اهمیت مدیریت فرآیند

اهمیت مدیریت فرآیند

مدیریت فرایند این روز ها از واژه در مدیریت کسب و کار ها، بسیار بیش تر از قبل استفاده می شود. حتی اگر نتوانید واژه فرآیند را به درستی معنی کنید ولی به دلیل استفاده ی زیاد از این کلمه در روزمره، مفهوم آن را تا حد زیادی درک میکنید. به صورت خلاصه، فرآیند در لغت به معنای شیوه انجام کار می باشد. اما اگر به صورت دقیق تر بخواهیم مفهوم فرآیند را بررسی کنیم می توانیم بگوییم که فرآیند شامل تعدادی از فعالیت های اساسی برای رسیدن به هدف خاصی انجام می شود. به طور کلی فرایند ها شامل اجزای مشخصی از جمله ورودی، خروجی، فعالیت ها و نقاط تصمیم گیری هستند.دقت کنید که مدیریت فرایند با بهبود فرایند و بازمهندسی فرایند متفاوت است

سطوح فرآیند ها به شرح زیر می باشد:

طبقه: بالاترین سطح از فرآیندها، طبقه می باشد مثل مدیریت منابع انسانی.

گروه فرآیند: گروهی از فرآیند ها که ارتباطات بیشتری با هم دارند.

فرآیند: تعدادی از فعالیت های به هم پیوسته فرآیند را تشکیل می دهند.

فعالیت: نشان دهنده رخداد های مهم هنگام اجرای فرآیند ها می باشد.

وظیفه: پس از سطح فعالیت ها سطح وظیفه می باشد که به جزئیات بیشتری در آن پرداخته می شود.

انواع فرایند ها

انواع فرایند ها در سازمان ها به سه نوع فرآیند مدیریتی، فرآیند عملیاتی و فرآیند پشتیبانی تقسیم می شوند.

فرایند های مدیریتی: بعضی از فعالیت ها در سازمان ها به صورت نظام مند هستند. مانند مدیریت راهبردی و یا نحوه اداره سازمان.

فرایند های عملیاتی: این فرآیند ها ارزشی را با هدف افزایش فعالیت اصلی شرکت مانند خرید، فروش، تولید و … ایجاد می کنند.

فرآیند های پشتیبانی: پشتیبانی از فرآیند های عملیاتی، وظیفه فرآیند های پشتیبانی مثل استخدام، حسابداری و … می باشد.

امروزه مدیریت سازمان ها از گذشته بسیار سخت تر و پیچیده تر شده و در نتیجه رسیدن به موفقیت، حفظ بقای سازمان و رقابت در بازار دشوار است. یکی از راه حل های رفع این مشکل مدیریت فرایند ها می باشد.

BPM (مدیریت فرایند های کسب و کار) شامل دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات می باشد که در واقع یک روش سازمان یافته و نظام مند برای مدیریت، پایش و کنترل فرایند ها می باشد. علت این امر مهم افزایش میزان رضایت مشتریان و خلق ارزش می باشد. به بیان دیگر سازمان ها می توانند تمامی کار های درون سازمانی و برون سازمانی را با اهداف کلان همسو کنند که در نتیجه با افزایش بهره وری، رضایت مشتریان افزایش پیدا میکند.

بهبود و مدیریت فرایند ها فواید زیادی دارد که به موارد زیر می توان اشاره کرد:

افزایش کارایی و بهره‌وری: با حذف دوباره‌کاری ها و کارهای غیر ضروری، می توان از منابع موجود و دردسترس بیشترین بهره را برد و همچنین مشاغل در هر حوزه ای می توانند با سرعتی بیشتر از قبل به کار خود ادامه دهد.

کاهش هزینه: اگر بتوان تنگناها را شناسایی و حذف کرد، به طور قطع میتوان هزینه ها را هم کاهش داد. بعضی از فعالیت ها علاوه بر این که هیچ ارزشی به شرکت اضافه نمی کنند بلکه باعث اتلاف منابع و زمان هم می شوند.

کنترل: مدیریت فرایند های کسب و کار باعث استاندارد شدن روند اجرای فرآیند ها می شود.

بهبود تصمیم گیری مدیران: سازمان ها با تصمیم گیری مدیران سازماندهی می شوند. عموما تصمیم گیری ها، اطلاعات را به عملکرد تبدبل می کنند. وجود اطلاعات کامل و درست، زمینه سازی برای تصمیم گیری های متناسب با اهداف سازمان می شود. مدیران سازمان در فرآیند تصمیم گیری به منابع و امکاناتی نیاز دارند که بتوانند با تصمیم گیری درست، اهداف فردی و گروهی سازمان را محقق کنند.

بهبود خدمات مشتریان: مدیریت فرایند ها به دلیل بهبود و کنترل روند، باعث بهتر شدن خدمات ارائه شده به مشتریان نیز می شود.

سرعت بالا: شرکت ها به کمک مدیریت فرآیند می توانند به صورت چابک تر و پویا تر منابع را درگیر کار کنند که در این صورت، سرعت اجرا بیشتر از قبل می‌شود.

اجرای خودکار: مدیریت فرآیند های کسب و کار، فرایند ها را به شکل خودکار و یا دستی شناسایی، طراحی، اجرا، کنترل و پایش می کند.

کاهش درگیری ها: بوجود آمدن دفتر مدیریت فرآیند های کسب و کار در سازمان فواید زیادی را همراه دارد. این دفتر علاوه بر نظارت بر فعالیت ها، کنترل بهره وری و در نتیجه اثربخشی تمام واحد های سازمان، با برنامه ریزی و تصمیمات کارآمد باعث رسیدن سازمان به اهداف استراتژی خود می شود.

نظارت و پایش راحت تر: به یاد داشته باشید هر فرآیندی بعد از اجرا باید با توجه به شاخص های مرتبط اندازه گیری شود. حال اگر این نظارت در بستر فناوری اطلاعات انجام شود، شرایط برای آنالیز گزارش در داشبورد های مدیریتی راحت تر می شود.

عدم استفاده از مدیریت فرایند های کسب و کار باعث بوجود آمدن مشکلاتی برای شرکت ها و سازمان ها در زمینه های مختلف از جمله مالی، اداری، منابع انسانی و… می شود. به عنوان مثال می توان به خطاهای انسانی اشاره کرد. افزایش خطای انسانی به دلیل فعالیت های دستی در کار باعث کاهش بازده و اثربخشی می شود.

مدیریت فرایند ها روشی برای تعریف، کنترل و نظارت بر فرآیندهاست. همچنین باعث می شود تا تمام افراد سازمان فرایند های خود را به خوبی درک کرده و بشناسند. در این صورت می توان نیاز های مشتری را رفع کرد. مدیریت براساس فرایند همیشه یک استراتژی موفق است. با بررسی سازمان های برجسته، متوجه میشویم که این استراتژی یک استراتژی موفق و کارآمد می باشد. درکل راه‌اندازی BPM نیازمند برنامه ای مشخص و منظم دارد که باید بر اساس ماموریت و اهداف اصلی سازمان،BPM  را پیاده سازی کرد. در این صورت می توان بیشترین بهره را از مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) برد.

در آخر می توان نتیجه گیری کرد که مدیریت فرآیند در تمام زمینه های سازمان مثل امور مالی، فروش، خرید، خدمات مشتری، تحقیق و توسعه و … بسیار کارامد است. روند کاری یک سازمان ممکن است همیشه پیچیده شود اما با مدیریت فرآیند کسب و کار می توان همه چیز را ساده تر پیش برد.