متد بلوغ فرآیند در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرآیندهای کسب و کار در هر سازمان میتواند متد بلوغ فرآیند را در نظر داشته باشد که اندازه گیری کند سازمان تا چه اندازه فرآیندهای خود را تعریف و کنترل می کند .  یک شرکت با سطح بالایی از بلوغ فرآیند، فرآیندهای خود را به روشی واضح، استاندارد و جامع مستند می کند و به کارکنان اجازه می دهد تا آنها را به طور دقیق و پیوسته درک کرده و دنبال کنند.  همچنین فرهنگ بهبود مستمر  ترویج می کند که برای بقای بلندمدت یک کسب و کار اهمیت فزاینده ای دارد.

بلوغ فرآیند برای ارزیابی «سلامت» کسب‌وکار، به‌ویژه توانایی آن در مدیریت فعالیت‌هایی که برای شرکت ارزش ایجاد می‌کنند، حیاتی است.  فرآیندهای خوب طراحی شده همچنین مسئولیت پذیری و همکاری، افزایش رضایت مشتری، کارایی استفاده از منابع و کیفیت محصول را تشویق می کند.

تعریف بلوغ فرآیندهای کسب و کار | متد بلوغ فرآیند در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

بلوغ فرآیند ، معیاری است که نشان می دهد فرآیندهای یک شرکت چقدر خوب تعریف شده و کنترل شده است.  سطح بالایی از بلوغ فرآیند نشان می‌دهد که یک شرکت به خوبی فرآیندها را مستندسازی می کند، کارکنان فرآیندها را درک می کنند و از آنها پیروی می کنند، و بهبود مستمر فرآیند وجود دارد.

بلوغ فرآیند می تواند به بلوغ یک فرآیند واحد یا تمام فرآیندهای یک بخش یا شرکت اشاره داشته باشد.  در هر صورت، بلوغ فرآیند یک معیار مهم برای سلامت فرآیند کسب و کار است. 

فرآیندهای کسب و کار نحوه سازماندهی و مدیریت فعالیت های ارزش آفرین شرکت ها است.  هنگامی که فرآیندهای یک شرکت به خوبی طراحی شده باشد و کار تیمی و مسئولیت پذیری را تشویق کند، آن شرکت از بلوغ فرآیند بالایی برخوردار است.  این منجر به کیفیت بالاتر محصول، رضایت مشتری، هزینه و کارایی منابع و موارد دیگر می شود.

یک فرآیند زمانی بالغ می شود که ویژگی های زیر را نشان دهد:

• تعریف شده: مراحل فرآیند به وضوح مشخص شده است. ورودی ها به طور مداوم خروجی های یکسانی را تولید می کنند.
• کارآمد: این فرآیند به تلاش معقولی نیاز دارد.  ارتباطات نادرست و تاخیر در فرآیند نادر است. 
• مستند: روند به وضوح جزئیات است. کارمندان می دانند که در کجا می توانند تمام اطلاعات مرتبط را پیدا کنند.
• خودکار: سازمان هر مرحله فرآیندی را که واجد شرایط است، خودکار کرده است. 
• موثر: این فرآیند به طور مداوم نتایج پیش بینی شده را تولید می کند.

یک شرکت زمانی که ویژگی های زیر را نشان می دهد از بلوغ فرآیند بالایی برخوردار است:

• استاندارد شده:  فرآیندها در بین تیم ها سازگار هستند.
• اندازه‌گیری شده:  شرکت بلوغ فرآیند را با استفاده از معیارهای ثابت، مانند KPIها ردیابی می‌کند.
• تجزیه و تحلیل:  شرکت به طور منظم فرآیندها را برای کارایی و اثربخشی ارزیابی می کند. 
• بهبود مستمر:  تیم ها فرآیندها را با رشد شرکت تطبیق می دهند. نتایج همچنان بهبود می یابد.

مدل های بلوغ و ارزیابی در حیطه مدیریت فرآیندهای کسب و کار | متد بلوغ فرآیند در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

 برخی از مدل‌ها برای استفاده عمومی در صنایع مختلف طراحی شده اند، در حالی که برخی دیگر برای زمینه های خاص در نظر گرفته شده اند.
علاوه بر این، روش های ارزیابی در طول و سطح جزئیات بسیار متفاوت است. مدل‌های بلوغ فرآیند زیر برخی از محبوب‌ترین مدل‌ها در میان سازمان‌های مدرن هستند.

۱- چارچوب بلوغ فرآیند (PMF)

مدل PMF یکی از اولین مدل های بلوغ فرآیند است. در سال 1980 به عنوان رویکردی برای مدیریت کیفیت در توسعه نرم افزار ایجاد شد. استفاده اولیه از آن به مدیریت کیفیت جامع (TQM) در طول دهه 1990 تغییر یافت، زمانی که تکنیک‌های مدل‌سازی آماری نشان داد که افزایش کارایی و کاهش تنوع منجر به فرآیندهای بالغ‌تر می‌شود.

۲- مدل بلوغ قابلیت (CMM)

مدل بلوغ قابلیت (CMM)بر اساس مدلPMF است و هم چنین از سال 1980 وجود داشته است . 

CMMچارچوبی برای بهبود فرآیندهای توسعه نرم افزار است که دارای پنج سطح بلوغ است، با تاکید بر افزایش تکرارپذیری آنها.

۳- یکپارچه سازی مدل بلوغ قابلیت (CMMI)

CMMI نیز بر اساس CMM است، اما عملکردهایی غیر از توسعه نرم افزار را ارائه می دهد. این مدل ابتدا در سال 2002 منتشر شد و جدیدترین نسخه آن در سال 2018 منتشر شد. این مدل بلوغ فرآیندی در بین سازمان‌هایی که نیاز به اثبات بلوغ فرآیند خود دارند، مانند جمع‌آوری سرمایه دولتی، محبوب‌ترین است. 

گواهینامه CMMI مستلزم آن است که یک سازمان ارزیابی پیچیده ای را توسط مشاوران مستقل انجام دهد.

دو هدف اصلی CMMI نمایش مرحله ای و بازنمایی مداوم است. نمایش مرحله‌ای تلاش می‌کند تا بلوغ فرآیند را در همه کارکردها و بخش‌ها بهبود بخشد، در حالی که نمایندگی مستمر فرآیندهایی را که برای موفقیت یک شرکت حیاتی هستند، اولویت‌بندی می‌کند.

۴- مدل بلوغ فرآیند کسب و کار (BPMM)

BPMM جایگزینی برای CMM و CMMI برای سازمان هایی است که نیاز به اندازه گیری بلوغ فرآیندهای تجاری خود دارند. به جای پروژه های انفرادی، بر فرآیندهای کل سازمانی تمرکز دارد. 

به ویژه، این مدل بلوغ به دنبال بهبود آمادگی سازمان برای اجرای فناوری جدید است. ارزیابی‌های BPMM ممکن است توسط کارمندان داخلی یا ارزیاب‌های خارجی که در این کار تخصص دارند، انجام شود. این ارزیابی ها بر اساس مصاحبه، خروجی فرآیند و سایر داده های کمی است.

گروه مدیریت اشیا (OMG)، یک سازمان استاندارد فناوری، مالک BPMM است. گواهینامه هایی را در این مدل اختصاصی ارائه می دهد که به شرایط زیادی نیاز دارد . در نتیجه، بیشتر سازمان‌ها ترجیح می‌دهند سفر خود را به سوی بلوغ با مدلی آسان‌تر آغاز کنند.

ارزیابی BPMM شامل چهار نوع زیر است: | متد بلوغ فرآیند در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

1. ارزیابی آغازین: ارزیابی آغازین بررسی مقدماتی انطباق سازمان با اصول BPMM است. 
2. ارزیابی پیشرفت: ارزیابی پیشرفت وضعیت سازمان را در جهت دستیابی به یک سطح بلوغ از پیش تعیین شده، با یک تیم ارزیابی که شامل حداقل یک عضو از یک تامین کننده است، ارزیابی می کند.
3. ارزیابی تامین کننده :ارزیابی تامین کننده مشابه ارزیابی پیشرفت است، با این تفاوت که به طور خاص برای یک تامین کننده است و هیچ فردی از آن سازمان در تیم ارزیابی وجود ندارد. 
4. ارزیابی تاییدی: ارزیابی تاییدی بررسی فرآیندهای کل یک سازمان برای یک سطح بلوغ از پیش تعیین شده است.

۵- مدل بلوغ فرآیند و سازمان (PEMM™)

دکتر مایکل همر از دانشکده بازرگانی هاروارد، PEMM™ را در سال 2006 ایجاد کرد، اگرچه ریشه های آن در کار قبلی او در زمینه مهندسی مجدد فرآیند است. او این مدل را به عنوان یک روش عینی برای آزمایش فرآیندهای تجاری که برای انجام آن نیازی به متخصصان بلوغ فرآیند ندارد، ترویج می‌کند. 

این ویژگی یک مزیت برای سازمان هایی است که می خواهند بلوغ فرآیند خود را ارزیابی کنند که اغلب اعتبار بیشتری برای کارکنان دارد.

دکتر هامر درمقاله‌ای در سال ۲۰۰۷ در هاروارد ، الزامات یک فرآیند تجاری موفق را شرح داد که شامل قابلیت‌های سازمانی و توانمندسازهای فرآیند می‌شود.  قابلیت‌های سازمانی، توانایی شرکت برای حمایت از توانمندسازهای فرآیند، از جمله فرهنگ، تخصص و رهبری را توصیف می کند. 

توانمندسازهای فرآیند عواملی هستند که به موفقیت فرآیندهای فردی کمک می کنند، از جمله طراحی، زیرساخت، معیارها، عملکرد و مالکیت فرآیند.

۶- هفت اصل

مرکز بهروری و کیفیت امریکا مدل هفت أصول مدیریت فرآیند را براساس پرسشنامه خود توسعه داد . اصول هفتگانه APQC به شرح زیر است:

• همسویی استراتژیک:
  اعضای تیم باید چشم انداز استراتژیک شرکت خود را درک کنند و فرآیندهای آن را برای حمایت از آن چشم انداز هماهنگ کنند.
• حکمرانی:
  یک نفر همیشه در قبال هر فرآیندی پاسخگو است و سیستم هایی برای پشتیبانی از آنها وجود دارد.
• مدل‌های‌فرآیند:
  اسناد و منابع برای اطمینان از سازگاری فرآیندها در سراسر سازمان در دسترس هستند.
• مدیریت‌تغییر:
  این شرکت روش هایی مانند ارتباط، تعامل و آموزش برای کمک به تیم ها برای تمرکز بر فرآیندها دارد.
• عملکردوبلوغ:
  اعضای تیم فرآیندها و بلوغ آن ها را در بخش‌ها پیگیری می کنند.
• بهبودفرآیند:
  تیم فرآیندها را در فواصل زمانی منظم بررسی و به روز می کند.
• ابزارهاوفناوری:
  این منابع برای مدیریت فرآیندها و آموزش کارکنان در مورد آن‌ها در دسترس هستند.

۷- شاخص عملکرد فرآیند (PPI)

مشاوران آلن براش و گری راملر PPI را برای استفاده در هر صنعتی ایجاد کردند. این شامل یک پرسشنامه رایگان و آنلاین است که به سازمان ها امتیاز سلامت فرآیند را همراه با نکاتی در مورد پیشرفت به سطح بلوغ فرآیند بعدی ارائه می دهد. 

این ارزیابی سازمان ها را بر اساس آنچه که باید روی آن تمرکز کنند رتبه بندی می کند،  البته با دسته بندی های زیر:

• شروع مدیریت فرآیند
• تکامل مدیریت فرآیند
• تسلط بر مدیریت فرآیند

بلوغ فرآیند در راستای بهره وری سازمان

مدل بلوغ بهبود یک چارچوب پنج مرحله‌ای برای کمک به رهبران و تیم‌ها ارائه می‌کند تا سفر تعالی سازمان خود را تجسم کنند.  این فرآیندی را ترسیم می کند که رهبران می توانند برای دستیابی به فرهنگ مورد هدف خود اجرا کنند.  برای سازمان‌های با عملکرد بالا، این تعالی بی پایان است.

پیتر دراکر می گوید:(ما اکنون این واقعیت را می پذیریم که یادگیری فرآیندی مادام العمر برای حفظ تغییرات است و مهم‌ترین کار این است که به مردم یاد دهیم چگونه یاد بگیرند.)

سازمان‌هایی که امروز عالی تلقی می شوند، اگر روشی برای نگاه کردن به آینده نداشته باشند تا تعریف کنند که تعالی فردایشان چگونه است، ممکن است عقب بمانند.  مدیریت سرعت تغییرات مداوم سازمان‌ها را به بهبود و نوآوری مداوم می طلبد.  برای حفظ تعالی، افراد سازمان باید از خود راضی شدن خودداری کنند.

سازمان‌ها زمانی به برتری دست می‌یابند که رهبران اهداف درست، با مسئولیت‌پذیری مناسب را ایجاد کنند و به طور مداوم افراد را در طی چرخه‌ها توسعه دهند.  مدل بلوغ بهبود به رهبران کمک می کند تا بر ترکیب صحیح فرهنگ و استراتژی برای حفظ برتری تمرکز کنند.

روش های مدیریت فرآیندهای کسب و کار با استفاده از متد بلوغ

بهترین روش برای پیاده سازی مدل بلوغ فرایند کسب و کار عبارتند از :

• یکپارچگی با اتوماسیون اداری
• فراخوانی اطلاعات اتوماسیون از چارت سازمانی
• یکپارچگی کاربران بااستفاده از LDAP  و Active Directory از طریق اتوماسیون های اداری
• طراحی فرایندها مطابق با استاندارد ۲
• اتصال به سامانه‌های مختلف
• تعیین جانشین برای کاربران

اهمیت متد بلوغ در مدیریت فرآِندهای کسب و کار

داشتن بلوغ فرآیند به این معنی است که یک شرکت قادر به چرخش سریع است. بلوغ فرآیند همچنین تضمین می کند که یک شرکت می تواند به تهدیدها و فرصت های جدید پاسخ دهد. این چابکی کلید حفظ و رشد یک تجارت است. 

 Lyke-Ho-Gland  می‌گوید: «من فکر می‌کنم فرآیند مهم‌تر از همیشه است.   «در طول چند سال گذشته، ما شاهد بسیاری از فرآیندهای شکسته شده‌ایم، زیرا کار توسط افراد انجام می‌شود نه افرادی که یک فرآیند خوب را اجرا می‌کنند. اگر روند خوبی داشته باشید، هر کسی می‌تواند وارد عمل شود و مسئولیت را بر عهده بگیرد .   «  

ون لوی موافق است که بلوغ فرآیند برای هر سازمانی ضروری است. او می گوید: «تعالی امروزه مهم است.  از یک طرف، شما جهانی شدن، رقابت پذیری بالاتر و مشتریان خواستار دارید. اما از سوی دیگر، با فناوری‌های نوظهور فرصت‌های بسیاری نیز وجود دارد.   «

معرفی فناوری یا شروع پروژه‌ها در زمانی که سازمان آمادگی لازم را ندارد می تواند منجر به شکست و ناامیدی شود.  کار کردن در مراحل بلوغ باید پایه ای محکم برای تلاش‌های جاه طلبانه تر ایجاد کند.

مزایا و نقاط قوت متد بلوغ فرآیندهای کسب و کار

مزایای افزایش بلوغ فرآیند شامل کاهش هزینه ها، پیش بینی بهبود یافته و خروجی های بهتر است. فرآیندهای درجه یک محصولات و خدمات با کیفیت بالا تولید می کنند.  این‌ها به نوبه خود مشتریان را راضی می کند و منجر به افزایش درآمد می شود.

• افزایش قابلیت اطمینان:  فرآیندهای بالغ طبق برنامه عمل می کنند تا تیم ها بتوانند به طور قابل اعتماد مشخصات مشتری را دنبال کنند. جانستون با تشریح یک فرآیند نابالغ، می گوید: «مگر اینکه فرآیند نرم افزار محور یا فرآیند هجوم ماشینی نداشته باشید، به شدت به افرادی که آنچه می گویند انجام خواهند داد متکی هستید.
• انتظارات واقع بینانه تر:  با شناسایی سطوح توانایی فعلی، تلاش های بلوغ فرآیند به مدیریت اجازه می دهد تا انتظارات واقع بینانه را تعیین کند. جانستون از مثال زیر از درس های اسکیت روی یخ دخترش استفاده می کند: «مربیان  او را مجبور نمی کنند همه پرش های سخت را در روز اول انجام دهد. آن‌ها با اصول اولیه شروع می کنند، می‌سازند، عملکرد را ارزیابی می کنند و سپس او را روی چیزهای پیچیده تر و بیشتر قرار می دهند.  بلوغ فرآیند دقیقاً به همین صورت عمل می کند.
• ارزیابی بهبود یافته:  سطوح بلوغ استاندارد شده به تلاش‌های معیار داخلی و خارجی شما کمک می‌کند.
• مسیر شفاف‌تر به سوی موفقیت:  هر مدل بلوغ فرآیند، مراحل آزموده‌شده‌ای را برای بهبود ارائه می‌کند.
• اتوماسیون آسانتر:  هنگام ارزیابی سطح بلوغ فرآیند خود، باید تمام فرآیندهای فعلی خود را تجزیه کنید. با انجام این کار، می توانید راحت تر ببینید که کدام فرآیندها از اتوماسیون سود می برند. 
• پیش بینی بهبود یافته:  زمانی که فرآیندها اندازه گیری و کنترل می شوند، می توانید نتایج را بهتر کنترل کنید. با بهبود بلوغ فرآیند خود، پیش بینی های دقیق تری ایجاد کنید.
• هدف گذاری موثرتر:  با شناسایی ناکارآمدی ها و اندازه گیری موفقیت‌ها، تیم ها می توانند اهداف واقعی تر و سازنده تری را برای بهبود عملکرد خود تعیین کنند.

چند سوال برای درک بهتر بلوغ فرایند کسب و کار

• مدل بلوغ فرایند کسب و کار چیست؟

مدل بلوغ فرایند کسب و کار یا(BPMM)، روشی است برای ارزیابی، ارتقا و بهبود کیفیت فرایند‌های کسب و کار .  در این روش استاندارد، از ابزارها و روش‌های مختلفی برای شناسایی و بهینه‌سازی فرآیندهای سازمان و در نهایت افزایش بهره‌وری سازمان و بهبود عملکرد آن‌ها استفاده می‌کنند.

• سطح های مدل بلوغ فرایند کسب و کار  چیست؟
  مدل بلوغ فرایند کسب و کار یا توجه به استاندارد ها دارای ۵ سطح است که عبارت‌اند از:
• سطح ۱: فرایندهای آغازین سازمان
• سطح ۲: فرایندهای مدیریت شده در سازمان
• سطح ۳: فرایندهای استاندارد شده سازمانی
• سطح ۴: ارزیابی کمی و کیفی فرایندهای سازمان
• سطح ۵: فرایندهای بهینه سازی شده موجود در سازمان

• بهترین ابزار برای اجرای مدل بلوغ فرایند کسب و کار در سازمان چیست؟

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار  یا BPMS  بهترین ابزار برای اجرای مدل بلوغ فرایند کسب و کار در سازمان است؛  نرم افزارهای مدیریت فرایندردارای اهدافی هستند که عبارتند از ۱-شناسایی۲- طراحی۳-بهینه‌سازی ۴- خودکارسازی فرایندها می‌باشد. مهم‌ترین مزیت نرم‌افزارمدیریت فرایندها ، سرعت آن در ایجاد تغییرات و اصلاحات در فرایندها است.

با تشکر- تیم تولید محتوای گروه مهندسین مشاور رسا