مراحل انجام سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

انواع فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرآیندهای کسب و کار در چشم انداز شلوغ کسب و کار، فرآیندهایی هستند که به موفقیت منجر می شوند. این فرآیندها، مانند مسیرهای متنوعی که در یک جنگل قرار می گیرند، بسته به مقصد، اشکال مختلفی به خود می گیرند. بیایید انواع مختلف مراحل انجام سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار را که نقش و نگار عملیات را می بافند، بررسی کنیم:

• فرآیندهای عملیاتی

از مدیریت موجودی تا پردازش سفارش و پشتیبانی مشتری، آنها اطمینان حاصل می کنند که عملکردهای اصلی به طور موثر اجرا می شوند.

•  فرآیندهای مدیریتی

این شامل برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل منابع برای دستیابی به اهداف استراتژیک است.

•  فرآیندهای حمایتی

فرآیندهای پشتیبانی زیرساخت و منابع مورد نیاز سازمان را برای عملکرد روان فراهم می کنند.

•  فرآیندهای توسعه

نوآوری ضربان قلب پیشرفت است . فرآیندهای توسعه بر ایجاد و بهبود محصولات، خدمات و سیستم ها تمرکز دارند.

• فرآیندهای فروش و بازاریابی

فرآیندهای فروش شامل تولید سرنخ، مذاکره و بستن معاملات است، در حالی که فرآیندهای بازاریابی شامل موقعیت‌یابی برند، تبلیغات و تعامل با مشتری است.

• فرآیندهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM).

مشتریان مایه حیات هر کسب و کاری هستند. فرآیندهای CRM برای پرورش و حفظ روابط با مشتریان طراحی شده اند.

•  فرآیندهای زنجیره تامین

فرآیندهای زنجیره تامین شامل تدارکات، تولید، تدارکات و توزیع است که تضمین می کند محصولات در زمان مناسب به مکان مناسب می رسند.

• فرآیندهای مالی

فرآیندهای بودجه، حسابداری، تجزیه و تحلیل مالی و گزارشگری، سازمان ها را در مدیریت منابع، پیش بینی روندها و انتخاب آگاهانه راهنمایی می کند.

• انطباق و فرآیندهای نظارتی

فرآیندهای انطباق، پایبندی به استانداردهای قانونی، صنعتی و داخلی را تضمین می کند، خطرات را به حداقل می رساند و رفتار اخلاقی را حفظ می کند.

• فرآیندهای تضمین کیفیت

فرآیندهای تضمین کیفیت تضمین می کند که محصولات و خدمات مطابق با استانداردهای از پیش تعریف شده یا فراتر از آن هستند و رضایت و وفاداری مشتری را تضمین می کنند.

هر نوع فرآیند کسب و کار نقش مشخصی را ایفا می کند و به عملکرد هماهنگ یک سازمان کمک می کند. همانطور که یک اکوسیستم متنوع یک جنگل پر رونق را حفظ می کند، ترکیبی از این فرآیندها پایه و اساس یک تجارت پر رونق را تشکیل می دهد.

نمونه فرآیند کسب و کار | مراحل انجام سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

بیشتر بخوانید: متد بلوغ فرآیند در مدیریت فرآیندهای کسب و کار

هنگامی که فرآیند کسب و کار را درک کردید، می توانید آن را به انواع مختلف تقسیم کنید. چهار نوع فرآیند تجاری وجود دارد که هر شرکتی باید آن‌ها را توسعه دهد .  در زیر، این چهار نوع با مثال هایی از این که در عمل می توانند شبیه آن ها باشند، تفکیک شده است. 

فرآیندهای فروش | مراحل انجام سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

کسب و کارها باید محصولات خود را بفروشند، وگرنه موفق نخواهند شد.  فرآیندهای فروش روش‌هایی هستند که کسب و کارها برای اطمینان از این که کسب درآمد داشته باشند از آن‌ها استفاده می کنند. 

حراجی

فرآیند فروش مجموعه مرحله‌هایی است که یک شرکت برای یافتن سرنخ و تبدیل آن‌ها به مشتریان وفادار و دائمی انجام می دهد.  فرآیند فروش کلی برای کسب و کار ها شامل چندین فرآیند فرعی است که عبارتند از:

• تولید سرب
• صلاحیت رهبری
• تماس با سرنخ ها
• مذاکره
• بستن معامله
• پرورش مشتریان فعلی

هر یک از این فرآیندهای فرعی  که استفاده می شوند باید به گونه‌ای طراحی شوند که از مدل کسب و کار سازمان شما پشتیبانی کنند. آن‌ها با هم به سازمان شما کمک می کنند تا به طور کلی کسب و کار شما فروش بیشتری داشته باشد.

بازاریابی

بازاریابی ممکن است بخشی از فرآیند فرعی فروش تولید سرنخ در نظر گرفته شود، اما آنقدر مهم است که بخش خود را در بسیاری از مشاغل تضمین کند. در فرآیند کسب و کار بازاریابی، هدف شما ایجاد اعتماد در برند و وفاداری به برندتان است. بازاریابی همچنین ممکن است شامل فرآیندهای فرعی متمرکز بر انواع مختلف تبلیغات، مانند رسانه های اجتماعی، موتورهای جستجو و تبلیغات فیزیکی باشد.

خدمات مشتری

فرآیند خدمات مشتری بخشی از فرآیند فرعی پرورش در کسب و کار  است. ارائه خدمات عالی به مشتریان وفادار و فعلی سازمان ، آن‌ها را تشویق می کند تا در آینده بازهم از شما خرید کنند.  فرآیند خدمات مشتری ممکن است شامل یادگیری مشکلاتی باشد که مشتریان معمولا با آن روبرو هستند، امتحان رایج ترین راه حل‌ها، ایجاد راه حل های جدید برای موقعیت های غیرعادی و پیگیری برای اطمینان از کارآمدی همه چیز. 

-فرآیندهای حمایتی

فرآیندهای پشتیبانی شامل روش ها  و بخش‌های تجاریست که برای عملکرد یک کسب‌وکار حیاتی و مهم هستند اما أصلا مستقیم به فروش یا تحویل محصول مرتبط نیستند. 

حسابداری

مدیریت دارایی‌ها و بدهی‌های جاری شرکت شما برای زنده باقی ماندن شرکت شما ضروری است. علاوه بر این، حسابداری برای حفظ انطباق با خدمات درآمد داخلی و سایر مقررات دولتی ضروری است.  فرآیند حسابداری برای بسیاری از کسب و کارها مشابه به نظر می رسد و نیاز هست که  از سوابق عمیق، نظارت دقیق بر حساب های بانکی، وام ها، بدهی ها و دارایی ها  نگهداری شود والبته باید به روز بودن الزامات قانونی  توجه داشته باشند. 

نگهداری

تیم‌های نگهداری و سرایداری شما علی‌رغم این‌که یه طور مستقیم به فروش کمک نمی کنند  بلکه برای تجارت  سازمان شما بسیار مهم هستند.  در عوض این، تعمیر و نگهداری ضروری را انجام می دهند که از هزینه‌های آینده  سازمان جلوگیری می کند.  وظایف حیاتی که آن‌ها از خراب شدن تجهیزات و دفتر سازمان شما جلوگیری می کند.  تعمیر و نگهداری عبارتند از:

• تمیز کردن معمول دفتر شما
• تعمیر و نگهداری منظم تجهیزات تولیدی

در این قسمت به فرایند عملیاتی به طور جامع میپردازیم ٫همراه ما باشید.

فرایندعملیاتی در فرایند کسب و کار چیست؟

فرایند عملیاتی اساسی ترین و اصلی ترین بخش یک کسب و کار است زیرا مسئولیت ایجاد و ارائه محصولات و خدمات را بر عهده دارد. 

توسعه محصول

فرایند توسعه محصول شامل بهبود و ایجاد پیشنهادات در گذر زمان است .  این فرآیند در هر کسب و کاری متفاوت به نظر می رسد، اما ساختار اصلی یکسان است:

• یک فرصت بازار شناسایی می شود که شرکت می تواند به آن رسیدگی کند.
• تیم توسعه راه‌حل‌هایی را برای مشکل ارائه می‌کند.
• چند راه حل امیدوارکننده برای توسعه انتخاب شده است.
• دموها آزمایش می شوند تا ببینیم چگونه کار می کنند.
• یک نسخه برای انتشار انتخاب شده است.
• موفقیت نسخه منتشر شده تحت نظر است.

 هر زمانی که شرکتی بخواهد محصولات فعلی خود را بهبود دهد یا به روز کند یا محصولی کاملاً جدید منتشر کند، این فرایند تکرار می شود.

تولید

هنگامی که پیشنهادات شما توسعه یافت، نوبت به تولید آن‌ها می رسد.  فرآیند تولید یکی از واضح ترین و طراحی خوب از فرآیندهای تجاری است.  فرایند تولید شامل مراحلی مانند:

• تامین منابع
• حمل مواد به محل تولید
• پیروی از مراحل از پیش تعیین شده برای تبدیل مواد به محصول 
• بسته بندی محصول برای تحویل
• آوردن محصول بسته بندی شده به محل وانت

اگر تجربه ای در زمینه روش شناسی ناب ذهنیت مدیریتی با تمرکز بر ضایعات کم و کارایی بالا دارید ، دیده‌اید که چگونه تمرکز خاص بر فرآیندهای تولید می تواند عملکرد یک شرکت را بهبود بخشد. 

تحویل

فرایند تحویل به ساختار کسب و کار شما بستگی دارد که ممکن است ساده باشد یا نباشد.  شاید چیزی جز ارائه محصولات به یک نمایشگاه در محل نباشد، یا حتی  نیاز به پیمایش قوانین حمل و نقل بین المللی داشته باشد.  این فرآیند برای شرکت های مبتنی بر خدمات  و محصول متفاوت باشد.

به عنوان مثال، ممکن است یک محصول به یک عمده‌فروش، به یک فروشگاه خرده‌فروشی یا مستقیماً برای مصرف‌کننده ارسال شود، و یک سرویس ممکن است در محل شما یا در محل مشتری انجام شود. ایجاد یک فرآیند تحویل سنجیده می تواند صرف نظر از مدل کسب و کار خاص شما، زمان، پول و تلاش تلف شده را کاهش دهد.

حراجی

فرآیند فروش مجموعه اقداماتی است که یک سازمان برای کشف سرنخ و تبدیل آن‌ها به مشتری وفادار و دائمی انجام می دهد.  فرآیند فروش کلی  سازمان شامل چندین فرآیند فرعی می‌باشد، مانند:
• تولید سرب
• صلاحیت رهبری
• تماس با سرنخ ها
• مذاکره
• بستن معامله
• پرورش مشتریان فعلی

قوانین فرآیندهای کسب و کار

قوانین کسب و کار قوانین/شرایط از پیش تعریف شده ای هستند که هدف آن استانداردسازی گردش کار سازمان و کاهش خطاها و در نتیجه صرفه جویی در هزینه ها و زمان است.

در اصل، قوانین تجاری مجموعه ای از “قوانین” هستند که عملیات تجاری را ساده می کنند. تنها تفاوت در اینجا این است که قوانین کسب و کار به جای اخلاق تجاری به کارایی در عملکرد کاری مربوط می شود.

علاوه بر این، این قوانین بسیار انعطاف‌پذیرتر هستند و می‌توانند متناسب با نیازهای عملیاتی سفارشی شوند.

یک کسب و کار گسترده دارای چندین بخش مستقل است که به طور پشت سر هم کار می کنند تا اطمینان حاصل شود که عملیات تجاری روزمره به خوبی انجام می شود. همانطور که یک سازمان رشد می کند، ایجاد یک تفاهم عملیاتی بین تمام بخش ها چالش برانگیزتر می شود. خطاهای کارکنان، فقدان ساختار/سلسله مراتب تجاری مشخص، ارتباطات ضعیف و غیره می تواند به شدت بر کارایی کسب و کار تأثیر بگذارد.

چطور می توان از این اجتناب کرد؟ با اجرای قوانین تجاری کاملاً تعریف شده و ساختار یافته.

تفاوت BPM با BPR

ایده پشت مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) بهبود کارایی مدیریت فرآیندهای کسب و کار موجود است، در حالی که مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار (BPR) با اجرای فرآیندهای کاملاً جدید با هدف کاهش هزینه‌های مرتبط با روز هدف بهبود عملکرد است. عملیات روزانه کسب و کار در حالی که به طور همزمان کیفیت و سرعت را بهبود می بخشد.

به طور کلی، عملکرد تجاری به شدت تحت تأثیر پیشرفت های تکنولوژیکی و محیط اطراف است. هنگامی که یک فناوری خاص منسوخ می شود، BPR  مورد نیاز است. به عنوان مثال، تغییرات در معماری فناوری اطلاعات ممکن است نیاز به اجرای BPR داشته باشد.

هدف BPM رسیدگی به مسائل مشتریان و افزایش رضایت آن‌ها از طریق تجزیه و تحلیل نیازها و زمینه های نارضایتی آن‌ها و سپس اجرای استراتژی های لازم برای اطمینان از بهبود کیفیت محصول است. در مقابل، هدف BPR  تجزیه و تحلیل فرآیندهای تجاری از ابتدا و حذف اقداماتی است که مانع رشد یک شرکت هستند.

مراحل اصلی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

• مرحله اول: استراتژی خود را برنامه ریزی کنید
• مرحله دوم: فرآیندهای ایده آل را طراحی و نقشه برداری کنید
• مرحله سوم: مدل سازی و آزمایش جریان های فرآیند
• مرحله چهارم: بهبودها را اعمال کنید
• مرحله پنجم: معیارهای عملکرد را نظارت و پیگیری کنید
• مرحله ششم: بر اساس بینش های تازه بهینه سازی کنید

به روزرسانی و بهینه سازی سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار

وقتی صحبت از بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار شما می شود، ابزارها و فناوری های مختلفی برای پشتیبانی از تلاش های شما وجود دارد. این ابزارها برای ساده کردن گردش کار، خودکارسازی کارهای تکراری و بهبود کارایی کلی طراحی شده اند. در اینجا چند نمونه انسان پسند از ابزارها و فناوری های رایج برای بهینه سازی فرآیند کسب و کار آورده شده است:

۱- سیستم‌های مدیریت گردش کار

این سیستم ها به شما کمک می کنند تا جریان کار خود را از ابتدا تا انتها طراحی، خودکار و پیگیری کنید. آنها یک پلت فرم متمرکز را فراهم می کنند که در آن می توانید فرآیندهای خود را تجسم کنید، وظایف را تعیین کنید، ضرب الاجل تعیین کنید و پیشرفت را نظارت کنید. با سیستم‌های مدیریت گردش کار، می‌توانید همکاری را ساده کنید، مسئولیت‌پذیری وظایف را بهبود ببخشید و از اجرای روان مطمئن شوید. کارهای کوچکی مانند اشتراک‌گذاری فایل‌های PDF به صورت آنلاین یا ارسال گزارش‌های روزانه ممکن است زمان‌بر به نظر نرسند، اما بدون ابزار مناسب، این کارها می‌تواند زمان زیادی را از کارمندان شما بگیرد.

۲-  BPM  یا نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار

نرم افزار BPM راه حلی جامع برای مدیریت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار شما ارائه می دهد. طیف وسیعی از ویژگی ها مانند مدل سازی فرآیند، نظارت بر عملکرد و ابزارهای بهبود فرآیند را ارائه می دهد.  نرم افزار BPM شما را قادر می سازد تا تنگناها را شناسایی کنید، داده‌های فرآیند را تجزیه و تحلیل کنید و تصمیمات مبتنی بر داده را برای افزایش کارایی و اثربخشی اتخاذ کنید.

۳-   CRM  یا سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری

سیستم های CRM به شما این امکان را می دهند که تعاملات و داده های مشتری را در طول سفر مشتری مدیریت و تجزیه و تحلیل کنید. ادغام CRM با فرآیندهای کسب و کار به شما امکان می دهد وظایف مرتبط با مشتری را خودکار کنید، ارتباطات را تقویت کنید و تجربیات شخصی را ارائه دهید. سیستم های CRM به شما کمک می کنند تا روابط قوی تری با مشتری ایجاد کنید و رضایت کلی مشتری را بهبود بخشید.

۴-همکاری و ابزارهای ارتباطی

همکاری و ارتباطات موثر برای بهینه سازی فرآیندهای تجاری بسیار مهم است. ابزارهایی مانند پلتفرم‌های مدیریت پروژه، برنامه‌های پیام‌رسان تیمی و نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا در زمان واقعی با یکدیگر همکاری کنند، ایده‌ها را تبادل کنند و اطلاعات را به صورت یکپارچه به اشتراک بگذارند. این ابزارها شفافیت را ترویج می کنند، ارتباطات نادرست را کاهش می دهند و محیط کار مشترک را تقویت می کنند.

۵- ERP یا سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی

سیستم های ERP عملکردها و فرآیندهای مختلف کسب و کار را در یک سیستم یکپارچه ادغام می کنند. آنها مدیریت فعالیت های تجاری اصلی مانند امور مالی، موجودی، منابع انسانی و زنجیره تامین را تسهیل می کنند. راه حل های شناخته شده ERP عبارتند از SAP، Oracle ERP و Microsoft Dynamics 365.

ارزیابی فرآیندهای خود، شناسایی نقاط درد و انتخاب ابزارهایی که با اهداف شما همسو هستند ضروری است. با استفاده از این ابزارها و فناوری‌ها، می‌توانید بهینه‌سازی فرآیند، افزایش بهره‌وری و دستیابی به نتایج کسب‌وکار بهتر را انجام دهید.

با تشکر- تیم تولید محتوای گروه مهندسین مشاور رسا