تعالی سازمانی به عنوان تلاشهای مداوم برای ایجاد یک چارچوب داخلی از استانداردها و فرآیندها با هدف مشارکت و ایجاد انگیزه در کارکنان برای ارائه محصولات و خدماتی که نیازهای مشتری را در چارچوب انتظارات تجاری برآورده میکند، تعریف میشود. این عبارت است از دستیابی یک سازمان به عملکرد برتر. برای مثال، خروجیهایی که فراتر از برآورده کردن اهداف، نیازها یا انتظارات است.
تعالی سازمانی به معنای تعهد سازمان برای رشد و توسعه پایدار شرکت در راستای کسب رضایت مشتری و افزایش پیدرپی در سودآوری شرکت و سازمان در یک محیط حمایت کننده است. تعالی سازمانی تابع شرایط خاص، فرهنگ، محیط داخلی و خارجی، ویژگی نیروی انسانی سازمان، نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدهای سازمان است.
مدل تعالی سازمانی EFQM یک ابزار کاربردی و مهم است که به سازمانها برای خودارزیابی کمک میکند.خودارزیابی برای سازمانهای کوچیک و بزرگ، در تمامی بخشهای عمومی و خصوصی کاربرد به ویژهای دارد، به این دلیل که نتایج بدست امده از این فرآیندها ، میتواند به عنوان بخشی از فرآیندهای برنامهریزی کسب وکار و سازمان مورد استفاده قرار بگیرد. خلاصه اینکه ، مسیر برتری و تعالی سازمانی، شناسایی، تشخیص، پیشرفت و گسترش موفقیت در یک سازمان یا کسب و کار است.
مفاهیم بنیادی تعالی، مفاهیمی هستند که مدل تعالی بر آنها استوار است. این مفاهیم برگرفته از باورهای اساسی شرکتها و سازمانهای متعالی است. این مفاهیم به شرح زیر است:
معیارهای این مدل به دو دسته تقسیم میشوند:
الف) معیارهای توانمندسازی: عواملی هستند که سازمان را برای دستیابی به نتایج عالی توانمند میسازند.
ب) نتایج: نتایجیست که سازمانهای عالی در زمینههای مختلف به دست میآورند و نشاندهنده دستاوردهای اجرای صحیح معیارهای توانمندسازی است.
رسا توانسته است مدل EFQM را که مدل استاندارد تعالی و افزایش کیفیت است را بومیسازی کند و مدلی متناسب با کشور ایران را استخراج کند. مدل ارزیابی IMQA را که سازمان تنظیم مقررات و ارتباطات رادیویی معرفی کرده است؛ بر اساس همان مدل استخراجی شرکت رسا است.
آشنایی و دانشی را که شرکت رسا در پی استخراج مدل بومیسازی شدهی EFQM بهدست آورده، سبب شده است که در پیادهسازی و استقرار مدلهای تعالی کمک کند.
شرکت رسا با استفاده از همین مدل به بسیاری از سازمانهایی که برای کسب جوایز ملی (جشنواره خوارزمی و جشنوارهی ارزیابی کیفیت) اقدام میکنند، کمک کرده است که نتایج درخشانی را کسب کنند. به عنوان مثال شرکت زیرساخت ارتباطات که بالاترین رتبه را بین ادارات دولتی کسب کرده است، از خدمات و مشاورهی شرکت رسا بهره گرفته است.
کاربرد اصلی و ارزیابی مدل EFQM این است که به سازمان کمک کند تا ضمن ارزیابی وضعیت فعلی خود در برابر استاندارهای تعالی سازمانی، آگاهی بهتری از سطح کیفیت مدیریت عملیات خود به دست بیاورند.
به این ترتیب، این مدل به سازمانها کمک میکند تا پیشرفت کنند و در هر شرایطی از آن استفاده کنند.
کاربردهای دیگر مدل تعالی EFQM عبارتند از:
تعالي سازماني از جمله مفاهيمي است كه همواره سيستمهاي كاري و سازماني به دنبال آن بوده و در هر مرحله از تاريخ به گونهاي آن را بيان نمودهاند. تعالي سازماني را ميتوان رشد و ارتقاي سطح سازمان در ابعاد مختلف آن دانست. در سالهاي اخير مدلهاي تعالی کسب و کار مشتمل بر طیف مختلف سازمانها اعم از سازمانهای تجاری و انتفاعی، غیر انتفاعی و سایر سازمانها میباشد. رويكرد اغلب اين مدلها بر استفاده موثر از فرآيند خودارزيابي به منظور ارتقاي سطح سازمان بوده و بدين منظور روشهايي را جهت خودارزيابي سازمان مطرح نمودهاند. مدل EFQM از يك ويژگي متعادل و متوازن برخودار است، بطوريكه فعاليتها و نتايج سازمان، هر يك با توجه به ميزان اهميت و نقش آن در تعالي سازماني، جداگانه مورد ارزيابي واقع ميشود. در اين مدل تاثير عوامل توانمندساز (Enablers) و نتيجه (Results) به يك اندازه پررنگ و حائز اهميت ميباشد.
علیرغم وجود روشهای مختلف برای افزایش بهره وری سازمان، تیم مشاور، دنباله روی محض از آنها را بدون در نظر گرفتن ویژگیهای سازمانی به هیج وجه راه گشا نمیداند. اعتقاد بر این است که هر سازمان باید بر اساس مولفههای اختصاصی خود، روشهای ارزیابی و پایش مورد نظر خود را طرح ریزی کند. بر اساس اين نگرش، نتایج قابل انتظار از اجرای پروژه به شرح زیر است:
شناخت نقاط قوت و ضعف سازمان و اتخاذ سياستهاي مناسب
تعالی سازمانی برای صاحبان هر کسب و کاری اهمیت دارد، اما بسیاری از رهبران کسب و کار هرگز قادر به تعیین نحوه دستیابی به آن هستند. شما میتوانید با مشاوره گرفتن از گروه متخصصان رسا، راه دستیابی به تعالی سازمانی را برای خود هموار میکنید.
هیچ میانبر واحدی برای تعالی سازمانی وجود ندارد. در اینجا یکی از روشهایی که برای دستیابی به تعالی سازمانی طراحی شده است، آورده شده است. به اهرمهای بهینه برای عملکرد هر کسب و کار اشاره میکنیم:
همه چیز با درک و شناخت هدف سازمان آّغاز میشود. زمانیکه که این اتفاق بیفتد، هدف بلند سازمان را بهتر میتوان برای اعضا تبیین کرد. این تبیین و شناخت در مراحل بعدی به شما کمک خواهد کرد که در جهت اهداف سازمان حرکت کنید. سپس با توجه به اهداف، وظایف هر گروه یا فرد در سازمان طوری مشخص میشود و مسئولیت بخشی از اهداف و کار به تیمی سپرده میشود. این مسئولیتپذیری برای اطمینان از اجرای استراتژیک کسب و کار شما مهم است.
اطلاعات، کلید موفقیت هر سازمان مدرن است. معیارهایی در سازمان تعریف کنید که میتوانید از آنها برای ردیابی عناصر اثربخش در سازمان و یافتن راهی برای نظارت آنها استفاده کنید. به عنوان مثال، میتوانید از بخش بازاریابی خود بخواهید که رشد ماهانه بازدیدکنندگان وبسایت خود را در Google Analytics دنبال کند تا بتوانید بازدهی عملکرد را مشاهده کنید.
پس از مشخصکردن مسیر استراتژیک، باید نحوهی اندازهگیری پیشرفت نیز مشخص شود. باید اطمینان حاصل کرد که کانالهایی برای برقراری ارتباط پیامهای کلیدی در سراسر سازمان شما وجود دارد و در نظر بگیرید که استراتژی مشخصی برای انتقال ارزشها و انتظارات خود به افرادی که در هر سطحی که کار میکنند را در نظر بگیرید. برای تشخیص و انتخاب بهترین کانال ارتباطی و اینکه به چه صورت باشد را بهتر از متخصصان و مشاوران در این حوزه کمک گرفت. ممکن است لازم باشد از ترکیبی از این روشها برای دسترسی به همه استفاده کنید. شرکت رسا با کسب تجربههای فراوان انتخاب مطمئنی برای شما خواهد بود.
از هر کانال ارتباطی که برای استفاده انتخاب میکنید، به یاد داشته باشید که ارتباط همیشه باید یک خیابان دو طرفه باشد. به کارکنان خود فرصت دهید تا در مورد سیاستهای شرکت بازخورد بدهند و ایدههای خود را برای بهبود به اشتراک بگذارند. در واقع، تقویت ارتباطات بین کارکنان بسیار مهم است. ارتباطات موثر اجازه میدهد تا مشکلات به طور موثر در پایینترین سطح ممکن حل شوند، نه اینکه آنها را در بخش مدیریتی تشدید کنند.
شیوههای موثر استخدام باعث کاهش جابجایی کارکنان، کاهش هزینههای استخدام و بهبود کارایی میشود. برای اطمینان از استخدام نامزدهای مناسب، برای شناسایی ویژگیهای ایدهآلی که در استخدامهای جدید به دنبال آن هستید، وقت بگذارید. این ویژگیها به فرهنگ شرکت شما و مهارتهایی که در سازمان خود نیاز دارید بستگی دارد. به عنوان مثال، اگر در سراسر سازمان خود به مهارتهای فناوری اطلاعات نیاز دارید، باید این را در اولویت کار خود قرار دهید. با اینحال، در حالی که مهارتها مهم هستند، تناسب فرهنگی ضروری است. کاندیدایی که از نظر فرهنگی یا فلسفی مناسب سازمان شما نیست، در نهایت نتیجهی مطلوبی برای سازمان نخواهد داشت.
هر شرکتی باید یک ماموریت تثبیت شده داشته باشد که باید در فرهنگ سازمانی منعکس شود. به عنوان مثال، اگر ماموریت شما ارائه بهترین خدمات به مشتریان در صنعت شما است، همه افراد شما باید این ماموریت را در حین انجام کارهای روزانه خود در ذهن داشته باشند. رهبران سازمان باید به طور منظم تک تک اعضای تیم خود را ارزیابی کنند. تا مطمئن شوید که آنها طبق ارزشهای سازمانی که تعریف کردهاید، عمل میکنند.
اعتماد برای تعالی سازمانی حیاتی است. روی ایجاد اعتماد بین همه اعضای سازمان خود، از کارکنان سطح پایه گرفته تا مدیران ارشد، کار کنید. افراد خود را تشویق کنید که در مورد نگرانیهای خود صحبت کنند تا بتوان به طور فعالانه به آنها رسیدگی کرد.
به کارمندان خود قدرت دهید تا بدون درخواست کمک یا راهنمایی از سرپرستان کارها را پیگیری کنند. برای حمایت از این رفتار پیشگیرانه، مطمئن شوید که همه افراد ابزارهای مورد نیاز برای حل مشکلات را دارند، مانند دسترسی به سوابق مشتری یا توانایی استفاده از مقادیر کمی از سرمایه شرکت بدون درخواست مجوز. باید مطمئن شد که این توانمندسازی در راستای سیاستهای شما و به نفع شماست. با تشویق فعالانه کارکنان به ایفای نقش در تصمیماتی که بر کار آنها تأثیر میگذارد، میتوانید به آنها اعتماد به نفس بدهید و به آنها نشان دهید که اعضای ارزشمند سازمان شما هستند. این باعث میشود که آنها بر اعمال خود مالکیت داشته باشند و به آن افتخار کنند که بدانند.
یک محیط اداری ناخوشایند میتواند انگیزه کارکنان شما را کاهش دهد و منجر به روحیه پایین و جابجایی کارکنان شود. اطمینان حاصل کنید که دفتر شما دارای روشنایی کافی، مبلمان اداری راحت، ارگونومی خوب، مکانهایی برای استراحت افراد شما بدون ایجاد مزاحمت برای همکارانشان است. اما از عوامل محیطی اجتماعی نیز آگاه باشید. به عبارت دیگر، محیطی اجتماعی ایجاد کنید که بخواهند هر روز بهترین کار خود را در آن انجام دهند.
به طور حرفهای، فرصتهایی را برای افراد خود فراهم کنید تا به طور مستمر در کاری که انجام میدهند، برتری خود را دنبال کنند. علاوه بر آن فرصتهایی را برای آنها فراهم کنید تا توسعه شخصی را نیز دنبال کنند. دادن فرصت به افراد خود برای توسعه مهارتهای حرفهای و شخصی جدید میتواند حفظ و بهرهوری را بهبود بخشد و به شما کمک میکند نیروی کار بسیار ماهر و اختصاصیتری داشته باشید.
کارمندان سالم، به ویژه آنهایی که از رفاه کلی خوبی برخوردارند، به احتمال زیاد در محل کار عملکرد خوبی دارند. و البته، زمانی که افراد یک سازمان به طور جمعی عملکرد خوبی داشته باشند، عملکرد سازمانی بالا نتیجه آن است. طرح رفاه کارکنان بخش مهمی از یک برنامه مسئولیت اجتماعی شرکتی توسعه یافته است که برای هر سازمانی که به افراد خود و شهرت خود در جامعه اهمیت میدهد ضروری است.
شما میتوانید با دریافت مشاورهی تخصصی از گروه متخصصان شرکت رسا، درخشش خود را در بین رقیبان تضمین کنید.
اگر سوالات شما در این بخش پاسخ داده نشده بود از طریق فرم مشاوره سوالات خود را مطرح کنید. کارشناسان ما به سرعت پاسخ شما را خواهند داد.
مهندسی مجدد و بازطراحی اساسی کل سیستم و فرآیندهای کسب و کار شامل مشاغل، ساختارهای سازمانی، سیستم های مدیریتی، ارزش ها و باورها یک سازمان در راستای دستیابی به بهبود عملکرد آن است.
تلاش برای ایجاد تغییرات اساسی می تواند پرهزینه باشد، و در صورت عدم موفقیت، موجب از دست رفتن نقدینگی میشود یا با ایجاد تأثیر نامطلوب بر بهرهوری سازمان میتواند آن را با شکست مواجه سازد. بهترین زمان برای انجام این کار، زمانیست که حیات سازمان در خطر باشد.
اولین گام تشخیص نیاز به انجام بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار برای سازمان است.
حداقل سه مورد متمایز برای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار مورد نیاز است.
یک- اکثر فرآیندها ناکارآمد هستند و نیاز به طراحی مجدد دارد. منظور از فرآیندها، عموماً جریان های کاری است که شامل فعالیت های انجام کار، نتایج کار و چگونگی تقسیم کار بین افراد، ماشینها و بخشهای سازمان است.
دو- تغییرات اساسی مدیریت که شامل ساختارها، نظامها، ارزشها و باورهایی که باید در سازمان شکل بگیرند، است.
سه- تغییر فرآیند و ارزشها نیاز به دانش قوی دارند که باید مورد توجه قرار گیرد.
به عنوان یک مدیر که مایل به تغییر هستید، باید دائماً فرآیندهای خود را ارزیابی کنید تا خواسته های جامعه در حال تحول و مشتری رو به رشد خود را برآورده کنید.
بیایید یک سناریوی موردی را در نظر بگیریم تا به شما کمک کند اهمیت بازمهندسی فرآیند کسب و کار را درک کنید:
مشتری الف از یک شرکت خاص کالایی سفارش داده است، اما هنوز سفارش خود را دریافت نکرده است. او نگران میشود و با شرکت تماس می گیرد تا دلیل آن را بپرسد.
اپراتور پاسخ می دهد: “اجازه دهید من شما را به بخش حسابداری منتقل کنم تا بررسی شود که آیا سفارش شما فاکتور شده است.”
حالا مشتری باید دوباره مشکل خود را به بخش حسابداری توضیح دهد و حسابداری پاسخ میدهد: «سفارش شما را فاکتور کردیم، اما از وضعیت ارسال اطلاع نداریم. باید با بخش تدارکات صحبت کنید.»
پس از آن، مشتری با بخش تدارکات تماس می گیرد و دوباره وضعیت را توضیح می دهد.
مدیر تدارکات پاسخ می دهد: «اگرچه باید سفارش تحویل داده می شد، اما من هنوز سفارش را از بخش تولید دریافت نکردهام. لطفا یک دقیقه صبر کنید من تلاش میکنم با آنها تماس بگیرم تا بفهمم چه اتفاقی افتاده است.»
سپس، مدیر تولید سعی می کند به حل این وضعیت کمک کند. او که احساس می کند مشتری در حال عصبانی شدن است، می گوید: «آقا متأسفم، تقصیر بخش انبار است. شخصی سفارش شما را در انبار نهایی فراموش کرده است. در اسرع وقت آن را برای شما ارسال خواهیم کرد.»
سناریوی فوق چیزی است که در یک شرکت بدون بازمهندسی فرآیند کسب و کار اتفاق می افتد.
فرآیند کسب و کار به استراتژی سازمانی شما حیات می بخشد. مدیریت فرآیند کسب و کار برای فعالیتهای شما و در تعریف و توسعه آموزش شما بسیار مهم است. بدون مدیریت صحیح فرآیند کسب و کار، سازمان شما متلاشی ، فعالیتهای شما ناسازگار و ناکارآمد و همچنین برنامه های آموزشی شما به ندرت دقیق یا تاثیرگذار خواهد شد. آنچه که رهبران فکر میکنند به آموزش نیاز دارد، فرآیند کسبوکار یک سازمان است، در حالی که در واقعیت نیاز به بازنگری اساسی فرآیند کسبوکار و برنامه های خود دارند.
بهبود فرآیند کسب و کار یک روش تعریف شده برای توسعه، آزمایش، تایید، اجرا و ارزیابی تغییرات در فرآیند است. هدف از بهبود فرآیند کسب و کار ارزیابی، بهبود و تکامل مداوم عملیات کسب و کار برای تغییر استراتژی، تغییرات بازار و به دست آوردن مزیت رقابتی نسبت به رقبا است.
دلایل متعددی وجود دارد که باعث شکست بهبود فرآیند کسب و کار می شود ، از جمله:
مستندات فرآیند کسب و کار در سازمان وجود نداشته است.
روش رسمی برای بهبود فرآیند کسب و کاروجود نداشته است.
بهبود فرآیندها بدون هدف و نقشه راه تعیین شده، اجرا شده است
نقشه فرآیند کسب و کار هرگز انجام نشده و یا به اشتباه انجام شده است
اعتبارسنجی در مورد فرآیندهای کسب و کار انجام نشده است.
فرآیند قبل از تایید و اجرای تغییرات جدید تست نشده است.
ارزیابی مستمر عملیات و فرآیندهای جاری انجام نشده است.
اتصال نادرست فرآیند کسب و کار به آموزش به درستی ارتباط داده نشده است.
فرآیند کسب و کار استراتژی سازمانی را عملیاتی می کند. به همین دلیل، داشتن یک استراتژی کاملاً تعریف شده به عنوان مبنای فرآیند کسب و کار بسیار مهم است.
فرآیند کسب و کار اساس طراحی و محتوای آموزشی است. به همین دلیل داشتن فرآیندی که به خوبی تعریف شده باشد، روش مدیریت فرآیند رسمی و ارتباط مداوم با آموزش برای به روزرسانی و توسعه محتوای جدید بسیار مهم است.
اگرچه به نوع سازمان بستگی دارد، اما شاخصهای رایج فرآیند کسبوکار عبارتند از:
ناهماهنگی عملیاتی که منجر به ناکارآمدی عملیاتی می شود. بسیاری از کسبوکارها به واریانس عملیاتی خود برای تشخیص فرآیند کسبوکار بهعنوان دلیل اصلی ناکارآمدی عملیاتی خود نگاه نمیکنند.
انحرافات عملکردی که منجر به مسائل عملیاتی می شود. واریانس عملکرد عملیات اغلب نشان دهنده عدم پایبندی به فرآیند و/یا شکاف در مستندات فرآیند موجود است.
عملکرد آموزشی ضعیف یکی از دلایل اصلی که برای ناکارآمدی برنامه آموزشی وجود دارد، فقدان فرآیند یا شکاف های قابل توجه فرآیند است.
گردش مالی بالا فرآیندهای ناکارآمد و ناسازگار منجر به آشفتگی عملیاتی می شود. در هرج و مرج ارتجاعی موفق ماندن سخت است.
رضایت و مشارکت پایین کارکنان.
اینها تنها تعدادی از نشانه های بسیاری از مشکلات در فرآیند کسب و کار هستند.
کاملا! به خصوص اگر در آینده اهداف رشد و/یا کسب داشته باشند ، نقشه برداری فرآیند کسب و کار ، اسناد و مدیریت برای هر دو بسیار مهم است.
گروه مهندسین مشاور رسا (شرکت راهبران سیستم آتیه) در سال 1386 با اعتقاد به اصل مشتریمداری، توسط آقای دکتر امیر شکاری و با پشتوانه علمی کارشناسان خبره دانشگاهی و صنعتی، با هدف ارائه خدمات در زمینه بهبود عملکرد سازمانها، بنیانگذاری شد. این مجموعه در راستای ارائه خدمات تخصصی و آموزشی به سازمانهای صنعتی و خدماتی، تا کنون موفق به اجرای قریب به 250 پروژه در سیستمهای مدیریت کیفیت و بهبود عملکرد در سطح ملی و بینالمللی و برگزاری بیش از 200000 نفر ساعت دورهی آموزشی مرتبط گردیده است.
آدرس:
تهران – خیابان سهروردی شمالی کوچه مهاجر پلاک ۳۴واحد ۱
کدپستی: 1555813515
تلفن: 86045213–۸۸۵۱۷۲۶۸