق پایگاه دانش فوراً اطلاعات را بیابند، و اگر در حین انجام این کار با سکسکه مواجه شوند، می‌توانند بدون خروج از صفحه، فوراً بلیطی را از بستر دانش شما تهیه کنند.

اطمینان حاصل کنید که هر نرم‌افزار پایه دانشی که انتخاب می‌کنید باید با ابزارهای محبوبی مانند  Zendes ،  Freshdesk ، Wufoo،  Salesforce Desk  و مواردی از این قبیل کار کند.ادغام دانش پایه در ترکیب با ابزارهای دیگر، پایگاه دانش شما بسیار فراتر از راهی ساده برای نگهداری تمام اطلاعات مهم به صورت دیجیتالی می‌شود.

11-گزارش های داخلی

ایجاد پایگاه دانش یک فعالیت یکباره نیست. دائماً باید با محتوای جدید و بهبود یافته به روز شود. اما، چگونه می‌توان آنچه را که در پایگاه دانش شما گم شده یا اشتباه است، و چه چیزی به خوبی کار می‌کند، تجزیه و تحلیل کرد؟

یک ابزار پایه دانش همه کاره می‌تواند در اینجا به شما کمک کند.

گزارش‌های داخلی آن با استفاده از معیارهایی مانند:

*تعداد مقالات ایجاد شده

*تعداد کل جستجوها

*جستجوهای ناموفق و موفق

*مقالات با رتبه ضعیف و محبوب

*لینک‌های شکسته

*کلمات کلیدی که نتوانستند به نتیجه برسند

*فعالیت‌های نویسنده

گزارش‌های پایگاه دانش این داده‌ها به صورت گرافیکی و جدولی ارائه می‌شوند تا درک را آسان‌تر کنند. از این داده های ارزشمند استفاده کنید تا بینش‌هایی در مورد نحوه عملکرد پایگاه دانش خود و آنچه باید بهبود یابد به دست آورید.در اینجا یک ویدیوی کوتاه وجود دارد تا اطلاعات بیشتری در مورد نحوه ارزیابی عملکرد پایگاه دانش خود با استفاده از گزارش‌ها به شما ارائه دهد.

12- یکپارچه سازی G-Suite

کارکرد اساسی هر پایگاه دانش این است که برای یک شرکت مفید باشد. با این حال، به خاطر داشته باشید که احتمالاً این تنها ابزار نرم افزاری نیست که از آن استفاده خواهید کرد.

این سیستم باید بتواند به خوبی با G-suite شامل ابزارهایی مانند Google Fonts،Google Translate و Google Analytics یکپارچه شود. این یکی از مهم‌ترین ادغام‌هایی است که باید هنگام انتخاب ابزار پایه دانش خود به آن نگاه کنید.

ادغام پایگاه دانش خود با فونت‌های Google تضمین می‌کند که گزینه‌های فونت بیشتری نسبت به Verdana یا Times اولیه دارید. فونت گوگل تعداد زیادی گزینه فونت رایگان را در اختیار کاربران قرار می‌دهد که به راحتی می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند.

اگر پایگاه کاربر پراکنده‌ای در سطح جهانی داشته باشید، ترکیب پایگاه دانش خود با Google Translate می‌تواند به روش‌هایی بیشتر از آنچه تصور کنید به شما کمک کند. این پایگاه دانش شما را فوراً در بیش از 90 زبان در دسترس قرار می‌دهد، ترجمه‌ها را مدیریت می‌کند و ترجمه‌ها را به صورت دستی بهبود می‌بخشد.

بعد، ادغام Google Analytics می‌آید. اگر می‌خواهید بدانید که آیا تلاش شما برای ایجاد پایگاه دانش نتایج قابل توجه‌ی به همراه دارد، این ابزار عالی است.

این ابزار بینش غنی از ترافیک پایگاه دانش را به شما می‌دهد و آنچه بازدیدکنندگان شما را دنبال می‌کنند، ارزیابی می‌کند.

ادغام پایگاه دانش خود با Google Analytics یک راه عالی برای

-مشاهده آنچه بازدیدکنندگان در جستجوی آن هستند.

-ردیابی صفحات محبوب بین بازدیدکنندگان

-بررفتار جستجوی بازدیدکنندگان نظارت کنید

-عمق جستجوی متوسط و خیلی بیشتر.

شگفت انگیز است، درست است؟

13– سیستم بازخورد

یک پایگاه دانش بدون وجود یک سیستم بازخورد مناسب ناقص است . شما می‌خواهید بدانید که آیا خوانندگان مقاله‌ای را دوست داشتند یا پیشنهادی دارند که بخواهند ارائه دهند. گرفتن این بازخورد ارزشمند می‌تواند به شما کمک کند پایگاه دانش خود را برای خوانندگان مرتبط‌تر کنید. به سراغ بهترین ابزار مدیریت دانش بروید که فرم‌های بازخورد داخلی را ارائه می‌کند که می‌توانید از آن‌ها برای پرسیدن سؤالات ساده از خوانندگان استفاده‌کنید، مانند « آیا این اطلاعات مفید بود»، با گزینه‌های «بله/خیر»، «به این مقاله در مقیاس 1 تا 10 امتیاز دهید.» علاوه بر این، ویژگی‌های مدیریت دانش باید به شما این امکان را بدهد که فرم‌های سفارشی را از ابتدا ایجاد کنید یا با ابزارهای شخص ثالث ادغام کنید تا یک فرم بازخورد خارجی به پایگاه دانش خود اضافه کنید. با توجه به تنوع گزینه‌‍های موجود به صورت آنلاین، فرآیند یافتن یک ابزار می‌تواند چالش برانگیز باشد.

در شرکت مهندسین مشاور رسا برای آسان‌تر کردن کار شما، فهرستی از 15 تا از بهترین ابزار مدیریت دانش را گردآوری کرده‌ایم . این لیست را مرور کنید تا درک روشنی از برخی از ابزارهای محبوب و ویژگی‌های آن‌ها به دست آورید.

نرم افزار مدیریت دانش

دانش قدرت است! با این حال، همین دانش اگر به خوبی مدیریت نشود، می‌تواند شما را ناتوان کند. بیشتر اوقات، اطلاعات مهم شرکت در ایمیل‌ها، اسناد Word و Google Drive  استفاده نشده است. این داده‌های پراکنده تنها با گذشت زمان و با گسترش شرکت شما افزایش می‌یابد. بدون یک سیستم اختصاصی برای مدیریت دانش، بسیاری از فرصت‌ها را برای بهبود کارایی محل کار، تقویت پشتیبانی مشتری و رشد کسب و کار خود از دست خواهید داد.

خوشبختانه، استقرار بهترین نرم افزار مدیریت دانش به شما کمک می‌کند بر این چالش غلبه کنید تا بتوانید پتانسیل واقعی دانش کسب‌وکار خود را باز کنید. اگر به دنبال ابزار مشابه‌ی هستید، درسایت مناسبی وارد شدید.در این وبلاگ، مزایای نرم افزار مدیریت دانش و این‌که چرا کسب وکارهای بیشتر و بیشتری روی آن سرمایه‌گذاری می‌کنند را بررسی خواهیم کرد. بعداً، ما به 15 ابزار برتر برای حمایت از ابتکارات مدیریت دانش شما نگاه خواهیم کرد.

بیا بریم!

نرم افزار مدیریت دانش چیست؟

نرم افزار مدیریت دانش ابزاری است که تمام دانش شرکت شما را در یک پلتفرم متمرکز جمع می‌کند تا دسترسی و جستجو را آسان کند. این منبع جمعی از اطلاعات مفید تجاری را می‌توان به راحتی به صورت داخلی با کارمندان یا خارجی با مشتریان به اشتراک گذاشت. درست از نوشتن و ویرایش گرفته تا مدیریت و انتشار، نرم افزار مدیریت دانش مناسب به شما در تمام مراحل توسعه محتوا کمک می‌کند. مزایای نرم افزارمدیریت دانش :خواه هدف شما تقویت پشتیبانی مشتری یا بهبود مدیریت دانش داخلی باشد، نرم افزار مناسب می‌تواند تلاش‌های شما را به میزان قابل توجه‌ای افزایش دهد. بیایید به مزایای کلیدی که می‌توانید با استقرار بهترین نرم افزار مدیریت دانش به دست آورید نگاهی بیاندازیم.

1- بهبود بهره‌وری کارکنان

مبارزه برای جستجوی اطلاعات پراکنده در فایل‌ها و پوشه‌ها واقعی است. زمانی که کارمندان وقت غیرضروری را صرف انجام کارهای پیش پا افتاده از طریق کندوکاو اسناد می‌کنند، بهره‌وری آن‌ها کاهش می‌یابد. نرم افزار مدیریت دانش کارمندان را به دسترسی فوری به اطلاعات مجهز می‌کند تا بتوانند بر روی کارهایی که در دست دارند تمرکز لیزری داشته باشند.

2- به کارمندان  تازه وارد کمک می‌کند

افرادی که جدیداً استخدام می‌شوند، برای یافتن جای خود در یک محیط جدید مشکل دارند. اگر حمایت دائمی از آن‌ها ارائه نشود، روند یادگیری آن‌ها کند می‌شود. یک سیستم مدیریت دانش به استخدام‌کنندگان جدید امکان دسترسی سریع به تمام اطلاعات شرکت را می‌دهد، بنابراین آن‌ها می‌توانند سریع‌تر به سرعت عمل کنند.این کمک آن‌ها را قادر می‌سازد تا بر همه چالش‌های اولیه به راحتی غلبه کنند.

3- نوآوری را در محل کار ترویج می‌کند

یکی از مزایای عمده مدیریت دانش این است که محیطی مساعد برای نوآوری ایجاد می‌کند. کارمندان می‌توانند بینش منحصر به فرد خود را به روی میز بیاورند و با هم روی پروژه‌ها کار کنند. با دسترسی فوری به بهترین شیوه‌های خاص بخش، کارمندان می‌توانند حتی با کوچکترین وظایف نوآورتر باشند.

4- پشتیبانی از مشتریان شما را افزایش می‌دهد

اگر افزایش بلیط‌های پشتیبانی یک نگرانی دائمی است، یک ابزار مدیریت دانش می‌تواند بسیار مفید باشد. این به شما کمک می‌کند یک مرکز راهنمایی عمومی با مقالات و آموزش‌های ویدیویی بسازید که مشتریان می‌توانند از آن برای حل مشکلات خود استفاده کنند. در حالی که یک سیستم مدیریت دانش پشتیبانی 24×7 را تضمین می‌کند، همچنین ورودی بلیط را کاهش می‌دهد و کار تیم پشتیبانی شما را بسیار آسان می‌کند.

چرا اولویت فزاینده ای برای نرم افزار مدیریت دانش وجود دارد؟

زمانی که دانش در پایگاه‌های اطلاعاتی بی‌صدا می‌نشست، گذشته است. با ظهور فناوری، دانش اکنون در ایمیل‌ها، گوگل درایو، اسلک و پلتفرم‌های مختلف دیگر پخش شده است. برای اطمینان از اینکه این اطلاعات در میان هرج و مرج و این سو و آن سو گم نمی‌شود، امروزه کسب و کارهای بیشتری به دنبال استقرار نرم افزار مدیریت دانش هستند.

علاوه بر این، دلایل متعدد دیگری نیز وجود دارد که امروزه مدیریت دانش در صدر فهرست اولویت‌های شرکت‌ها قرار دارد. برخی از این دلایل عبارتند از:

سیلوهای اطلاعاتی

عدم همکاری

راه اندازی کار از راه دور

افزایش بلیط‌های پشتیبانی

از دست دادن دانش با بازنشستگی یا استعفای کارمندان

بازار به شدت رقابتی است با شرکت‌هایی که سعی می‌کنند از یکدیگر پیشی بگیرند و رکوردهای خود را بشکنند. در چنین سناریویی، تنها چیزی که می‌تواند شما را جلوتر از منحنی‌ها نگه دارد این است که چگونه به خوبی دارایی‌های دانش شرکت خود را مدیریت و استفاده می‌کنید.

در واقع، تحقیقات نشان می‌دهد که برای 72 درصد از سازمان ها، ایجاد و حفظ دانش برای موفقیت آن‌ها بسیار مهم است.

یکی دیگر از دلایل مهم سرمایه‌گذاری سازمان‌ها بر روی نرم افزارهای مدیریت دانش این است که از سونامی داده‌هایی که هر روز تولید می‌شود آگاه هستند. بخش غم انگیز بسیاری از این داده‌ها است ، به طور دقیق 55٪ استفاده نشده است. این یک ضرر بزرگ برای سازمان ها است. مدیریت دانش پرتو امیدی را در اختیار شما قرار می‌دهد زیرا یک پلتفرم دیجیتال برای ذخیره سازی و بازیابی ایمن اطلاعات کسب و کارتان در اختیار شما قرار می‌دهد.

چگونه بهترین نرم افزار مدیریت دانش را انتخاب کنیم؟

اکنون که هدف ما از نرم افزار مدیریت دانش روشن شد، اجازه دهید یک قدم جلوتر برویم و نحوه انتخاب صحیح آن را درک کنیم. صدها و هزاران ابزار برای سیستم‌های مدیریت دانش در بازار وجود دارد. بنابراین چگونه تصمیم می‌گیرید از کدام ابزار استفاده کنید؟

این یک چالش واقعی است، اما نگران نباشید، زیرا ما شما را تحت پوشش قرار داده‌ایم. بیایید در مورد برخی از نکات کلیدی که باید در طول فرآیند انتخاب به آن‌ها توجه داشته باشید آشنا شویم:

سهولت استفاده

در حالی که اکثر نرم‌افزارهای برتر مدیریت دانش به راحتی قابل استفاده هستند، تنها تعداد کمی از آن‌ها این نیاز اساسی و در عین حال مهم را برآورده می‌کنند. نرم افزاری که انتخاب می‌کنید باید رابط بصری داشته باشد و برای راه‌اندازی نیازی به مهارت کدنویسی ندارد.

پلتفرم متمرکز

هر نرم افزاری که انتخاب می‌کنید باید فضای یکپارچه‌ای را برای تیم‌ها فراهم کند تا با هم‌کار کنند و محتوای با کیفیت بالا بسازند.

این پلتفرم متمرکز جایی است که تیم‌ها می توانند محتوای ساختاریافته ایجاد کنند، تاریخچه را ردیابی کنند، گردش کار را تنظیم کنند و آن را در وب و موبایل منتشر کنند.

گزارشات داخلی

گزارش‌ها نگاهی اجمالی به عملکرد محتوای شما و اینکه آیا از آن به روش درست استفاده می‌شود، می‌دهند. بهترین نرم‌افزار مدیریت دانش شامل گزارش‌های داخلی است که محتوای برتر و ضعیف، شکاف‌های دانش و موارد دیگر را نشان می‌دهد.

ادغام شخص ثالث

تعداد ادغام‌های خارجی که یک ابزار ارائه می‌دهد، شاخصی کلیدی از قدرت آن است. به دنبال نرم افزاری باشید که به خوبی با ابزارهای پیشرو همکاری، تجزیه و تحلیل، نظرسنجی و پشتیبانی مشتری ادغام می‌شود.

مدیریت کاربر

یکی دیگر از ویژگی‌های قابل توجه مدیریت دانش که باید به آن توجه کرد، کنترل‌های دسترسی کاربر است. این ویژگی راه را برای ایجاد محتوای مشارکتی هموار می‌کند و در عین حال اطمینان می‌دهد که داده‌های شما در دستان درست باقی می‌مانند.

امنیت داده ها

هنگام کار با داده‌های حساس تجاری، به ابزاری با سیستم امنیتی قوی نیاز دارید. نرم‌افزارهای پیشرو برای مدیریت دانش، ویژگی‌های امنیتی هوشمندی را ارائه می‌کنند که به محدودیت‌های پوشه یا سطح صفحه برای پنهان‌کردن یا نمایش محتوا اجازه می‌دهد. چنین ابزارهایی همچنین از یک ورود به سیستم پشتیبانی می‌کنند و با GDPR مطابقت دارند.

قیمت گذاری بودجه

ابزارهای مدیریت دانش بسته به تعداد کاربران و ویژگی‌های ارائه شده، با طرح‌های قیمت متفاوتی عرضه می‌شوند. به دنبال ابزاری با ساختار قیمت گذاری شفاف بروید تا در پایان ماه هیچ غافلگیری نداشته باشید.

لیست 15 نرم افزار برتر مدیریت دانش برای سال 2022

1– پایگاه دانش ProProfs

بهترین برای: ایجاد پایگاه دانش داخلی و خارجی، گردش کار سفارشی، گزارش گیری عمیق.

ProProfs Knowledge Base یک نرم افزار مدیریت دانش همه کاره است که به شما کمک می‌کند تا به مشتریان خود خدمات فوری ارائه دهید و همکاری تیم داخلی را تقویت کنید. با استفاده از این نرم افزار می‌توانید پایگاه‌های دانش عمومی و خصوصی را برای مشتریان و کارمندان خود بسازید. راه‌اندازی این ابزار آسان است و به شما در تمام مراحل تولید محتوا، از نوشتن تا انتشار، کمک می‌کند. انواع قالب‌های دست ساز، ویرایشگر متن ساده و گزینه های سفارشی سازی قدرتمندی وجود دارد که به فرآیند تولید محتوا کمک می کند.

با ProProfs Knowledge Base، می‌توانید به گزارش‌های دقیق دسترسی داشته باشید و از ادغام‌های شخص ثالث استفاده کنید تا تجربه‌ای به یاد ماندنی را به مخاطبان خود هدیه دهید.

ویژگی‌های کلیدی:

*با یک ویرایشگر MS Word مانند محتوا را بنویسید و ویرایش کنید.

*نقش‌ها و مجوزهای کاربر را برای کنترل دسترسی مدیریت کنید.

*در مورد عملکرد مقاله و فعالیت‌های نویسنده، بینش مفیدی دریافت کنید.

*با استفاده از کنترل‌های رمز عبور و حریم خصوصی، محتوای خود را ایمن نگه دارید.

*از بیش از 90 زبان پشتیبانی می‌کند تا به شما کمک کند تا مخاطبان متنوعی را تامین کنید.

2- Document360

بهترین برای: مدیریت دسته با کشیدن و رها کردن رابط کاربری ساده.

Document360 که برای شرکت‌های در حال رشد طراحی شده است، تمام دانش شرکت شما را برای انتشار آسان به یک پلت فرم متمرکز می‌آورد. این ابزار امکان دسترسی خصوصی از طریق ورود ایمن را فراهم می‌کند تا فقط اعضای مجاز بتوانند از سند شما استفاده کنند. همراه با یک رابط کاربر پسند و یک سیستم جستجوی قوی، Document360 همچنین محلی سازی محتوا و تجزیه و تحلیل پیشرفته را ارائه می‌دهد، بنابراین نوید یک تجربه درجه یک را می‌دهد.

ویژگی‌های کلیدی:

*چندین نسخه از مقالات را دریافت کنید و همه تغییرات را از نزدیک دنبال کنید.

*محتوای کمکی خود را به زبان دلخواه خود ترجمه کنید .

*فرآیند گردش کار را با تعیین موعد مقرر و نقش‌ها مدیریت کنید.

*محتوای پایه دانش را در قالب PDF صادر کنید.

*همانطور که در ویرایشگر می‌نویسید، یک پیش نمایش بی درنگ از محتوا دریافت کنید.

3- بلوم فایر(Bloomfire)

بهترین برای: مدیریت دانش مبتنی بر ابر، جستجوی مبتنی بر هوش مصنوعی، انتشار غنی.

Bloomfire یکی دیگر از بهترین پلتفرم‌های مدیریت دانش است که به شما کمک می کند تا از بزرگترین دارایی استراتژیک خود – دانش – استفاده کنید. شما می‌توانید از این ابزار برای ایجاد یک پلت فرم مرکزی و قابل جستجو استفاده کنید که در آن تیم های شما می‌توانند با هم کار کنند و در یک لحظه به اطلاعات دسترسی داشته باشند. Bloomfire با نظرات، لایک ها و فید شخصی، کاربران را درگیر نگه می دارد و به همکاری در پروژه‌ها کمک می کند.

ویژگی‌های کلیدی:

*شکاف‌های دانش را پیدا کنید و روند جستجو را با استفاده از تجزیه و تحلیل داخلی دنبال کنید.

*پلتفرم را با نیازهای منحصر به فرد خود با برندسازی سفارشی تنظیم کنید.

*دانش را به صورت فیلم، متن، نمودار، صدا یا هر قالب دیگری منتشر کنید.

*از طریق برچسب‌گذاری خودکار و جستجوی مبتنی بر هوش مصنوعی اطلاعات فوری دریافت کنید.

*محتوا را به صورت انبوه وارد و صادر کنید و سیستم مدیریت دانش خود را به‌روز نگه دارید.

4- گورو(Guru)

بهترین برای: ویکی داخلی شرکت، ادغام Slack بومی، تشخیص تکراری مبتنی بر هوش مصنوعی.

گورو به عنوان ویکی شرکتی کار می‌کند که به حضور کارکنان و ارتباطات داخلی کمک می‌کند. این ابزار به‌طور یکپارچه با جریان‌های کاری شما ترکیب می‌شود و افزونه‌های مرورگر قدرتمندی را ارائه می‌دهد که به کارمندان اجازه می‌دهد اطلاعات را در حال حرکت ضبط کنند. ادغام بومی Guru با Slack به شما این امکان را می‌دهد که تخصص موضوع را به دست آورید و تیم‌ها را در مورد هرگونه تغییر در پایگاه دانش خود به روز نگه دارید.

ویژگی‌های کلیدی:

*با استفاده از یک ویرایشگر ساده، از ابتدا بنویسید یا محتوای موجود را وارد کنید.

*سازماندهی سیستماتیک اطلاعات در مجموعه ها و تابلوها.

*بینش عمیقی در مورد نحوه استفاده از دانش توسط کارکنان خود به دست آورید.

*شناسایی محتوای تکراری برای جلوگیری از اضافه کاری.

5- تلاقی اطلس(Confluence)

بهترین برای: همکاری در پروژه، فضای کاری مناسب از راه دور، ادغام‌های پر قدرت.

Confluence یکی از ابزارهای برتر مدیریت دانش است که یک فضای کاری دوردست را فراهم می‌کند که در آن تیم‌های شما می‌توانند کار را با هم انجام دهند. با استفاده از این ابزار، می‌توانید با استفاده از تخصص موضوعی تیم‌های مختلف، یک منبع واحد از حقیقت بسازید. Confluence همچنین یک اینترانت ارائه می‌دهد که با اجازه دادن به تیم‌ها برای به اشتراک گذاشتن اطلاعیه ها و ارائه بازخورد، ارتباط یکپارچه را تسهیل می کند.

ویژگی های کلیدی:

*به الگوهای طراحی شده زیبا دسترسی پیدا کنید و سریع شروع کنید.

*تاریخچه مقاله را از نزدیک دنبال کنید و نسخه‌های مختلف را مقایسه کنید.

*به تیم‌ها اجازه دهید از طریق نظرات درون خطی با یکدیگر همکاری کنند.

*از طریق اعلان‌های فوری، به تیم‌های خود درباره به‌روزرسانی‌های کار هشدار دهید.

*یک فید شخصی در صفحه اصلی خود دریافت کنید و از تمام پیشرفت‌ها به‌روز باشید.

6- Bitrix24

بهترین برای: نقشه‌های ذهنی، به اشتراک گذاری دانش اجتماعی، همگام سازی فایل های بین دستگاهی.

Bitrix24 یک فضای کاری همه کاره برای همکاری تیمی، مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت پروژه ارائه می‌دهد. راه حل مدیریت دانش آن آسان برای استفاده است و می‌تواند در همه دستگاه‌ها، از جمله تلفن‌های همراه و لپ تاپ‌ها قابل دسترسی باشد. حتی می‌توانید پایگاه دانش را مطابق میل خود سفارشی کنید و Bitrix24 را با ابزارهای مورد علاقه خود ادغام کنید. علاوه بر این، این ابزار یک برنامه تلفن همراه اختصاصی برای بهبود تجربه کاربر نهایی ارائه می‌دهد

ویژگی‌های کلیدی:

*با تنظیم نقش‌ها و مجوزها، دسترسی کاربر را کنترل کنید.

*قالب‌ها را سفارشی کنید تا با برند شرکت شما ترکیب شوند.

*کنترل‌های رمز عبور را تنظیم کنید تا فقط کاربران مجاز به پایگاه دانش شما دسترسی داشته باشند.

*برای یادگیری در حال حرکت به پایگاه دانش خود در همه دستگاه‌ها دسترسی داشته باشید.

*منوهای استاندارد و تودرتو برای ناوبری آسان ایجاد کنید.

7- HelpCrunch

بهترین برای: ادغام ویجت چت زنده، بهینه سازی SEO، جستجوی هوشمند.

HelpCrunch یکی از ابزارهای پیشرو مدیریت دانش مناسب برای مشاغل کوچک و بزرگ است. راه حل مدیریت دانش آن در درجه اول برای خدمات مشتری و کاهش ورودی بلیط طراحی شده است. با یک ویرایشگر بصری قدرتمند برای ایجاد محتوای بدون زحمت همراه است. علاوه بر این، این ابزار به شما امکان می‌دهد محتوای بهینه شده برای موتورهای جستجو بسازید که به راحتی توسط کاربران قابل کشف باشد.

ویژگی‌های کلیدی:

*با استفاده از ویرایشگر WYSIWYG، متن، تصاویر، ویدئوها و جداول را اضافه کنید.

*پیشنهادات هوشمندانه دریافت کنید و آنچه را که نیاز دارید در چند ثانیه پیدا کنید.

*با گزارش‌های روشنگر واکنش‌های منفی را به مشتریان مثبت تبدیل کنید.

*با اجازه دادن به ویرایش ابرداده، محتوای خود را برای موتورهای جستجو بهینه کنید.

*پایگاه دانش خود را با فونت‌ها، رنگ‌ها و تصاویر دلخواه خود سفارشی کنید.

8- میز زوهو(Zoho Desk)

بهترین برای: بلیط داخلی، انجمن های کاربر، جوامع، دستیار مکالمه.

Zoho Desk اساسا یک راه حل میز کمک است که قابلیت‌های سلف سرویس را نیز ارائه می‌دهد. به عنوان یک سیستم مدیریت دانش قابل تنظیم، این ابزار به شما اجازه می‌دهد تا با استفاده از HTML و CSS، هر عنصر مرکز راهنمایی خود را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنید. بهترین بخش این است که Zoho Desk از انجمن‌ها پشتیبانی می‌کند و به مخاطبان شما یک پلت فرم متمرکز برای پرسیدن سوال و به اشتراک‌گذاری ایده‌ها می دهد.

ویژگی‌های کلیدی:

*دسترسی کاربر به مرکز راهنمایی خود را کنترل کنید و از امنیت درجه یک اطمینان حاصل کنید.

*به کاربران این امکان را می دهد که بلیط ها را از داخل پلت فرم مدیریت دانش ارسال کنند.

*از عناوین متا و کلمات کلیدی برای بهینه سازی موتور جستجو استفاده کنید.

*الگوهای جستجوی کاربران و سطوح تعامل را با گزارش‌های داخلی نظارت کنید.

*مقاله‌های مرتبط را به‌طور خودکار پیشنهاد کنید و به نمایندگان کمک کنید تا بلیت‌ها را سریع‌تر حل کنند.

9–راهنمای Zendesk

بهترین برای: سهولت استفاده، تجزیه و تحلیل عمیق، سلف سرویس درون متنی.

Zendesk Guide یک پلت فرم مدیریت دانش با کاربری آسان با قابلیت جستجوی پیشرفته و سفارشی‌سازی قدرتمند است. ایجاد مقالات راهنما با ویرایشگر WYSIWYG که گزینه‌های مختلف ویرایش و استایل را ارائه می‌دهد، ساده است. چندین کاربر می‌توانند برای سرعت بخشیدن به فرآیند و اطمینان از کیفیت محتوای بی‌عیب و نقص در مقالات با یکدیگر همکاری و کار کنند. این ابزار همچنین به شما امکان می‌دهد محتوا را به بیش از 40 زبان محلی‌سازی کنید تا به شما در خدمت به مخاطبان متنوع کمک کند.

ویژگی‌های کلیدی:

*پایگاه دانش را با تم‌های قابل تنظیم کنید.

*توصیه‌های مقاله مبتنی بر هوش مصنوعی را درست در بلیط‌های پشتیبانی دریافت کنید.

*پیشنهادهایی را دریافت کنید که کدام محتوا برای مخاطبان شما بهتر است.

*محتوای قابل استفاده مجدد را در چندین مقاله ایجاد و به‌روز کنید.

به راحتی محتوا را از پلتفرم‌های مختلف وارد کنید و آن را به مقالات مفید تبدیل کنید.

10- OpenKM

بهترین برای: مدیریت سوابق دیجیتال، اتوماسیون وظایف، مدیریت اسناد.

OpenKM ابزار دیگری برای مدیریت دانش است که می‌تواند سوابق دیجیتالی شما را به طور موثر مدیریت کند و کارایی محل کار را افزایش دهد. این یک راه حل منبع باز با ویژگی‌های مدیریت محتوای سازمانی مانند تنظیم گردش کار و خودکارسازی وظایف است. با استفاده از این ابزار می‌توانید اطلاعات را از تمام منابع دیجیتال دریافت کنید و همکاری در پروژه‌های مختلف را تسهیل کنید. با استفاده از API، می‌توانید OpenKM را با ابزارهای مورد علاقه خود ادغام کنید.

ویژگی‌های کلیدی:

*فایل‌ها و اسناد را به پایگاه دانش خود بکشید و رها کنید.

*ایجاد، اختصاص، و مدیریت وظایف با استفاده از مدیر وظیفه.

*برای بررسی، تأیید و اعتبار سنجی محتوا، گردش کار ایجاد کنید.

*دسترسی و بازیابی نسخه‌های قبلی یک سند.

*با مرورگرهای محبوب مانند فایرفاکس و کروم کار می کند.

11- Freshdesk

بهترین برای: ویجت راهنما، انجمن‌های انجمن، ربات‌های پاسخ.

Freshdesk یک ابزار پشتیبانی مشتری پیشرو با عملکرد مدیریت دانش قدرتمند است. اگر تیم بزرگی دارید، می‌توانید از گردش‌های کاری تأیید ابزار برای ایجاد محتوای باکیفیت و عاری از خطا استفاده کنید. این ابزار همچنین ربات‌های پاسخگویی را ارائه می‌کند تا پاسخ‌های فوری را در داخل پایگاه دانش به کاربران ارائه دهد. Freshdesk سفارشی‌سازی بدون کد ارائه می‌دهد و از بیش از 42 زبان پشتیبانی می کند.

ویژگی‌های کلیدی:

*پاسخ‌های نماینده را به مقالات مرکز راهنمایی معنادار تبدیل کنید.

*افزایش دید پایگاه دانش از طریق بهینه سازی موتورهای جستجو.

*اقدامات انبوه برای به روز رسانی تمام مقالات و پوشه‌های خود انجام دهید.

*عملکرد مقاله را بر اساس بازخورد کاربر پیگیری کنید.

*محتوا را در قالب تصویر، ویدئو یا هر قالب دیگری منتشر کنید.

12– تکترا

بهترین برای: مدیریت دانش داخلی، ادغام، تأیید محتوا.

آیا از مکان‌یابی دانش شرکت پراکنده در اسناد خسته شده‌اید؟

تترا می‌تواند مناسب شما باشد. این یکی از بهترین راه حل‌های مدیریت دانش است که امکان واردات آسان محتوا از پلتفرم هایی مانند Google Docs و Dropbox را فراهم می‌کند. ادغام Slack بومی آن همه جابجایی زمینه را حذف می‌کند و به تیم‌ها پاسخ‌های فوری به سؤالات را درست در همان جایی که از آن‌ها پرسیده می‌شود، ارائه می‌دهد.

ویژگی‌های کلیدی:

*دریافت اطلاعات تایید شده و تایید شده توسط کارشناسان موضوع.

*با ویرایشگر ساده تترا به سرعت محتوا ایجاد کنید.

*برای ارزیابی و بهبود عملکرد محتوا، تجزیه و تحلیل ماهانه دقیق دریافت کنید.

*دسته های خصوصی را تنظیم کنید تا پایگاه دانش خود را ایمن نگه دارید.

*برای بهبود سیستم مدیریت دانش خود، محتوای ناشناس و قدیمی را شناسایی کنید.

13– جغد دانش(KnowledgeOwl)

بهترین برای: مدیریت جهانی فایل، جستجوی پیشرفته، بهینه سازی موتور جستجو.

KnowledgeOwl یک نرم افزار محبوب برای مدیریت دانش است که برای راه اندازی آن نیازی به روش‌های پیچیده نیست. این یک ابزار بدون سر و صدا است که به شما کمک می‌کند اسناد محصول و پایگاه‌های دانش داخلی را برای مشتریان و کارمندان ایجاد کنید. با استفاده از این نرم افزار می‌توانید دسته بندی‌ها را بکشید و رها کنید، نماهای سفارشی بسازید و بازخورد کاربران را از طریق نظرات دریافت کنید.

ویژگی‌های کلیدی:

*فرم‌های تماس را اضافه کنید و به کاربران اجازه دهید فورا بازخورد ارسال کنند.

*فایل‌ها را در کتابخانه فایل خود ویرایش کنید و مقالات را فوراً به روز کنید.

*دسته بندی محتوا را با فهرست مطالب قابل تنظیم مدیریت کنید.

*برای آسان‌ترکردن جمع‌آوری اطلاعات، محتوا را با استفاده از برچسب‌ها دسته‌بندی کنید.

*یک کپی از پایگاه دانش خود برای آزمایش یا تغییر نام تجاری ایجاد کنید.

14– هسته(Nuclino)

بهترین برای: همکاری در زمان واقعی، فضای کاری یکپارچه، تجسم کار.

Nuclino یک ابزار مدرن و در عین حال ساده است که تمام اسناد شرکت شما را در فضایی یکپارچه قرار می‌دهد و به تیم ها اجازه می‌دهد تا روی پروژه ها با هم کار کنند. با یک ویرایشگر نشانه گذاری، می‌توانید متن، تصاویر و ویدیوها را به مقالات خود اضافه کنید. این ابزار امکان همکاری تیمی را از طریق نظرات و پیشنهادات داخلی فراهم می‌کند. چیزی که واقعاً در مورد Nuclino جذاب است این است که به شما امکان می‌دهد کار را با کمک لیست‌ها، جداول و نماهای نمودار تجسم کنید.

ویژگی‌های کلیدی:

*ذخیره و همگام سازی خودکار تغییرات در دستگاه‌ها.

*لغو تغییرات و بازیابی نسخه‌های قبلی مقاله.

*با کشیدن و رها کردن ویرایشگر به راحتی محتوا را بنویسید و ویرایش کنید.

*با تنظیم نقش‌ها و مجوزها، کنترل کنید چه کسی می‌تواند ویرایش کند و بخواند.

*صادرات محتوا در فرمت های PDF و Word

15– ServiceNow Knowledge Management

بهترین برای: مدیریت ترجمه، مدیریت خدمات مشتری، مدیریت خدمات فناوری اطلاعات.

راه‌حل مدیریت دانش ServiceNow برای کمک به مشتریان و کارمندان خود طراحی شده است. با MS Word ادغام می‌شود تا تجربه نوشتن بی‌عیب و نقصی را به شما ارائه دهد و همچنین بینش مفیدی در مورد شکاف‌های دانش موجود ارائه می‌دهد. این ابزار با یک سیستم جستجوی مبتنی بر هوش مصنوعی ارائه می‌شود که نتایج شخصی‌سازی شده را ارائه می‌کند و تجربه جمع‌آوری اطلاعات یکپارچه را به کاربران می‌دهد

ویژگی‌های کلیدی:

*برای تنظیم دقیق پایگاه دانش خود، بینش غنی در مورد بازخورد و شکاف‌های کاربر دریافت کنید.

*یک جامعه آنلاین بسازید که در آن مشتریان و کارمندان بتوانند با همتایان خود در ارتباط باشند.

*مقالات را به تیم‌های خاص اختصاص دهید تا از کیفیت عالی اطمینان حاصل کنید.

*بلوک‌های محتوای قابل استفاده مجدد ایجاد کنید و افزونگی‌ها را کاهش دهید.

*تجربه جستجوی بدون وقفه و سریع را به کاربران ارائه دهید.

از بهترین نرم افزار مدیریت دانش برای تقویت همکاری، نوآوری و رشد استفاده کنید.

مدیریت دانش یک تمایز رقابتی کلیدی است که می‌تواند شما را از منحنی جلوتر نگه دارد.

با هزاران داده‌ای که هر روز تولید می‌شود، شما به یک سیستم اختصاصی برای مدیریت این اطلاعات و دسترسی آسان به آن نیاز دارید. هنگامی که دانش به خوبی مدیریت می‌شود، می‌تواند ثابت کند که دارایی ارزشمندی است که نوآوری را هدایت می‌کند، کارایی را بهبود می‌بخشد و به شما در ایجاد نمودار رشد مثبت کمک می‌کند.

بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش که در بالا ذکر شد با دقت انتخاب شده‌اند و قطعا به شما کمک می‌کنند تا از دانش کسب و کار خود نهایت استفاده را ببرید. ویژگی‌ها و قیمت آن‌ها را مقایسه کنید و نسخه آزمایشی آن‌ها را انتخاب کنید تا میزان عملکرد آن‌ها را بررسی کنید.

مدیریت دانش چابک

زمان و نتایج در کسب وکار جدایی ناپذیر هستند. توسعه و یکپارچه‌سازی یک استراتژی معنادار مدیریت دانش و قابلیت انتقال دانش پایدار , حتی در نوآورترین و پیشروترین سازمان‌ها , با چالش‌های زیادی مواجه است. پیچیدگی و سرعت عملیاتی محیط کسب وکار امروزی نیازمند یک رویکرد جدید و چابک‌تر برای تغییر رفتار کارکنان دانشی و توانمندسازی سطوح بالاتر ازعملکرد فردی و سازمانی از طریق دانش و هم‌کاری کارکنان دانشی به احتمال زیاد زمان و انرژی ارزشمند خود را بر روی کسب دانش و فعالیت‌های به اشتراک گذاری دانش که یک سود فوری و قابل اندازه‌گیری برای آن‌ها فراهم می‌کند , سرمایه گذاری می‌کنند .به عبارت دیگر , از دیدگاه کارگر , اگر وقتم را صرف این کار کنم , چگونه می‌توانم عملکرد بهتری داشته باشم ؟

چه سودی از انجام کارهای متفاوت به دست می آورم ؟

در این مطلب با ما همراه باشید تا بهتر بریتان روشن شود که داستان ز چه قرار است . از دیدگاه رهبری , سرمایه گذاری در مدیریت دانش باید مستقیما به سود کسب وکار سازمان باشد .چابکی در مدیریت دانش , در این زمینه, نه تنها به سرعت در پرداختن به چالش‌های کسب وکار و عملکرد عملیاتی اشاره دارد , بلکه به توسعه و پیاده‌سازی یک استراتژی مناسب برای هدف مدیریت دانش و شیوه‌های توانمندسازی برای پرداختن به این چالش‌ها نیز اشاره دارد .

نتایج رفتار را تغییر می‌دهند

ما از روی تجربه می‌دانیم که شما نمی‌توانید شیوه‌های مدیریت دانش را به مردم تحمیل کنید تا آن‌ها دانش و تجربه خود را به اشتراک بگذارند و یا آن‌ها را وادار کنید که مدیریت دانش را به عنوان یک سرمایه گذاری ارزشمند در زمان خود بپذیرند.هم کارگران تازه‌کار و هم کارگران بالغ، نسل هزاره و نسل جوان، به دلایل مختلف، باید تجربه کنند که چگونه متفاوت کار کردن با تغییر رفتار به اشتراک‌گذاری دانش می‌تواند کار آن‌ها را آسان‌تر کند و ۲ عملکرد بالاتری را برای خود ارائه دهند که بر عملکرد، شناخت و توسعه شغلی آن‌ها تاثیر می‌گذارد.

تغییر رفتار حتی در آینده نگرترین سازمان‌ها نیز دشوار است. از طریق یک رویکرد چابک به مدیریت دانش، مردم نه تنها منافع و وعده مدیریت دانش را در زمان واقعی درک می‌کنند، بلکه شیوه عمل و کار خود را به عنوان بخشی از تجربه تغییر می‌دهند.

مدیریت دانش چابک

چابکی در زمینه مدیریت دانش به معنای اجرای سریع و نتایج، انطباق با فرهنگ، زمینه و محیط کسب‌وکار، و تمرکز بر تغییر ذهنیت‌ها و رفتارهای به اشتراک گذاری دانش است. در رویکرد چابک ما به مدیریت دانش، استراتژی کسب‌وکار و الزامات عملیاتی به طور مداوم و مکرر تلاش‌های مدیریت دانش را برای استقرار سریع‌تر قابلیت‌های دانش با نتایج معنی دار اطلاع رسانی و تکامل می‌دهند. چه توسعه و سپس کاشت مفاهیم جدید، استراتژی‌ها، و اجرای شیوه‌ها، یا تمرکز بر استراتژی‌های  KM  موجود برای تجدید یا احیای آن‌ها، عملکرد بهبود یافته و قدردانی از KM به عنوان بخشی از روش انجام کار یکپارچه می‌شود.

چابکی در به اشتراک گذاری و انتقال دانش به عنوان یک نتیجه تکراری از کاربرد روش‌های اثبات شده مدیریت دانش در و به عنوان بخشی از محیط کار ظاهر می‌شود. در رویکرد KMAgile برای ارزیابی، طراحی و توسعه یک استراتژی KM انعطاف پذیر در پس زمینه انجام می‌شود در حالی که تکنیک‌های KM اثبات شده برای چالش‌های کسب وکار موجود از طریق پروژه‌های آزمایشی کوتاه و سریع برد به کار می‌روند. سپس نتایج و آموخته‌های کلیدی از پایلوت‌های KM به سرعت و به‌طور مکرر با شیوه‌های KM اثبات‌شده ترکیب می‌شوند تا یک استراتژی مدیریت دانش «مناسب برای هدف» و نقشه راه برای هدایت اجرای مداوم ایجاد شود. تنها در عرض ۱۲ هفته، افراد، تیم‌ها و رهبران شرکت کننده در این تلاش فرصت‌های جدیدی را کشف می‌کنند، طرز فکر خود را تغییر می‌دهند و به طور مستقیم تاثیر تجاری قابلیت‌های جدید را برای به اشتراک گذاری و انتقال دانش خود تجربه می‌کنند.

تفاوت‌های بین توسعه استراتژی مدیریت دانش سنتی و مدیریت دانش در رویکرد سنتی و بهترین حالت برای مدیریت دانش، رهبری ارشد به شدت از توسعه رسمی استراتژی مدیریت دانش و تکنولوژی‌های توانمندسازی مناسب حمایت و سرمایه گذاری می‌کند. در این موارد، که معمولا ۶ ماه یا بیشتر طول می‌کشد، خروجی‌های کلیدی به شکل جامع، نقشه راه‌های اجرایی و برنامه‌هایی برای پی‌گیری پروژه‌ها یا برنامه‌های KM هستند. در حالی که حمایت و تعهد به مدیریت دانش از سوی رهبری ارشد ضروری است، کافی نیست اگر تلاش فوری بر ارائه نتایج سریع، معنادار و قابل مدیریت مرتبط با نتایج کسب وکار قابل اندازه گیری متمرکز نشود. بدون این ارتباط مستقیم و قابل مشاهده بین مدیریت دانش و نتایج کسب وکار، رهبران و کارگران به سرعت علاقه خود را از دست می ‌دهند و مزایای جذب، تطبیق، انتقال، و استفاده مجدد از دانش را تجربه نمی‌کنند.در عوض، کار و فرآیند طبق روال معمول باقی می‌ماند. چابکی مدیریت دانش (KM)براساس عناصر زیر و اولویت‌های مبادله است:

1-افراد و فعالیت‌ها بر روی فرایندها و ابزارهای سطح بالا؛

2-انجام و یادگیری استراتژی در خلا

3-هم‌کاری در مشاوره سنتی

4-واکنش نشان دادن و سازگار شدن با تغییر در پیروی از یک برنامه کامل.

این رویکرد KM چابک یک قابلیت عملیاتی اساسی را برای KM ایجاد می‌کند که در سه “sprint” یا چرخه کار انجام می‌شود.

در 1sprint، ذینفعان کلیدی و تیم‌های کاری محوری درگیر ایجاد امکانات جدید در مورد چگونگی تاثیر مدیریت دانش بر عملکرد فردی، تیمی و سازمانی خود و کسب تعهد به آن هستند.

در 2sprint ، تیم‌های کاری در روش‌های ساده و اثبات شده مدیریت دانش آموزش می‌بینند که برای تعداد انگشت شماری از فرصت‌های برد سریع در عملیات کاری خاص به کار می‌روند.

در 3sprint ، Retrospects  یادگیری‌ها و توصیه‌های کلیدی از پیروزی‌های سریع برنامه‌ریزی شده و ارائه شده در اسپرینت‌های قبلی را تولید و ثبت می‌کند.

به موازات سه اسپرینت، استراتژی در پس‌زمینه در حال بررسی و ارزیابی محیط مدیریت دانش فعلی و آینده (KME) مشتریان است. این شامل ارزیابی استراتژی، چارچوب، شیوه‌ها و پروژه‌های اجرایی مدیریت مدیریت قبلی و در حال انجام است، در صورت وجود و معمولاً انجام می‌دهند، حتی اگر به‌طور رسمی به‌عنوان توانمندساز KM شناسایی نشده باشند. اسپرینت یک چرخه کاری منظم و قابل تکرار برای یک دوره زمانی مشخص است که در طی آن کار خاصی تکمیل شده و برای بررسی آماده شده است.