بهبود فرآیند کسب و کار همراه با نکات تکمیلی

بهبود فرآیند کسب و کار (Business Process Improvement)

مدیریت فرآیندهای کسب و کار تخصص ماست، ما فرآیندهایی را در تجارت راه‌اندازی می‌کنیم تا کارها را حفظ کنیم، اما اینرسی و عادات قدیمی می‌توانند ما را نگه دارند که آن فرآیندها را حتی زمانی که مؤثرترین نیستند، دنبال کنیم.مهم نیست که کسب و کار شما چقدر خوب عمل می‌کند، هر کسب و کاری این پتانسیل را دارد که کمی بهتر یا در برخی موارد، بسیار بهتر عمل کند. بهبود مستمر فرآیند راهی برای رسمی کردن تلاش‌ها در سازمان برای ریشه‌کنی ناکارآمدی‌ها و تلاش برای انجام بهتر است.

بهبود فرآیند کسب و کار چیست؟

بهبود فرآیند یک روش در مدیریت پروژه است؛ به ویژه در تولید، که به شما کمک می‌کند تا بازخورد فرآیندهای خود را دریافت و ارزیابی کنید تا از بهبود مستمر اطمینان حاصل کنید. هدف BPI این است که همیشه کارایی و اثربخشی استراتژی کسب و کار، مشتری یا فرآیندهای تولید شما را بهبود بخشد. برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه ابزارهایی را برای کمک به شناسایی مشکلات احتمالی ارائه می‌دهند تا بتوانید آن‌ها را اصلاح کنید.

مزایای بهبود فرآیند کسب و کار

مزیت پیاده‌سازی روش‌شناسی بهبود فرآیند به عنوان بخشی از سیستم‌های مدیریت کلی شما این است که راهی برای شناسایی و بهبود چالش‌ها در فرآیندهایتان به شما می‌دهد.

این چالش‌ها می‌تواند به تجربه مشتری، تولید داخلی یا سایر اهداف تجاری شما آسیب برساند. فرآیندهای ناکارآمد می‌توانند برای برای کسب و کارتان هزینه‌بر (هزینه و زمان و …) باشند. با قرار دادن یک روش بهبود فرآیند، می‌توانید مطمئن شوید که همیشه به دنبال این موارد هستید و به آن‌ها رسیدگی می‌کنید.

شما در کنار بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) ممکن است با نام‌های مختلفی از جمله فرآیند بهبود مستمر (CIP)، مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM) و مهندسی مجدد فرآیند، با بهبود فرآیند مواجه شوید.

روش‌های بهبود فرآیند

در اینجا برخی از مهمترین مزایای بهبود فرآیند کسب و کار که می توانید در هنگام انجام پروژه BPI انتظار داشته باشید آورده شده است.

1. بهره‌وری

آیا کارهای روزمره مانند پر کردن فرم‌ها و اجرای گزارش‌ها باعث سردرگمی و ناامیدی کارمندان شما می‌شود؟ اگر به سیستمی با قابلیت‌های محدود، مانند پایگاه داده دسترسی یا صفحه‌گسترده اکسل تکیه کنید، این فعالیت‌ها به راحتی می‌توانند ساعت‌ها طول بکشند. یک نظرسنجی نشان داد که کارمندان به طور متوسط 520 ساعت در سال را صرف کارهای تکراری می‌کنند که به راحتی می‌توانند خودکار شوند.

با معرفی نرم افزار جدید یا یک برنامه کاربردی سفارشی، می‌توانید این وظایف را خودکار کنید و کارمندان می‌توانند بهره‌وری را بهبود بخشند و زمان را به جنبه‌های اصلی کار خود اختصاص دهند.

• رضایت کارکنان

فرآیندهای تجاری توسعه یافته به اعضای تیم که عموماً علاقه‌ای به هدر دادن زمان یا پول ندارند، انگیزه می‌دهد. BPI کارهای خسته کننده و تکراری که ساعات کاری حیاتی و قدرت مغز را از بین می‌برد را کاهش می‌دهد.

کارمندان می‌توانند به جای جستجوی بی‌پایان برای اسناد و وارد کردن دستی داده‌ها، بر روی عملکردهای شغلی مورد علاقه خود تمرکز کنند. رویه‌های روان‌تر منجر به نیروی کار شادتر و در نتیجه بهره‌وری و درآمد بالاتر می‌شود.

• کاهش ریسک

شاید کارمندان شما به صورت دستی اطلاعات را بین سیستم‌ها انتقال می‌دهند و در نتیجه اشتباهاتی رخ می‌دهد که رفع آن‌ها ساعت‌ها طول می‌کشد.

سیستم‌های دستی فاقد کنترل هستند و خطر تقلب و خطای انسانی را افزایش می‌دهد. کارمندان غیر IT اغلب وظایف ورود داده را مدیریت می‌کنند اما با بهترین شیوه‌های ذخیره سازی و پشتیبان‌گیری آشنا نیستند.

بهبود فرآیند کسب ‌و کار به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌ها را برای خودکارسازی، کاهش خطای انسانی و افزودن اقدامات امنیتی اضافی برای محافظت از داده‌های شرکت برجسته کنید.

• رعایت

آیا حفظ انطباق یک سردرد دائمی برای کسب و کار شماست؟ اگر سیستم انعطاف‌پذیری برای رسیدگی به انطباق کامل ندارید، ممکن است با جریمه‌های پیش‌بینی‌نشده‌ای مواجه شوید.

با BPI، مشاور شخص ثالث شما تمام رویه‌ها، سیاست‌ها و کنترل‌های داخلی مربوط به انطباق را به‌طور کامل مستند می‌کند. با ایجاد انطباق با فرآیندهای تجاری جدید خود، می‌توانید شفافیت ایجاد کنید و به سرعت الزامات نظارتی را اجرا کنید و از تاخیر در انطباق و جریمه جلوگیری کنید.

• رضایت مشتری

یک مطالعه مایکروسافت نشان داد که بیش از 90 درصد از مصرف‌کنندگان ترجیح می‌دهند تجارت خود را به جای کار با شرکتی که به فناوری قدیمی متکی است، به جای دیگری ببرند.

با ارتقای راه‌حل‌های فناوری خود و کاهش زمان صرف شده برای کارهای اداری، کارمندان شما آزادند تا بر روی همکاری در زمان واقعی با مشتریان تمرکز کنند. کارمندان ظرفیت بیشتری برای پاسخگویی به درخواست‌های مشتری، ایجاد پیشنهادات و سفارشی‌سازی سریع‌تر راه‌حل‌ها خواهند داشت. آن‌ها زمان بیشتری برای تمرکز بر فعالیت‌هایی خواهند داشت که نتایجی را برای مشتریان به ارمغان می‌آورد و رضایت مشتری را افزایش می‌دهد.

• چابکی

فرآیندهای زیرک برای رقابتی ماندن حیاتی هستند. با BPI، شما می‌توانید به طور مداوم فرآیندها را برای انطباق با نیازهای در حال تغییر کسب و کار بهبود بخشید. چرا هر بار که تغییر را تجربه می‌کنید، چرخ را دوباره اختراع کنید؟ BPI بر پیاده‌سازی فرآیندهای انعطاف پذیری تمرکز دارد که به آسانی با توجه به نیازهای کسب و کار شما سازگار و به کار می‌روند.

• یکپارچه‌سازی فناوری

بهبود فرآیند کسب و کار مشخص می‌کند که کدام نرم افزار و برنامه کاربردی با نیازهای سازمانی شما هماهنگی بیشتری دارد. بسته به نیازهای صنعت و کسب و کار شما، بهترین راه‌حل ممکن است یک نرم افزار تجاری موجود یا یک برنامه وب سفارشی باشد. فناوری جدید از فرآیندهای کسب و کار جدید شما، از ورود داده‌ها تا همکاری کارکنان، پشتیبانی می‌کند.

درست مانند روش‌های مدیریت پروژه، روش‌های بهبود فرآیند در رویکردشان برای شناسایی، تجزیه و تحلیل و اجرای تغییرات کمی متفاوت است.

روش‌های بهبود فرآیند

روش‌های بهبود فرآیند که به عنوان تکنیک‌های بهبود فرآیند نیز شناخته می‌شوند، تاکتیک‌هایی هستند که با هدف بهبود عملکرد فرآیند انجام می‌شوند. در اینجا برخی از رایج‌ترین روش‌های بهبود فرآیند آورده شده است:

• چرخه PDCA:

چرخه PDCA جزء بسیاری از روش‌های بهبود مستمر است. مراحل آن عبارتند از:

• طرح: جایی برای بهبود پیدا کنید و برنامه ای برای تغییر آن ایجاد کنید.
• انجام دادن: تغییر را در مقیاس کوچک، به عنوان آزمایش پیاده کنید.
• بررسی: به نتایج تغییر نگاه و اثربخشی آن را تعیین کنید.
• عمل کردن: بسته به نتایجی که مشاهده کردید، اقدام کنید – تغییر را به طور گسترده اجرا کنید یا چرخه را دوباره مرور کنید تا فضای بیشتری برای بهبود پیدا کنید.

این چرخه همچنین گاهی اوقات به عنوان PDSA-Plan, Do, Study, Act- یا چرخه دمینگ نامیده می‌شود، پس از W. Edwards Deming که آن را در دهه 1950 توسعه داد.

کایزن

کایزن یک روش بهبود فرآیند است که بر بهبود مستمر تمرکز دارد و کل شرکت را در یک استراتژی از پایین به بالا درگیر می کند.

هدف اصلی کایزن ایجاد یک فرهنگ شرکتی است که کارکنان را در تمام سطوح تشویق می کند تا بهبودهای فرآیند را شناسایی، پیشنهاد و اجرا کنند. توجه ویژه ای به مشارکت کارکنان کف کارخانه – در تاسیسات تولید – در بهبود فرآیند دارد.

در عمل، متدولوژی بر رویدادهای کایزن متمرکز است – یعنی مراحل عمل برای بهبود فرآیند. رویدادهای کایزن شامل کارکنان در تمام سطوح سازمان است و شامل موارد زیر است:

• تنظیم و بیان اهداف کسب و کار یا پروژه
• بررسی روند فعلی برای یافتن فضایی برای بهبود
• اعمال تغییرات لازم
• بررسی تغییرات و در صورت لزوم، اجرای اصلاحات
• مستندسازی و گزارش نتایج

• TQM

مدیریت کیفیت جامع (TQM) سیستمی مشابه کایزن است که هدف آن مشارکت دادن کل شرکت در بهبود فرآیند است.

تجزیه و تحلیل TQM و Kaizen توسط محققان دانشگاه مهندسی و فناوری در لاهور، پاکستان، اشاره می‌کند که در حالی‌که کایزن یک رویکرد از پایین به بالا است، TQM از هر دو رویکرد از بالا به پایین و از پایین به بالا استفاده می‌کند. این بدان معناست که مدیریت و رهبری تشویق می‌شوند تا پیشرفت‌ها را به همان اندازه که کارمندان هستند، شناسایی و اجرا کنند.

مانند کایزن، پیاده سازی TQM از چرخه PDCA پیروی می‌کند. فلسفه TQM بر مجموعه‌ای از اصول متکی است که عبارتند از:

• تعهد به مدیر سازمان
• تعهد شغلی
• تصمیم‌گیری مبتنی بر واقعیت
• پیشرفت متداوم
• تمرکز بر مشتری

• نظریه محدودیت‌ها

محدودیت اصلی دارد که اگر آن را شناسایی و حذف نکنیم، تلاش‌های دیگر در بهبود فرایند بی‌اثر خواهند بود.

برای اجرای نظریه‌ی محدودیت‌ها، ابتدا باید محدودیت اصلی فرایند شناسایی شود. سپس با استفاده از روش‌های مختلفی مانند تحلیل عملکرد فرایند، نقشه برداری فرایند و تحلیل آماری، علت اصلی محدودیت را شناسایی می‌کنیم. در مرحله بعد، با استفاده از روش‌هایی مانند تغییر فرایند، بهینه‌سازی برای حذف محدودیت اصلی انجام می‌شود. در نهایت، با اعمال تغییرات، فرایند بهبود یافته و کارایی و عملکرد آن بهبود می‌یابد.

نظریه‌ی محدودیت‌ها برای بهبود فرایندهای کسب و کار بسیار مفید است. با شناسایی و حذف محدودیت اصلی، فرایند بهبود یافته و بهره‌وری و کارایی آن افزایش می‌یابد. همچنین، با بهبود فرایند، هزینه‌ها کاهش می‌یابد و کیفیت و رضایت مشتریان افزایش می‌یابد. در نتیجه، سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از نظریه‌ی محدودیت‌ها، رقابتی بمانند و با توجه به تغییرات در بازار، پاسخگو باشند.

به طور خلاصه، نظریه‌ی محدودیت‌ها یک رویکرد موثر در بهبود فرایندهای کسب و کار است. با شناسایی و حذف محدودیت اصلی، فرایند بهبود یافته و کارایی و عملکرد آن بهبود می‌یابد. این رویکرد به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با رقابت در بازار، پایدار باشند و به مشتریان خود خدمات بهتری ارائه دهند

1. شش سیگما

روش شش سیگما برای به حداقل رساندن تنوع و عیوب محصول و کاهش زمان چرخه استفاده می‌شود. شش سیگما که در سال 1986 توسط بیل اسمیت، مهندس آمریکایی در موتورولا توسعه یافت، از معیارهایی برای اندازه‌گیری کارایی فرآیند استفاده می‌کند. بر اساس این روش، یک فرآیند در صورتی بهینه می‌شود که کمتر از 3.4 نقص در هر یک میلیون سیکل داشته باشد. دو نوع اصلی از روش‌های شش سیگما وجود دارد: DMAIC  (تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود، کنترل) و DMADV (تعریف، اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، طراحی، تأیید). برای تجسم علت اصلی نقص محصول، تیم‌هایی که از روش شش سیگما استفاده می‌کنند، از تجزیه و تحلیل علت و معلول با استفاده از نمودار استخوان ماهی یا نمودار ایشیکاوا استفاده می‌کنند.

• کانبان

 «کانبان» کلمه ژاپنی برای «سیگنال بصری» است. این روش به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مشکلات، تنگناها و ناکارآمدی‌ها را تجسم کنند تا به تیم‌ها در بهبود فرآیند فعلی یا درک نیاز به یک فرآیند جدید کمک کنند.

• روش‌شناسی چابک

 با روش‌شناسی چابک، پروژه بهبود فرآیند دارای ضرب الاجل‌های ثابت کمتری است و مدیر پروژه و تیم از طریق تکرارهای متعدد برای تصحیح خطاها تلاش می‌کنند. یک روش چابک بازخورد سهامداران کلیدی را در بر می‌گیرد و سازگاری و تغییر در طول زمان آسان است.

• تولید ناب

هدف تولید ناب افزایش سودآوری از طریق کاهش ضایعات است. علیرغم نام آن، این روش می‌تواند توسط بخش‌هایی غیر از تولید استفاده شود. تولید ناب شامل تهیه نقشه‌های جریان ارزش به منظور درک ادراکات مشتری است. این نوع نقشه‌برداری فرآیند به شناسایی افزونگی‌ها و حذف تولید بیش از حد از جریان‌های فرآیند کمک می‌کند.

• مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM)

BPM  بر کمک به کسب و کارها در حفظ کارایی در حین رشد تمرکز دارد. این شامل اتوماسیون کار دستی، شناسایی تنگناهای فرآیند، و اجرای استراتژی‌هایی برای بهبود کارایی است.

سخن پایانی

استفاده از مدل بهبود فرایند کسب و کار می‌تواند به سازمان کمک کند تا به جای تمرکز بر روی تمرکز بر تولید، بر روی توسعه فرآیند کسب و کار بپردازد. نتایج این کار شامل بهبود ارتباطات میان بخشی، کاهش قطرهای راه حل و افزایش خلاقیت جدید به جهت رشد و توسعه بیشتر است.

بنابراین، بهبود فرایند برای سازمان‌ها به ویژگی هایی مانند کاهش هزینه‌ها، بهترین حالت تولید، بهبود کیفیت و خدمات، بهبود روحیه کاری و افزایش رقابت‌پذیری کمک می‌کند. به همین دلیل، بهبود فرایند کسب و کار برای رشد سازمان و کسب و کار به عنوان یکی از راهکارهای کلیدی شناخته شده است.

با تشکر- تیم تولید محتوای گروه مهندسین مشاور رسا