باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرآیندهای کسب و کار، استراتژی‌ای است که با به‌روز رسانی فرآیندهای موجود، امکان گردش کار یک سازمان را افزایش می‌دهد. باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار می‌تواند به سازمان‌ها در حذف ضایعات، افزایش سود و افزایش کارایی کمک کند. درک اینکه بازنگری و اصلاح فرآیندهای داخلی چگونه می‌تواند به‌نظر برسد، می‌تواند به شما کمک کند تغییرات تأثیرگذار را بر روی تیم خود اعمال کنید.

در این مقاله به تعریف باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار، توضیح نحوه اجرای این رویکرد و مقایسه نمونه‌هایی از باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار با بهبود فرآیند کسب و کار می‌پردازیم.

باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار چیست؟

مفاهیم باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار از تئوری‌های مدیریت سرچشمه گرفته و در قرن 18 معرفی شده است. هدف از باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار این است که کسب و کار را در بهترین شرایط قرار دهد. فردریک تیلور می‌گوید در دهه 1880 شرکت‌ها از فرآیند باز مهندسی برای ایجاد کسب و کار در بهترین موقعیت و دستیابی به اهداف شرکت استفاده می‌کنند. باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار نه تنها به معنای تغییر بلکه تغییر ساختاری است. شامل انواع تغییر ساختاری در سازمان، سیستم مدیریت، مسئولیت های کارکنان، سیستم پاداش و فناوری اطلاعات می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها می‌خواهند مدیریت سازمان را تغییر دهند، اما مشخص نکرده‌اند که کدام بخش از کار باید تغییر کند. باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار (BPR) مفهومی مدیریتی است و با تجربه عملی شکل گرفته است. (BPR) نه تنها در داخل سازمان تأثیر می‌گذارد، بلکه بر تأمین‌کننده و مشتری خارجی نیز تأثیر می‌گذارد. (BPR) به افزایش گزارش مالی سازمان و رضایت مشتری و همچنین یافتن راه‌های ایجاد بهره‌وری بالا با مبلغ کوتاه نیز کمک می‌کند. محرک کلیدی (BPR) کاهش هزینه، سرعت بالا و کیفیت است. فناوری اطلاعات فناوری است که برای ذخیره، تعیین و پردازش داده‌هایی که در سازمان‌های خاص برای بررسی داده‌ها و پردازش داده‌ها بکار می‌رود، استفاده می‌شود. فناوری اطلاعات جزء (BPR) است و فرآیند شرکت ها را ارتقا می‌دهد که کمک به رسیدن اهداف شرکت است.

درواقع باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار طراحی مجدد یک فرآیند تجاری برای افزایش خروجی محصول، بهبود کیفیت محصول، افزایش سرعت یا کاهش هزینه‌ها است. باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار شامل حذف جنبه‌های غیر ضروری و ناکارآمد گردش کار یا جنبه‌هایی است که ارزش کمی به آن اضافه می‌کند. یکی دیگر از جنبه‌های فرآیند باز مهندسی، ترکیب وظایف مشابه برای کاهش تعداد مراحل مورد نیاز کارکنان برای تکمیل یک رویه است. جابجایی از یک سیستم داده مبتنی بر کاغذ به یک گزینه ذخیره سازی الکترونیکی نمونه‌ای از بهبود فرآیند کسب و کار است، زیرا این کار، ناکارآمدی را از بین می‌برد و کارها را برای کارکنان آسان‌تر می‌کند.

مزایای باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار

به‌روز رسانی مکرر عملیات تجاری تضمین می‌کند که شرکت در مورد رویه‌ها و فناوری به‌روز می‌ماند. در این‌جا برخی از مزایای باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار آورده شده است:

• کاهش هزینه‌های عملیاتی: می‌توانید با حذف هزینه‌های غیرضروری که ممکن است بخشی از فرآیندهای قدیمی باشد، هزینه های عملیاتی شرکت را کاهش دهید.
• بهبود کیفیت محصولات یا خدمات: تغییر گردش کار شرکت به کارکنان اجازه می‌دهد تا انرژی بیشتری را روی خروجی متمرکز کنند که منجر به کیفیت بالاتر می‌شود.
• افزایش سرعت عملیات تجاری: با ساده‌سازی عملیات، جنبه‌هایی که روند را کند می‌کنند، حذف می‌کنید.
• بهبود خدمات مشتری: سرعت بخشیدن به فرآیند عملیات می‌تواند زمان انتظار مشتری را کاهش دهد.
• افزایش سود: باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار به شما این امکان را می‌دهد که شرکت را مجددا سازماندهی کنید تا کارایی و خروجی در اولویت باقی بماند، که این مسئله می‌تواند منجر به سود بیشتر شود.
• مشخص شدن هدف: باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار به شما امکان می‌دهد که مجددا با هدف سازمان آشنا شوید و با توجه به هدف، تغییراتی که در طول زمان رخ داده است را ارزیابی کنید

باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار در مقابل بهبود فرآیند کسب و کار

در حالی‌که هم باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار و هم بهبود فرآیند کسب و کار برای بهبود سیستم سازمان کار می‌کنند، اما در درجه تغییری که ایجاد می کنند متفاوت هستند. باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار شامل تغییر کامل فرآیند کسب و کار است، در حالی‌که بهبود فرآیند کسب و کار بیشتر بر تنظیم فرآیند جاری تمرکز دارد. برخی از تفاوت‌های دیگر عبارتند از:

نحوه پیاده سازی باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار

برای اجرای باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار، مراحل زیر را دنبال کنید:

1. تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار فعلی کارفرما

در ابتدا باید درک درستی از نحوه‌ی عملکرد فرآیند کسب و کار به‌دست آورید و سپس دریافت که عملیات جاری چگونه از منابع و ابزار استفاده می‌کند. می‌توان این کار را با ایجاد یک نمودار گردش کار که روند فعلی کسب و کار را مشخص می‌کند، انجام داد.

• شناسایی هر گونه شکاف فرآیندی

به نقطه‌هایی که تاخیر یا خطاهای مکرر در فرآیند کسب و کار وجود دارد توجه کنید. این نقاط فرصت‌های شما برای بهبود هستند. به عنوان مثال، ممکن است با ایجاد روشی کارآمدتر برای انجام کاری که زمان زیادی از کارمند می‌گیرد، فرآیند را بهبود ببخشید.

• رسم یک نمودار فرآیند جدید

مشکلاتی را که شناسایی کرده‌اید با ایجاد یک فرآیند جدید برای رفع آن‌ها حل کنید. برای تشریح روند جدید، ممکن است نموداری ایجاد کنید که فرآیند را ساده می‌کند. این نمودار همچنین می‌تواند چگونگی بهره‌وری فرآیند جدید را مشخص کند.

• اعمال تغییرات آتی

هنگامی که مدیران و کارمندان را در مورد تغییر مطلع کردید، می‌توانید وارد مرحله اجرا شوید. درخواست بازخورد به شما کمک می‌کند، تغییراتی که لازم است اتفاق بیفتد را تشخیص دهید. این مرحله به شما در ادامه‌ی اجرای فرآیند کمک می‌کند.

چند نمونه از باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار

در این‌جا چند نمونه از باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار در صنایع مختلف آورده شده است:

1. به‌روز رسانی تکنولوژی

کیلا در حین تست زدن برای دانش‌آموزانش متوجه می‌شود که خواندن برخی از دست‌خط‌های آن‌ها سخت است. هر بار که تلاش می‌کند تا بفهمد دانش آموزی چه نوشته است، زمان بیشتری به روند نمره‌دهی می‌افزاید. کیلا تصمیم می‌گیرد از دانش آموزان بخواهد که به جای استفاده از قلم و کاغذ، به‌صورت الکترونیکی در آزمون شرکت کنند تا روند تصحیح و نمره‌دهی چیست. مدرسه کامپیوترهای کلاس را برای این منظور فراهم می‌کند و آن‌ها را به معلمان دیگر نیز ارائه می‌دهد. پس از تغییر به این روش، کیلا و سایر معلمان زمان نمره‌دهی خود را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهند و می‌توانند زمان بیشتری را صرف برنامه‌ریزی دروس خود کنند.

• کاهش پرسنل

باب که یک شرکت خودروسازی را مدیریت می‌کند، مدیرعامل از او می‌خواهد که برای صرفه‌جویی در هزینه‌های شرکت، کارمندان خود را کاهش دهد. باب برای دریافتن نقاطی که کارهای مشابهی انجام می‌دهند، یک نمودار گردش کار رسم می‌کند. پس از تجزیه و تحلیل فرآیند کار، او متوجه می‌شود که یک  شغل، صورت‌حساب افرادی را که خودرو می‌فروشند، و شغلی دیگر، صورت‌حساب افرادی را که خودرو می‌خرند، انجام می‌دهد. باب متوجه می‌شود که می‌توانند این دو نقش را با هم ترکیب کنند، بنابراین این اطلاعات را به تیم عملیات ارائه می‌دهد تا آن‌ها بتوانند تعیین کنند کدام موقعیت را حذف کنند.

• بهبود خروجی

جس در یک رستوران فست فود کار می‌کند و به دنبال راهی برای سرعت بخشیدن به روند تحویل غذا است. او تعیین می‌کند که اگر رستوران دو تیم ایجاد کند تا همبرگر و سیب زمینی سرخ شده را همزمان آماده کنند، می‌توانند بعد از سفارش مشتری، غذاها را سریعتر کنار هم بگذارند. این تغییر در فرآیند باعث رضایت بیشتر مشتریان می‌شود زیرا سیستم جدید، زمان انتظار را کاهش می‌دهد. سیستم جدید همچنین منجر به سود بیشتر می‌شود زیرا رستوران می‌تواند وعده‌های غذایی بیشتری را در زمان کمتری آماده کند.

• کاهش هزینه‌ها

لیندا بر بخش بازاریابی نظارت دارد و می‌خواهد بودجه سال آینده را بررسی کند. این شرکت از لیندا می‌خواهد که بودجه تیم را 10 درصد کاهش دهد. او هزینه‌های سال قبل را بررسی می‌کند و به دنبال سرمایه گذاری‌هایی است که ارزش کمی به کار تیم می‌بخشد. لیندا متوجه می‌شود که شرکت در حال حاضر برای سه برنامه نرم‌افزاری غیر ضروری پول پرداخت می‌کند. یکی از سرویس‌ها پست‌های رسانه‌های اجتماعی را برنامه‌ریزی می‌کند، یکی داده‌های مشتری را مدیریت می‌کند و یکی تجزیه و تحلیل رسانه‌های اجتماعی را جمع‌آوری می‌کند. لیندا جایگزین های رایگانی برای هر کدام پیدا می‌کند و یک صفحه گسترده برای جمع آوری تجزیه و تحلیل رسانه‌های اجتماعی به جای استفاده از برنامه ایجاد می‌کند. این کار باعث صرفه‌جویی در پول تیم می‌شود و به آن‌ها کمک می‌کند تا درخواست‌های مدیریت را برآورده کنند.

• ساده‌سازی فرآیندها

کسب‌وکاری که شمع‌های دست‌ساز می‌فروشد متوجه می‌شود که زمان زیادی را صرف طوفان فکری برای عطرهای جدید و تولید شمع می‌کند، بنابراین اغلب فرصت‌هایی را برای فروش محصولات در بازارها و نمایشگاه‌های محلی از دست می‌دهد. برای کوتاه‌تر کردن زمان ورود شرکت به بازار و گسترش فرصت‌هایش برای فروش، تصمیم می‌گیرد فرآیندهای خود را ساده‌سازی کند. پیش از این، هر کارمند دفترچه یادداشت خود را با ایده ها و نظرات نگه می داشت. برای ساده‌سازی طوفان فکری، این شرکت یک کاربرگ دیجیتال مشترک ایجاد می‌کند که در آن همه می‌توانند ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند. این شرکت همچنین با نگه داشتن موجودی بیشتر از منابع در محل، تولید را ساده می کند تا بتواند محصولاتی را بدون سفارش کالا تولید کند.

• افزایش کیفیت محصول

Pranoti و Ash یک تجارت طراحی و توسعه وب را اداره می‌کنند. آن‌ها می‌خواهند خروجی خود را بهبود بخشند، نظرات خود را از مشتریان تقویت کنند و زمان صرف شده برای تصحیح خطاهای کد را به حداقل برسانند. برای انجام این کار، آن‌ها یک سری تست خودکار جدید می‌سازند که کد آن‌ها را جامع تر از آزمایش‌های فعلی اسکن می‌کند. آن‌ها هنوز هم تست دستی را انجام می‌دهند، اما خودکار کردن تست‌های بیشتر به آن‌ها کمک می‌کند تا خطای انسانی را کاهش دهند و کد خود را قبل از استقرار کامل کنند. این عمل منجر به قوی‌تر شدن وب سایت‌ها با درصد خطاهاب کمتری می‌شود.

• ایجاد تیم‌های متقابل

آژانس فروش کرن بری یک تجارت متوسط با تیم‌های فروش، اداری، بازاریابی، خدمات مشتریان و مالی است. هر تیم به طور مستقل با ورودی کمی از تیم های دیگر کار می‌کند، که فرآیندهای کسب و کار را کند می‌کند زیرا هر کارمند قبل از تصمیم‌گیری منتظر است تا از تیم‌های دیگر اجازه درخواست کند. به عنوان مثال، قبل از این‌که یک نماینده فروش بتواند به یک مشتری بالقوه تخفیف ارائه دهد، برای اطمینان از امکان پذیر بودن آن، با امور مالی چک می‌کند. برای اعطای اختیارات بیشتر به هر کارمند و حذف زمان تلف شده در تمام بخش‌ها، سازمان به همه تیم‌ها آموزش می‌دهد تا عملکردی متقابل داشته باشند و به آن‌ها اجازه می‌دهد بهتر همکاری کنند، به یکدیگر کمک کنند و تصمیمات آگاهانه بگیرند.

کاربردهای رایج باز مهندسی فرآیند کسب و کار چیست؟

شرکت‌ها از باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار برای بهبود عملکرد فرآیندهای کلیدی که مشتریان را تحت تأثیر قرار می‌دهند، استفاده می‌کنند:

• کاهش هزینه‌ها و زمان چرخه با حذف فعالیت‌های غیرمولد و مکان‌یابی کار در کارآمدترین و موثرترین محیط.
• سازماندهی مجدد توسط تیم‌ها برای کاهش نیاز به لایه های مدیریتی، تسریع جریان اطلاعات، و حذف خطاها و دوباره‌کاری‌های ناشی از انتقال‌های متعدد.
• بهبود کیفیت با استانداردسازی و خودکارسازی کار برای کاهش خطاها و تمرکز کارگران بر روی فعالیت‌های با ارزش بالاتر.
• ·        پراکندگی کار را کاهش می‌دهد و مالکیت روشنی بر فرآیندها ایجاد می‌کند.

نکاتی برای باز مهندسی فرآیند کسب و کار

برای اعمال تغییرات موفق از طریق باز مهندسی فرآیندهای کسب و کار، در اینجا نکاتی وجود دارد که باید در نظر داشته باشید:

• مشخص‌کردن اهداف: قبل از شروع باز مهندسی فرآیند کسب و کار، اهداف سازمان را در نظر بگیرید تا بتوانید یک گردش کاری با محوریت آن‌ها ایجاد کنید.
• توجه کردن به ابزار: به‌روز رسانی نرم‌افزار و تجهیزات می‌تواند به شما و اعضای تیم اجازه دهد تا با سرعت بیشتری کار کنید و اطلاعات مهم را با امنیت بیشتری ذخیره کنید.
• آینده‌نگری: با روندها همراه باشید تا یک فرآیند گردش کار ایجاد کنید که نیازهای متغیر مشتریان شما را برآورده کند.

سخن پایانی

باز مهندسی فرآیند کسب و کار یک ابزار موثر برای دست اندرکاران مدیریت است. به بهبود کسب و کار کمک می‌کند و کارایی فرآیند کسب و کار را افزایش می‌دهد.

این روش می‌تواند بازدهی کلانی داشته باشد. این روش به عنوان یک تکنیک بخش خصوصی شروع شد تا به سازمان‌ها کمک کند، به طور اساسی در نحوه انجام کار خود تجدید نظر کنند و درنتیجه به‌طور چشمگیری خدمات مشتری را بهبود بخشند، هزینه‌های عملیاتی را کاهش دهند و در سطح جهانی بدرخشند.

با تشکر- تیم تولید محتوای گروه مهندسین مشاور رسا