روش اجرایی مدیریت فرایندها شامل تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی مستمر در حیطه مدیریت فرایند کسب و کار است که به بهبود عملکرد و افزایش بهره‌وری سازمان کمک میکند.
گام‌های کوچک برای بهبود بزرگ: نقش مدیریت فرایندها در چالش‌های امروز
استیون کاوی، نویسنده و متخصص مدیریت، جمله‌ی معروفی دارد: “هرج‌ومرج نتیجه‌ی مدیریت ضعیف است، نه اتفاقات غیرمنتظره.” اگر گمان می‌کنید موفقیت در کسب‌وکار تصادفی و شانسی اتفاق می‌افتد، این مقاله نظر شما را تغییر خواهد داد.
اینجا قرار نیست حرف‌های انگیزشی بی‌پایه بشنوید. زندگی، مسئله‌اش فقط انگیزه یا قلب مهربان شما نیست. اگر فکر می‌کنید با داشتن این دو، در کسب‌وکار خود موفق می‌شوید، وقت آن رسیده که با واقعیت روبه‌رو شوید. شما باید مدیریت بدانید و رهبر خوبی باشید. بخشی از این مسیر، آشنایی با روش اجرایی مدیریت فرایندهاست. همان‌طور که پیتر دراکر، پدر علم مدیریت مدرن، میگوید: “مدیریت یعنی انجام درست کارها؛ اما رهبری یعنی انجام کارهای درست.”
در این مقاله، قصد دارم شما را با مفهوم روش اجرایی مدیریت فرایندها در یک کسب‌وکار موفق آشنا کنم. نگران نباشید، این یک مقاله‌ی خشک و پر از اصطلاحات پیچیده‌ی مدیریتی نیست. می‌خواهم درباره‌ی یک عامل مهم و تأثیرگذار صحبت کنم که جای خالی آن در بسیاری از کسب‌وکارها و سازمانها احساس می‌شود.
واقعیت این است که در این گوشه از جهان، قوانین و اصول کسب‌وکار با بسیاری از نقاط دیگر دنیا، حتی قطب جنوب و سیبری، تفاوت دارد! ما در میان میدان نبرد زندگی می‌کنیم، جایی که برای زنده ماندن و موفقیت در کسب‌وکار، باید به‌جای تکیه بر شانس، مدیریت را به شیوه‌ای عملی و اثربخش بیاموزیم.
باید قبل از شروع با مفهوم مدیریت فرایندها آشنا شوید ….
مدیریت فرایندهاچیست؟
برای نوشتن تعریفی ساده حدود یک ساعت است که دارم مقاله های معتبر در این زمینه را میخوانم و گری مور گوش می دهم بلکه ذهنم را سروسامان دهم و برای شما بنویسم.
مايكل همر (MICHAEL HAMMER) یکی از بزرگترین نظریه پردازان در مدیریت تعریف جالبی درباره ی مدیریت فرایندها و روش اجرایی مدیریت فرایندها در کسب و کارها دارد:
توجه به فرآيندها (منظور کارهای ساده ای است که هر روز در هر کسب و کاری انجام می شود.برخورد با ارباب رجوع یا ثبت سفارش یا قسمت حسابداری یا انبار داری و…)در سازمان، خود انقلابي است كه بنيان شركت را در جهت دستيابي به بهبودهاي چشمگير دگرگون مي سازد و از يك سازمان وظيفه گرا و سنگين و متوجه به درون، سازماني فرآيندگـرا و انعطاف پذيــــر و ارزش آفرين براي مشتري تبديل مي كند.
در اين حالت نقش كاركنان سازمانها نيز تاثيرگذار مي شود و توجه آنها از رئيس به مشتري بر مــي گردد و باور خودمديريتي در نهاد نيروي انساني ريشه مي دواند. به باور همر، شرايط امروز كسب و كار به گونه اي است كه مصرف كننده نسبت به توليدكننده حاكم است و مشتري درصدد دستيابي به ارزشهاي موردنظر خود از راه فرآيندهاي يك سازمان است نه چيزي ديگر.
یعنی وقتی تمام این فرایندها را با نظم و دقت به حالت اجرا درآوردید کارمند شما وقت کمتری را تلف میکند و توجه خود را فقط معطوف به مشتری می کند.چون به قول ژاپنی ها مشتری خداست.
مایکل همر نام این نظریه را مهندسی مجدد می نامد و آن را یک کار هنری تلقی میکند و واقعا هم مدیریت یک هنر است.
توصیه میکنم حتما نقش یک مدیر در موفقیت یک کسب و کار را دراین مقاله بخوانید در سایت..
ودر انتها:
مدیریت فرایندها یعنی مشخص کردن، بهبود دادن و کنترل کردن روش‌هایی که کارها در یک کسب‌وکار انجام می‌شوند. وقتی همه میدانند چه کاری، در چه زمانی و توسط چه کسی انجام شود.
خب حالا که با مفهوم کلی فرایندها در یک کسب و کار آشنا شدید باید بدانید چطور این فرایندها را مدیریت کنید و نظمی منطقی و با ثبات میان آنها برقرار کنید .سازمانی را در نظر بگیرید که. هیچ‌کس دقیقاً نمی‌داند چه کاری باید انجام دهد وظایف به طور مشخص وجود ندارد هرج و مرج بیداد میکند و… “اشتباهات یکی پس از دیگری رخ می‌دهند، اما هیچ‌کس مسئولیت آنها را قبول نمی‌کند”کارمندان فقط در پی راضی کردن مدیرشان هستند و مشتری و وقت کمترین اهمیت را دارد.
هیچ چیز آزاردهنده تر از کار کردن در همچین محیطی نیست. یک مدیر کارآمد – و به قول سهراب سپهری، اگر ‘سر سوزنی ذوق و نبوغی’ هم داشته باشد در این مواقع سعی میکند به فرایند های کسب و کارش سروسامانی بدهد با روش اجرایی مدیریت فرایندها……
داستان مک دونالد :
شاید برایتان جالب باشد که شرکت معروف مک دونالد با آن همبرگرهای معروفش چگونه با مدیریت فرایندها تبدیل به یک برند جهانی شد.
ریچارد و موریس مک‌دونالد به انگلیسی: Richard and Maurice McDonald ) برادران مک‌دونالد بودند که در دهه ی 1940 نخستین شعبه های مک دونالد را تاسیس کردند.
آنها متوجه شدند برای اینکه بتوانند کیفیت غذا را در تمام شعبه های خود یکسان نگه دارند نیاز به مدیریت دقیق و استاندارد فرایندها دارند.بنابراین سیستمی را طراحی کردند به نام “Speedee Service System” طبق این سیستم:
✅ همبرگرها باید دقیقاً در مدت مشخصی پخته شوند.
✅ سس و مواد اولیه باید با مقدار دقیق مشخصی استفاده شوند.
✅ زمان سرو هر سفارش باید کمترین حد ممکن باشد.
آنها با این کار مدیریت فرایند ها را به سطحی از نبوغ و خلاقیت و کارایی تبدیل کردند و هزاران شعبه در سراسر جهان تاسیس کردند بدون اینکه مزه غذا حتی در دو شعبه با هم متفاوت باشد.
روش اجرایی مدیریت فرایندها: از تئوری تا عمل
اکنون که فرایندهای یک سازمان و یا کسب و کار را می دانید بیایید ببینم چطور می شود مدیریت و نظم دادن به آنها را به صورت عملی اجرا کرد .همه شما می دانید که کسب و کارتان نیازمند یک نظم و قانون با ثبات و کارامد است فقط نمی دانید از کجا شروع کنید…شما باید کارها و فرایند های سازمانتان را استاندارد و کارآمد کنید و میزان خطا واشتباه را کاهش دهید….
همان‌طور که مایکل همر، نظریه‌پرداز مدیریت فرایندها، میگوید:
“تنها راه واقعی برای پیشرفت، بازنگری اساسی در نحوه انجام کارهاست.
میپرسید چطور؟ صبر کنید هنوز این مقاله تمام نشده است….
روش اجرایی مدیریت فرآیندها معمولا شامل موارد زیر است:
مراحل کلیدی شامل:
تحلیل و مستندسازی فرایندها
ادواردز دمینگ، پدر بهبود کیفیت، می گوید: اگر نمی‌توانید چیزی را اندازه بگیرید، نمی‌توانید آن را مدیریت کنید.
پس اولین گام شناخت دقیق فرایندها و جمع آوری اطلاعات و داده ها و تحلیل آنهاست.
مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرایندها
آیا فرایندی زمانبر است آیا اتلاف منابع است ؟ آیا مهم و با فایده است؟ بعد از شناخت فرایندها، باید ببینیم کجاها ناکارآمدی وجود دارد.
این کار به شما کمک خواهد کرد فرآیندهایی را حذف کنید،تغییر دهید یا اضافه کنید و عملکرد را بهبود ببخشید..
داستان تویوتا
یکی از معروف ترین شرکت های جهان که با این روش توانسته کیفیت و کارایی خود را متحول کند شرکت تویوتاست .
یک شرکت معروف ژاپنی در زمینه ساخت ماشین.ماشین هایی که مردم جهان درباره ی آن می گویند تویوتا مرگ ندارد.
تویوتا در جریان ساخت ماشین هایش متوجه شده بود هزینه های اضافی زیادی در حال اتلاف شدن است .بنابراین بعد از بررسی فرایندهایش یک مدل بهینه به نام تولید ناب اختراع کرد که بر مبنای حذف اتلاف‌ها، بهینه‌سازی جریان کار و کاهش زمان تولید. یعنی قطعات را وقتی تولید میکنند که واقعا به آن نیاز باشد.
روشی که هزینه ها را به طرز چشم گیری کاهش داده است.
اتوماسیون فرایندها
امروزه بسیاری از کارهای دستی و زمانبر را می‌توان با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPMS) خودکار کرد. مثلاً، یک شرکت می‌تواند فرایند تأیید فاکتورها یا پاسخگویی به مشتریان را دیجیتالی کند تا سریع‌تر و بدون خطا انجام شود.
نظارت مستمر
مدیریت فرایندها یک کار یک‌بار‌مصرف نیست. باید مرتباً بررسی کنیم که آیا تغییرات اعمال‌شده مؤثر بوده‌اند یا نه. استمرار در پایش و نظارت مهم است.
آموزش نیروی کار
بهترین مدیران با بهترین روش اجرایی مدیریت فرایندهای کسب و کار شکست خواهند خورد اگر کارکنان یک مجموعه آموزش های لازم را ندیده باشند.
این فرایند نیاز به آموزش داد وقت بگذارید و نیروی کار خود را آموزش دهید تا بهره وری و کارایی را با چشم ببینید.یک تیم ماندگار و آموزش دیده سرمایه شما محسوب می شود .
این جمله را از ریچارد برانسون، بنیان‌گذار ویرجین گروپ یک شرکت چند ملیتی بسیار معروف در زمینه حمل و نقل دریایی و ریلی به یاد داشته باشید :
کارکنان خود را آن‌قدر خوب آموزش دهید که بتوانند شرکت را ترک کنند، اما آن‌قدر خوب با آنها رفتار کنید که نخواهند این کار را انجام دهند.
چرا روش اجرایی مدیریت فرایندها در کسب‌وکارهای امروزی اهمیت دارد؟
روش‌های پیاده‌سازی مدیریت فرآیند برای کسب‌وکارها حیاتی هستند،کارایی افزایش می‌یابد، هزینه‌ها کاهش می‌یابند، کیفیت بهبود پیدا میکند، رضایت مشتری بهتر می‌شود و توانایی انطباق با شرایط متغیر بازار از طریق شناسایی و رفع گلوگاه‌ها در فرآیندهای موجود، در نهایت عملکرد و رقابت‌پذیری کلی سازمان تقویت می‌شود.همان طور که پیتر دراکر – پدر مدیریت مدرن میگوید:
یک کسب‌وکار، چیزی جز مجموعه‌ای از فرایندها نیست. آنها را به‌درستی مدیریت کن، و کسب‌وکار تو رشد خواهد کرد.”
دلایل کلیدی اهمیت روش‌های اجرایی مدیریت فرآیند:
بهبود کارایی:
با ساده‌سازی جریان‌های کاری و حذف اضافه‌کاری‌ها، مدیریت فرآیند به کسب‌وکارها کمک میکند تا وظایف را سریع‌تر و با زمان و منابع هدررفته‌ی کمتری انجام دهند.
کاهش هزینه:
شناسایی و حذف ناکارآمدی‌ها در فرآیندها می‌تواند به طور قابل توجهی هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهد.
ارتقای کیفیت:
فرآیندهای به خوبی تعریف شده، ثبات و استانداردهای کیفیت را در تمام عملیات تضمین میکنند که منجر به خطاهای کمتر و بهبود کیفیت محصول/خدمات می‌شود.
رضایت مشتری:
فرآیندهای ساده‌شده می‌توانند منجر به زمان پاسخگویی سریع‌تر، بهبود خدمات مشتری و تجربه مثبت‌تر مشتری شوند.
تفاوت کسب‌وکارهایی که فرایند دارند با آن‌هایی که ندارند….
مایکل گربر – نویسنده‌ی کتاب افسانه‌ی کارآفرینی
شرکت‌های موفق روی سیستم‌ها و فرایندها تمرکز میکنند، نه فقط بر افراد. اگر سیستم درستی داشته باشید، افراد درست را جذب خواهید کرد.”
سازمان ها و کسب و کارهایی که مدیریت فرایند و روش های اجرایی این مدیریت ها را ندارند
- کاملا وابسته به یک شخص هستند وافراد کلیدی هستند و اگر آن شخص مجموعه و کسب و کار شما را ترک کند شما با بحران روبه رو خواهید شد.
- تمام کارها با سلیقه یک فرد انجام می شود و اصولی وجود ندارد.
- کارکنان و مدیران دائم در حال حل بحران ها هستند و هیچ الگو و دستورالعمل مشخصی وجود ندارد.
مشتریان و ارباب رجوع در این سازمان ها مدام با تجربه های متفاوتی روبه رو می شوند یک روز خدمات عالی و بی نقص دریافت میکندد و روز دیگر خدمات سراسر اشکال و ایراد.
سازمان ها و کسب و کارهایی که اصول اجرایی مدیریت فرایندها به خوبی در آنها اجرا می شود:
- اصول و فرایند مشخصی وجود دارد پس فرقی نمی کند چه کسی آنها را انجام دهد.
- کارکنان آموزش دیده اند طبق اصول کار کنند نه طبق نظر شخصی مدیران.
- مدیران و کارکنان به جایی درگیری با جزییات بی اهمیت تمام توان و دانش خود را صرف توسعه کسب و کار و سازمان خود میکنند.
- و درآخر قطعا شما به عنوان مشتری تجربه ای خوشایند و دریافت خدماتی مطلوب خواهید داشت.
به شما توصیه میکنم روی مدیریت فرایند ها و روش های اجرایی ان سرمایه گذاری کنید .هر روز در حال آموزش باشید و متوقف نشوید ..یک سیستم یک پارچه و فرایند های منظم ایجاد کنید و حرمت کارکنان و مشتریان خود را به عنوان بزرگترین سرمایه های خود حفظ کنید.
باید جناب جف بزوس را بشناسید .موسس شرکت آمازون او معتقد است:
“تمام کسب‌وکارهای موفق زمان می‌برند. نباید انتظار داشته باشید که در عرض چند ماه یا حتی چند سال به اوج برسید. پشتکار و تمرکز بر مشتری، کلید موفقیت طولانی‌مدت است.
علاوه بر گفته های آقای بزوس .مدیریت فرایندها و روش های اجرایی آن را فراموش نکنید.
سخن پایانی…
سخن پایانی…
به نظر من مدیریت فرایندها و روش‌های اجرایی آن می‌تواند سکویی به سوی موفقیت و پیشرفت باشد.همان‌طور که پیتر دراکر میگوید: “مدیریت فرایندها نه‌تنها راهی برای بهبود عملکرد، بلکه مسیری برای ایجاد تغییرات پایدار و ساختن سازمانی موفق است.”
یادتان باشد شرکت‌های موفق روی سیستم و مدیریت فرایندها و روش‌های اجرایی آن تمرکز میکنند، نه برافراد. مثل شرکت آمازون که با سیستم‌هایی مثل پیش‌بینی تقاضا با هوش مصنوعی و بسته‌بندی رباتیک توانسته کارش را توسعه دهد. الان که دارم با شما حرف می‌زنم، آمازون بزرگترین فروشگاه اینترنتی جهان است.
اگر به شرکت‌های بزرگ دنیا نگاه کنید، متوجه می‌شوید که آنها همیشه در حال بهبود فرایندهایشان هستند. نوآوری، انعطاف‌پذیری و یادگیری مستمر، از ویژگی‌های اصلی سازمان‌هایی است که در مسیر موفقیت پایدار قدم برمی‌دارند. مهم نیست کسب‌وکار شما چقدر کوچک یا بزرگ باشد؛ اگر فرایندها را به‌درستی مدیریت کنید،
امیدوارم مقاله‌ام شما را خسته نکرده باشد. فقط در هر کسب‌وکاری که هستید بزرگ یا کوچک و یا می‌خواهید شروع کنید، از شکست‌ها نترسید و ادامه دهید. موفقیت همیشه سهم کسانی است که پشتکار دارند و از هر چالش، فرصتی برای یادگیری می‌سازند.
واین جمله از نلسون ماندلا رهبر آزادی خواه آفریقایی را به یاد داشته باشیدکه می گوید:
من هیچ‌وقت نمی‌بازم؛ یا می‌برم یا یاد می‌گیرم.
تفاوت کسب و کارهایی که مدیریت فرایند دارند و ندارند:
| ویژگی | شرکت‌های با فرایند مشخص | شرکت‌های بدون فرایند مشخص |
| وجود فرایندهای استاندارد | فرایندهای مشخص و استاندارد برای انجام کارها وجود دارد. | فرایندها مشخص نیستند و کارها به‌طور غیررسمی انجام می‌شوند. |
| میزان وابستگی به افراد خاص | وابستگی به افراد کاهش می‌یابد، زیرا فرایندها قابل تکرار هستند. | کاملاً وابسته به افراد خاص است و نبود آنها ممکن است بحران ایجاد کند. |
| سازگاری و ثبات کیفیت | کیفیت خدمات/محصولات در همه نقاط یکسان است. | خدمات و محصولات با کیفیت متغیر ارائه می‌شوند. |
| حس مسئولیت | افراد مسئولیت‌های خود را طبق فرایندهای مشخص انجام می‌دهند. | مسئولیت‌ها مبهم است و هر کسی مسئولیت اشتباهات را قبول نمی‌کند. |
| سطح مدیریت و نظارت | مدیران بر اساس سیستم‌ها و فرایندهای تعریف‌شده مدیریت میکنند. | مدیران دائم در حال حل بحران‌ها و مشکلات بی‌پایان هستند. |
| تجربه مشتری | تجربه مشتری همیشگی و با کیفیت است. | تجربه مشتری متغیر است و ممکن است روزهای مختلف متفاوت باشد. |
| کارایی و بهره‌وری | کارها سریع‌تر، با منابع کمتر و کارایی بیشتر انجام می‌شود. | فرآیندها زمانبر و ناکارآمد هستند. |
| آموزش نیروی کار | نیروی کار به‌طور منظم آموزش می‌بینند تا طبق فرایندها عمل کنند. | آموزش مشخصی برای کارکنان وجود ندارد. |
روش اجرای مدیریت فرآیندها معمولا شامل موارد زیر است:
سوالات متداول:
مدیریت فرایندها در کسب‌وکار چیست و چرا برای موفقیت اهمیت دارد؟
مدیریت فرایندها به معنای شناسایی، بهینه‌سازی و کنترل روش‌های انجام کارهاست که به بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها و افزایش کیفیت کمک میکند.
چه مراحل اصلی برای اجرای مدیریت فرایندها در یک سازمان وجود دارد؟
مراحل اصلی شامل تحلیل و مستندسازی فرایندها، مدل‌سازی و بهینه‌سازی آنها، اتوماسیون و نظارت مستمر است.
چگونه مدیریت فرایندها می‌تواند به کاهش هزینه‌ها و بهبود کیفیت در یک سازمان کمک کند؟
با شناسایی و حذف ناکارآمدی‌ها، بهینه‌سازی فرآیندها و افزایش کارایی، هزینه‌ها کاهش یافته و کیفیت خدمات بهبود می‌یابد.
تفاوت میان کسب‌وکارهایی که مدیریت فرایندها را به‌درستی اجرا میکنند و آن‌هایی که ندارند چیست؟
کسب‌وکارهایی که مدیریت فرایند دارند، سیستم‌های منظم، استاندارد و کارآمد دارند، در حالی که کسب‌وکارهایی که ندارند، به افراد خاص وابسته‌اند و کیفیت خدمات متغیر است.
چرا روش اجرایی مدیریت فرایندها در کسب‌وکارهای امروزی اهمیت دارد؟
این روش‌ها به افزایش کارایی، کاهش هزینه‌ها، بهبود کیفیت و ارتقای تجربه مشتری کمک میکنند و در نهایت رقابت‌پذیری سازمان را تقویت میکنند
