تعالی سازمانی چیست؟
تعالی سازمانی به عنوان تلاش‌های مداوم برای ایجاد یک چارچوب داخلی از استانداردها و فرآیندها با هدف مشارکت و ایجاد انگیزه در کارکنان برای ارائه محصولات و خدماتی که نیازهای مشتری را در چارچوب انتظارات تجاری برآورده می‌کند، تعریف می‌شود. این عبارت است از دستیابی یک سازمان به عملکرد برتر. برای مثال، خروجی‌هایی که فراتر از برآورده کردن اهداف، نیازها یا انتظارات است.
مفاهیم اساسی تعالی
- مفهوم تعالی سازمانی چیست؟
- مزایای پیگیری و دستیابی به تعالی سازمانی چیست؟
- اهمیت ارزیابی عملکرد سازمانی در فرآیند تعالی چیست؟
تعالی سازمانی به معنای تعهد سازمان برای رشد و توسعه پایدار شرکت در راستای کسب رضایت مشتری و افزایش پی‌در‌پی در سودآوری شرکت و سازمان در یک محیط حمایت کننده است. تعالی سازمانی تابع شرایط خاص، فرهنگ، محیط داخلی و خارجی، ویژگی نیروی انسانی سازمان، نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدهای سازمان است.
مدل تعالی سازمانی EFQM یک ابزار کاربردی و مهم است که به سازمان‌ها برای خودارزیابی کمک می‌کند.خودارزیابی برای سازمان‌های کوچیک و بزرگ، در تمامی بخش‌های عمومی و خصوصی کاربرد به ویژه‌ای دارد، به این دلیل که نتایج بدست امده از این فرآیندها ، می‌تواند به عنوان بخشی از برنامه ریزی فرآیندهای کسب وکار و سازمان مورد استفاده قرار بگیرد. خلاصه این‌که ، مسیر برتری و تعالی سازمانی، شناسایی، تشخیص، پیشرفت و گسترش موفقیت در یک سازمان یا کسب و کار است.
مفاهیم بنیادی تعالی، مفاهیمی هستند که مدل تعالی بر آنها استوار است. این مفاهیم برگرفته از باورهای اساسی شرکت‌ها و سازمان‌های متعالی است. این مفاهیم به شرح زیر است:
معیارهای این مدل به دو دسته تقسیم می‌شوند:
الف) معیارهای توانمندسازی: عواملی هستند که سازمان را برای دستیابی به نتایج عالی توانمند می‌سازند.
ب) نتایج: نتایجی‌ست که سازمان‌های عالی در زمینه‌های مختلف به دست می‌آورند و نشان‌دهنده دستاوردهای اجرای صحیح معیارهای توانمندسازی است.
تمایز رسا در تعالی سازمانی
رسا توانسته است مدل EFQM را که مدل استاندارد تعالی و افزایش کیفیت است را بومی‌سازی کند و مدلی متناسب با کشور ایران را استخراج کند. مدل ارزیابی IMQA را که سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیویی معرفی کرده است؛ بر اساس همان مدل استخراجی شرکت رسا است.
آشنایی و دانشی را که شرکت رسا در پی استخراج مدل بومی‌سازی شده‌ی EFQM به‌دست آورده، سبب شده است که در پیاده‌سازی و استقرار مدلهای تعالی کمک کند.
شرکت رسا با استفاده از همین مدل به بسیاری از سازمان‌هایی که برای کسب جوایز ملی (جشنواره خوارزمی و جشنواره‌ی ارزیابی کیفیت) اقدام می‌کنند، کمک کرده است که نتایج درخشانی را کسب کنند. به عنوان مثال شرکت زیرساخت ارتباطات که بالاترین رتبه را بین ادارات دولتی کسب کرده است، از خدمات و مشاوره‌ی شرکت رسا بهره گرفته است.
استفاده از EFQM چه اهمیتی دارد؟
کاربرد اصلی و ارزیابی مدل EFQM این است که به سازمان کمک کند تا ضمن ارزیابی وضعیت فعلی خود در برابر استاندارهای تعالی سازمانی، آگاهی بهتری از سطح کیفیت مدیریت عملیات خود به دست بیاورند.
به این ترتیب، این مدل به سازمان‌ها کمک می‌کند تا پیشرفت کنند و در هر شرایطی از آن استفاده کنند.
کاربردهای دیگر مدل تعالی EFQM عبارتند از:
- به سازمان‌ها برای شناسایی نقاط قوت و زمینه‌های بهبود خود کمک می‌کنند.
- قدم‌های لازم برای پیشرفت و اصلاح سازمان را شناسایی می‌کنند.
- اهداف را اولویت‌گذاری می‌کند.
- برای رسیدن به اهداف باعث پیشرفت می‌شود.
- اصلاحات را بهتر اجرای کرده و بر آن ها نظارت می‌کند.
- اهداف سازمان را دقیق‌تر تعیین می‌کند.
- فرهنگ سازمانی را بهبود می‌دهد.
چرا تعالی سازمانی اهمیت دارد؟
تعالي سازماني از جمله مفاهيمي است كه همواره سيستم‌هاي كاري و سازماني به دنبال آن بوده و در هر مرحله از تاريخ به گونه‌اي آن را بيان نموده‌اند. تعالي سازماني را مي‌توان رشد و ارتقاي سطح سازمان در ابعاد مختلف آن دانست. در سال‌هاي اخير مدل‌هاي تعالی کسب و کار مشتمل بر طیف مختلف سازمان‌ها اعم از سازمان‌های تجاری و انتفاعی، غیر انتفاعی و سایر سازمان‌ها می‌باشد. رويكرد اغلب اين مد‌‌ل‌ها بر استفاده موثر از فرآيند خودارزيابي به منظور ارتقاي سطح سازمان بوده و بدين منظور روش‌هايي را جهت خودارزيابي سازمان مطرح نموده‌اند. مدل EFQM از يك ويژگي متعادل و متوازن برخودار است، بطوري‌كه فعاليت‌ها و نتايج سازمان، هر يك با توجه به ميزان اهميت و نقش آن در تعالي سازماني، جداگانه مورد ارزيابي واقع مي‌شود. در اين مدل تاثير عوامل توانمندساز (Enablers) و نتيجه (Results) به يك اندازه پررنگ و حائز اهميت مي‌باشد.
نتايج قابل دستيابی از اجرای مدل در سازمان
علیرغم وجود روشهای مختلف برای افزایش بهره وری سازمان، تیم مشاور، دنباله روی محض از آنها را بدون در نظر گرفتن ویژگی‌های سازمانی به هیج وجه راه گشا نمی‌داند. اعتقاد بر این است که هر سازمان باید بر اساس مولفه‌های اختصاصی خود، روشهای ارزیابی و پایش مورد نظر خود را طرح ریزی کند. بر اساس اين نگرش، نتایج قابل انتظار از اجرای پروژه به شرح زیر است:
- ايجاد، حفظ و بهبود اصول سازمان‌هاي يادگيرنده و افزايش يادگيري سازماني
- كمك به شكل‌گيري نظام مديريت تحول و ايجاد بسترهاي لازم براي تغيير
- ايجاد زمينه‌هاي بهبود تطبيقي (Benchmarking) سازمان با سازمان‌هايي با طبيعت مشابه
- ايجاد فرهنگ اعتماد متقابل و خود اظهاري
- افزايش تحرك و انگيزه سازماني از طريق افزايش مشاركت عمومي و خلق افكار نو و خلاقانه
- شناخت راهكارهاي موثر در ارتقاء و مداومت كيفيت در فرآيندها
- جلب بيشتر رضايت مشتريان از طريق پيروي از معیارهای جایزه ملی بهرهوری و تعالی سازمان
شناخت نقاط قوت و ضعف سازمان و اتخاذ سياستهاي مناسب
نحوه دستیابی به تعالی سازمانی
تعالی سازمانی برای صاحبان هر کسب و کاری اهمیت دارد، اما بسیاری از رهبران کسب و کار هرگز قادر به تعیین نحوه دستیابی به آن هستند. شما می‌توانید با مشاوره گرفتن از گروه متخصصان رسا، راه دستیابی به تعالی سازمانی را برای خود هموار می‌کنید.
هیچ میانبر واحدی برای تعالی سازمانی وجود ندارد. در این‌جا یکی از روش‌هایی که برای دستیابی به تعالی سازمانی طراحی شده است، آورده شده است. به اهرم‌های بهینه برای عملکرد هر کسب و کار اشاره می‌کنیم:
- جهت گیری استراتژیک
همه چیز با درک و شناخت هدف سازمان آّغاز می‌شود. زمانی‌که که این اتفاق بیفتد، هدف بلند سازمان را بهتر می‌توان برای اعضا تبیین کرد. این تبیین و شناخت در مراحل بعدی به شما کمک خواهد کرد که در جهت اهداف سازمان حرکت کنید. سپس با توجه به اهداف، وظایف هر گروه یا فرد در سازمان طوری مشخص می‌شود و مسئولیت بخشی از اهداف و کار به تیمی سپرده می‌شود. این مسئولیت‌پذیری برای اطمینان از اجرای استراتژیک کسب و کار شما مهم است.
- 2. معیارهای کاربردی
اطلاعات، کلید موفقیت هر سازمان مدرن است. معیارهایی در سازمان تعریف کنید که می‌توانید از آنها برای ردیابی عناصر اثربخش در سازمان و یافتن راهی برای نظارت آنها استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید از بخش بازاریابی خود بخواهید که رشد ماهانه بازدیدکنندگان وب‌سایت خود را در Google Analytics دنبال کند تا بتوانید بازدهی عملکرد را مشاهده کنید.
- ارتباطات استراتژیک
پس از مشخص‌کردن مسیر استراتژیک، باید نحوه‌ی اندازه‌گیری پیشرفت نیز مشخص شود. باید اطمینان حاصل کرد که کانال‌هایی برای برقراری ارتباط پیام‌های کلیدی در سراسر سازمان شما وجود دارد و در نظر بگیرید که استراتژی مشخصی برای انتقال ارزش‌ها و انتظارات خود به افرادی که در هر سطحی که کار می‌کنند را در نظر بگیرید. برای تشخیص و انتخاب بهترین کانال ارتباطی و این‌که به چه صورت باشد را بهتر از متخصصان و مشاوران در این حوزه کمک گرفت. ممکن است لازم باشد از ترکیبی از این روشها برای دسترسی به همه استفاده کنید. شرکت رسا با کسب تجربه‌های فراوان انتخاب مطمئنی برای شما خواهد بود.
از هر کانال ارتباطی که برای استفاده انتخاب می‌کنید، به یاد داشته باشید که ارتباط همیشه باید یک خیابان دو طرفه باشد. به کارکنان خود فرصت دهید تا در مورد سیاست‌های شرکت بازخورد بدهند و ایده‌های خود را برای بهبود به اشتراک بگذارند. در واقع، تقویت ارتباطات بین کارکنان بسیار مهم است. ارتباطات موثر اجازه می‌دهد تا مشکلات به طور موثر در پایین‌ترین سطح ممکن حل شوند، نه این‌که آنها را در بخش مدیریتی تشدید کنند.
- 4. استخدام استراتژیک
شیوه‌های موثر استخدام باعث کاهش جابجایی کارکنان، کاهش هزینه‌های استخدام و بهبود کارایی می‌شود. برای اطمینان از استخدام نامزدهای مناسب، برای شناسایی ویژگی‌های ایده‌آلی که در استخدام‌های جدید به دنبال آن هستید، وقت بگذارید. این ویژگی‌ها به فرهنگ شرکت شما و مهارت‌هایی که در سازمان خود نیاز دارید بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر در سراسر سازمان خود به مهارت‌های فناوری اطلاعات نیاز دارید، باید این را در اولویت کار خود قرار دهید. با این‌حال، در حالی که مهارت‌ها مهم هستند، تناسب فرهنگی ضروری است. کاندیدایی که از نظر فرهنگی یا فلسفی مناسب سازمان شما نیست، در نهایت نتیجه‌ی مطلوبی برای سازمان نخواهد داشت.
- 5. فرهنگ هدفمند
هر شرکتی باید یک ماموریت تثبیت شده داشته باشد که باید در فرهنگ سازمانی منعکس شود. به عنوان مثال، اگر ماموریت شما ارائه بهترین خدمات به مشتریان در صنعت شما است، همه افراد شما باید این ماموریت را در حین انجام کارهای روزانه خود در ذهن داشته باشند. رهبران سازمان باید به طور منظم تک تک اعضای تیم خود را ارزیابی کنند. تا مطمئن شوید که آنها طبق ارزش‌های سازمانی که تعریف کرده‌اید، عمل می‌کنند.
- 6. اعتماد رابطه‌ای
اعتماد برای تعالی سازمانی حیاتی است. روی ایجاد اعتماد بین همه اعضای سازمان خود، از کارکنان سطح پایه گرفته تا مدیران ارشد، کار کنید. افراد خود را تشویق کنید که در مورد نگرانی‌های خود صحبت کنند تا بتوان به طور فعالانه به آنها رسیدگی کرد.
- 7. توانمندسازی همکاران
به کارمندان خود قدرت دهید تا بدون درخواست کمک یا راهنمایی از سرپرستان کارها را پیگیری کنند. برای حمایت از این رفتار پیشگیرانه، مطمئن شوید که همه افراد ابزارهای مورد نیاز برای حل مشکلات را دارند، مانند دسترسی به سوابق مشتری یا توانایی استفاده از مقادیر کمی از سرمایه شرکت بدون درخواست مجوز. باید مطمئن شد که این توانمندسازی در راستای سیاست‌های شما و به نفع شماست. با تشویق فعالانه کارکنان به ایفای نقش در تصمیماتی که بر کار آنها تأثیر می‌گذارد، می‌توانید به آنها اعتماد به نفس بدهید و به آنها نشان دهید که اعضای ارزشمند سازمان شما هستند. این باعث می‌شود که آنها بر اعمال خود مالکیت داشته باشند و به آن افتخار کنند که بدانند.
- 8. بهینه سازی محیط کار
یک محیط اداری ناخوشایند می‌تواند انگیزه کارکنان شما را کاهش دهد و منجر به روحیه پایین و جابجایی کارکنان شود. اطمینان حاصل کنید که دفتر شما دارای روشنایی کافی، مبلمان اداری راحت، ارگونومی خوب، مکان‌هایی برای استراحت افراد شما بدون ایجاد مزاحمت برای همکارانشان است. اما از عوامل محیطی اجتماعی نیز آگاه باشید. به عبارت دیگر، محیطی اجتماعی ایجاد کنید که بخواهند هر روز بهترین کار خود را در آن انجام دهند.
- 9. توسعه کارکنان
به طور حرفه‌ای، فرصت‌هایی را برای افراد خود فراهم کنید تا به طور مستمر در کاری که انجام می‌دهند، برتری خود را دنبال کنند. علاوه بر آن فرصت‌هایی را برای آنها فراهم کنید تا توسعه شخصی را نیز دنبال کنند. دادن فرصت به افراد خود برای توسعه مهارت‌های حرفه‌ای و شخصی جدید می‌تواند حفظ و بهرهوری را بهبود بخشد و به شما کمک می‌کند نیروی کار بسیار ماهر و اختصاصی‌تری داشته باشید.
- 10. رفاه کارمندان
کارمندان سالم، به ویژه آن‌هایی که از رفاه کلی خوبی برخوردارند، به احتمال زیاد در محل کار عملکرد خوبی دارند. و البته، زمانی که افراد یک سازمان به طور جمعی عملکرد خوبی داشته باشند، عملکرد سازمانی بالا نتیجه آن است. طرح رفاه کارکنان بخش مهمی از یک برنامه مسئولیت اجتماعی شرکتی توسعه یافته است که برای هر سازمانی که به افراد خود و شهرت خود در جامعه اهمیت می‌دهد ضروری است.
شما می‌توانید با دریافت مشاوره‌ی تخصصی از گروه متخصصان شرکت رسا، درخشش خود را در بین رقیبان تضمین کنید.
سوالات متداول تعالی سازمانی
اگر سوالات شما در این بخش پاسخ داده نشده بود از طریق فرم مشاوره سوالات خود را مطرح کنید. کارشناسان ما به سرعت پاسخ شما را خواهند داد.
تعالی سازمانی چیست؟
تعالی سازمانی یک مفهوم گسترده است که به وضعیتی اشاره دارد که یک سازمان در آن به بلوغ بالاترین سطح عملکرد و عملکرد برتر در همه ابعاد کسب‌وکار خود می‌رسد. این مفهوم در واقع نشانگر توانایی یک سازمان است تا با اعمال استراتژی‌های موثر، مدیریت عملکرد بهینه و استفاده از بهترین فرایندها و روشها، به دستاوردهای بیشتر و بهبود مستمر برسد.
عناصر اصلی تعالی سازمانی
- استراتژی
- مدیریت عملکرد
- فرایندها و روشها
- مشتریان
- منابع انسانی
- ابتکار و نوآوری
- مسئولیت اجتماعی
تعالی سازمانی در منابع انسانی
تعالی سازمانی در زمینه منابع انسانی یعنی ایجاد و حفظ یک محیط کاری که افراد به طور مستمر و بهترین توانمندی‌هایشان را ارائه دهند تا به اهداف و استراتژی‌های سازمانی برسند. تعالی سازمانی در زمینه منابع انسانی نه تنها به کمک به افراد برای بهترین عملکرد شان، بلکه به بهبود عملکرد سازمان به طور کلی کمک می‌کند.
تعالی سازمانی در ارزیابی عملکرد
تعالی سازمانی در ارزیابی عملکرد به معنای ایجاد یک سیستم جامع و منسجم برای اندازه‌گیری، تحلیل و بهبود مستمر عملکرد سازمان و کارکنان است. این فرآیند به شناسایی نقاط قوت و ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها، و ارائه بازخورد موثر به کارکنان و مدیران می‌پردازد.
روش اجرای مدل تعالی سازمانی
اجرای مدل تعالی سازمانی مستلزم پیروی از مراحل سیستماتیک و بهره‌گیری از چارچوب‌ها و ابزارهای مشخص است. مراحل کلی اجرای یک مدل تعالی سازمانی، نظیر مدل EFQM شامل موارد زیر است:
1- آمادگی و برنامه‌ریزی
2- ارزیابی وضعیت فعلی
3- تدوین برنامه بهبود
4- پیاده‌سازی اقدامات بهبود
5- ارزیابی و بازخورد
6- تثبیت و استانداردسازی
7- چرخه بهبود مستمر
تعالی سازمانی و بهره وری
تعالی سازمانی و بهرهوری به طور مستقیم با یکدیگر مرتبط هستند و هدف اصلی اجرای مدلهای تعالی سازمانی، افزایش بهرهوری و بهبود عملکرد است. این دو مفهوم به صورت متقابل تأثیر میگذارند. بهرهوری یکی از عوامل اصلی تعالی سازمانی است و در واقع یکی از نتایج مهم تحقق تعالی سازمانی است.
درباره ما
گروه مهندسین مشاور رسا (شرکت راهبران سیستم آتیه) در سال 1386 با اعتقاد به اصل مشتری‌مداری، توسط آقای دکتر امیر شکاری و با پشتوانه علمی کارشناسان خبره دانشگاهی و صنعتی، با هدف ارائه خدمات در زمینه بهبود عملکرد سازمان‌ها، بنیان‌گذاری شد. این مجموعه در راستای ارائه خدمات تخصصی و آموزشی به سازمان‌های صنعتی و خدماتی، تا کنون موفق به اجرای قریب به 250 پروژه در سیستم‌های مدیریت کیفیت و بهبود عملکرد در سطح ملی و بین‌المللی و برگزاری بیش از 200000 نفر ساعت دوره‌ی آموزشی مرتبط گردیده است.
راه های ارتباطی
آدرس:
تهران – خیابان سهروردی شمالی کوچه مهاجر پلاک ۳۴واحد ۱
کدپستی: 1555813515
تلفن: 86045213–۸۸۵۱۷۲۶۸