مدیریت فرآیندهای کسب و کار در یک نگاه:
مدیریت فرآیندهای کسب و کار جاده اصلی رسیدن به بهره‌وری در سازمان است. در این جاده بازمهندسی فرآیند ها، سرعت و کیفیت رسیدن به مقصد را افزایش می‌دهد. بهبود فرآیند های کسب و کار زمانی محقق شده است که شما از این جاده به بهره‌وری رسیده باشید. در واقع فرومول خلاصه شده از فرآیندهای کسب و کار بدین شکل است:
بازمهندسی فرآیند + بهبود فرآیند = بهره‌وری بیشتر در سازمان
مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟
مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک رویکرد ساختاریافته برای بهبود فرآیندهایی است که سازمان ها برای انجام کار، خدمت به مشتریان خود و ایجاد ارزش تجاری از آنها استفاده می کنند. فرآیند کسب و کار یک فعالیت یا مجموعه ای از فعالیت هاست که به تحقق اهداف سازمان مانند افزایش سود یا ارتقای تنوع نیروی کار کمک می کند. این سیستم از روش‌های مختلفی برای بهبود فرآیند کسب‌وکار با تجزیه و تحلیل آن، مدل‌سازی نحوه عملکرد آن در سناریوهای مختلف، اجرای تغییرات، نظارت بر فرآیند جدید و بهبود مستمر توانایی خود برای هدایت اهداف کسب‌وکار مورد نظر استفاده می‌کند.
عملکرد فرایند کسب و کار در بین سازمان ها بسته به اندازه، بلوغ فرآیند، پیچیدگی فنی، فرهنگ سازمانی و منابع آنها بسیار متفاوت است.اصول و تکنیک‌های مدیریت فرایند را می‌توان برای مدیریت یک فرآیند واحد، مانند جذب مشتری جدید، یا برای یک تحول بزرگ تجاری که نیازمند اجرای فرآیندهای کاملاً جدید است، به کار برد. موفقیت یک ابتکار مدیریت فرایند کسب و کار تا حد زیادی به ظرفیت سازمان برای دیدن ارزش در بهبود فرآیند بستگی دارد.
تمایز رسا در مدیریت فرآیندهای کسب و کار
طراحی فرایند های کسب و کار در رسا موفقیت محصولات و خدمات جدید را با شواهد منطقی تضمین می کند. این کاملاً معمول است که یک شرکت محصول یا خدمات جدیدی را پس از آزمایش داخلی توسعه داده و عرضه کند. با این حال، پس از راه‌اندازی، نتیجه‌گیری می‌شود که محصول یا خدمات مورد توجه قرار نمی‌گیرد، زیرا مشتریان یا کاربران نهایی مورد نظر هرگز در فرآیند توسعه در نظر گرفته نشده‌اند. به عبارت دیگر، محصول یا خدمات نیاز واقعی را برآورده نمی کند و تقاضا برای آن کم می ماند. اینجاست که رویکرد طراحی فرایند ، با تمرکز بر روی مشتری مشترک و تمرکز بر نمونه‌سازی، مفید است، زیرا به درک نیاز مشتریان و انتظارات مشتریان از محصول یا خدمات کمک می‌کند. طراحی فرایند های کسب و کار معیارهایی را که مشتریان برای تعهد به یک شرکت و محصولات آن دارند، آشکار می کند. این به نوبه خود یک مزیت و تفاوت شرکت رسا است که ارتباط محصول را تضمین می کند و در آزمون زمان و رقابت مقاومت می کند.
طراحی فرایند های شرکت شما را مرتبط و نوآورانه انجام می دهیم . یعنی چیزی که مشتریان شما اکنون به عنوان یک سرویس مفید، کاربردی و عالی در نظر می گیرند، ممکن است در آینده نزدیک هیچ یک از این موارد نباشد. بازار با سرعتی بی سابقه در حال تغییر است و در عین حال نیاز به پیش بینی روند توسعه محصول و خدمات وجود دارد. با طراحی نوآورانه فرایند ها ، می توانید تداوم تغییرات را تضمین کنید، که به شرکت شما کمک می کند نیازهای فعلی و آینده مشتریان شما را برآورده کند. علاوه بر راه‌حل‌هایی برای آینده نزدیک، که اصطلاحاً «پیروزی سریع» نامیده می‌شوند، از طراحی آینده بینانه فرایند ها نیز می‌توان برای ایجاد نوآوری‌های جدید استفاده کرد، که نیازمند حرکت‌های جسورانه‌تر و نگاه جسورانه‌تر به آینده است. این مدل از طراحی فرایند های کسب و کار برای شرکت شما در پیشی گرفتن از رقبا پشتیبانی می کند و شما را در ذهن مشتریان پایدار نگه می دارد.
طراحی فرایند های کسب و کار با رویکرد مشتری محوری . بر کسی پوشیده نیست که سازمان ها روابط وفادار با مشتری را به معاملات یکباره ترجیح می دهند، زیرا اولی یک مدل کسب و کار مطلوب تر و پایدارتر است. علاوه بر این، ما در زمانی زندگی می کنیم که اهمیت خاطرات ماندگار و تجربه مشتری اغلب از برچسب قیمت فراتر می رود. همه فرایند های سازمان در مدل طراحی و بهبود در رسا ازاین رویکرد بهره خواهند برد. فرایند های مرتبط با مشتریان بینش عمیقی در مورد نیازها و انگیزه های مشتریان ارائه می دهد. مسیر های متعامل با مشتری در همه رویکرد های سازمان که آنها را به استفاده از انواع خاصی از خدمات وادار می کند. این شرکت ها را قادر می سازد تا خدمات جذاب و سودآور را توسعه دهند که وفاداری مشتری را بهبود می بخشد. وقتی مشتریان احساس می کنند که یک خدمات ارزش افزوده ای برای آنها فراهم می کند، قیمت دیگر تنها عامل تعیین کننده نیست. هدف از تمرکز بر مشتری در طراحی فرایند ها این است که اطمینان حاصل شود که اقدامات برای دستیابی به این ارزش افزوده برای مشتری بهینه شده و برای ارائه دهنده قابل اجرا است.
در دهه‌های گذشته، بهبود کسب‌وکار اغلب به معنای افزایش اثربخشی و اتخاذ شیوه‌های تجاری کارآمدتر در نظر گرفته می‌شد. این شیوه کار باعث شده است که ذینفعان متفاوت در بسیاری از سازمان ها توسعه پیدا کنند و بخش های مختلف مسئولیت ها و اهداف جداگانه خود را داشته باشند. با اتخاذ اصول طراحی خدمات، شرکت‌ها نه تنها مشتری محورتر می‌شوند، بلکه متوجه می‌شوند که چرا در نظر گرفتن شیوه‌های تجاری از دیدگاه مشتریان بسیار مهم است. مهم ترین پیامی که باید از این موضوع دریافت کرد این واقعیت است که مشتری همیشه شرکت را به عنوان یک موجودیت واحد می بیند. به این ترتیب، یک سازمان چندوجهی و بی‌طرف به طور کلی دیدگاه و نیازهای مشتری را پشتیبانی نمی‌کند.
گام هایی که ما در تدوین فرآیند مدنظر داریم
1. مهندسین مشاور رسا طراحی فرایند های سازمانی را با استاندارد BPMN (Business process modeling notation) انجام میدهند که منجر به ایجاد یک دارایی ارزشی برای سازمان میگردد تا در مکانیزاسیون و خوکار سازی فرایند ها در کنار افزایش اثر بخشی بتواند کارایی را نیز بهبود بخشد. ما در شرکت رسا همه نتایج بهبود و طراحی را در با این استاندارد آماده می کنیم. فارغ از اینکه سازمان شما چه بستر نرم افزاری دارد. این ارزش می تواند برای شما بسیار مفید باشد. زیرا با هزینه بسیار کمتری قابلیت مکانیزه شدن در زیرساختهای سازمان ها را دارد.
این روش نمودار جریان در سال 2005 ابداع شد و با گذشت زمان به یک روش استاندارد مدل سازی فرآیند کسب و کار تبدیل شد. BPMN مجموعه‌ای محدود و استاندارد شده از عناصر گرافیکی را ارائه می‌کند تا به عنوان بلوک‌های سازنده برای یک مدل فرآیند عمل کنند. به همین دلیل، استفاده از BPMN برای کاربران تجاری آسان است، اما همچنین می‌تواند معانی فرآیند پیچیده مورد نیاز متخصصان فنی را که فرآیند را پیاده‌سازی می‌کنند، نشان دهد.
چهار نوع عنصر BPMN وجود دارد:
- جریان اشیاء نشان دهنده رویدادها یا فعالیت ها است
- اتصال اشیایی که به عنوان رابط بین رویدادها عمل می کنند
- شناورهایی که نماینده شرکت کنندگان در فرآیند کسب و کار هستند
- مصنوعاتی که اشیاء خارج از فرآیند را نشان می دهند، مانند داده ها
- شناسایی ریز تسک ها و تحلیل عارضه ها و طراحی شاخص ها زمانی مزیت دیگر ماشد که از تجربه طراحی فرایند برای چندین صنعت متفاوت و بیش چند صد فرایند متفاوت بهره مند شدیم این موضوع باعث اثر بخشی و کارایی بیشتر در نتایج کار شد. زیرا ما تجربه عارضه ها و شکست های سازمان های متفاوت را تبدیل به درس آموخته ای کاربردی برای بهبود مشتریان آتی خود کرده ایم.
- ایجاد پنج سطح در فرآیند ها :
سطح 1: نوع فرایند ها (سه سطح نقشه فرایندی )
سطح 2: گروه های فرایند
سطح 3: فرآیندها
سطح 4 : فعالیت ها و گام های کلان فرایند
سطح 5: تسک ها و وظایف فرآیندها
- تعریف سه سطح از شاخص در فرایند هاو گروه فرایند ها
KR: اهداف و سنجه های کلان گروه فرایند و سازمان
KPI: شاخص های کلیدی عملکردی در نتایج فرایند ها
PI: سنجه های عملکردی اندازه گیری کارایی فرایند ها و فعالیت ها
- تدوین فرم ها و دستورالعمل های مربوطه به چگونگی اجرای یک فرایند و تدوین شناسنامه فرایند و گروه فرایند.
- گزارش عارضه یابی فرایند ها (با منطق تحلیلی استخوان ماهی )
بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR)
آیا شرکت شما در حال پیشرفت است؟
آیا شما به راحتی به اهداف سازمان خود می رسید؟
جالب است بدانید راه رسیدن به اهداف همان جایی است که مشکل وجود دارد! یا بهتر بگوییم اولین سنگ وسط جاده رسیدن به اهداف روش ها و فرایند های ناکارآمد است.
فرآیندهای کسب و کار نقش مهمی در پیشبرد اهداف دارند، اما آن‌طور که می‌خواهید کارآمد نیستند. اصلا ممکن است استفاد ه نشوند!
به دلیل عادات و سرمایه گذاری در روش های قدیمی، با رشد کسب و کار شما، ایجاد تغییرات در فرآیند دشوارتر می شود.(پرواز بوفالو ها ) اما در واقعیت، شما نمی توانید فرآیندها را بدون ایجاد تغییرات بهبود بخشید. فرآیندها باید با دقت بازمهندسی شوند، زیرا آزمون و خطا ها و اشتباهات سردرگمی زیادی ایجاد می‌کنند.
بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR) چیست؟
بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR) طراحی مجدد ریشه ای و اساسی فرآیندهای کسب و کار برای دستیابی به پیشرفت های چشمگیر در زمینه های حیاتی مانند کیفیت، نتایج، هزینه ها، خدمات و سرعت انجام کارها است. بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR) با هدف کاهش هزینه های سازمانی و تعدیل فرآیندها در مقیاس بسیار بزرگ انجام می شود. به گونه ای که با افزایش مقیاس و اندازه کارها همچنان کارامد بمانند.
آیا بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR) همان بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) است؟
در ظاهر، BPR بسیار شبیه بهبود فرآیند کسب و کار (BPI) است. با این حال، تفاوت های اساسی وجود دارد که این دو را متمایز می کند بهبود فرآیند (BPI)ممکن است در مورد بهینه سازی چند قانون اینجا و آنجا باشد و یا بهبود ابزار اجرای فرایند. اما بازمهندسی یک رویکرد بدون محدودیت برای نگاه کردن به فراتر از مرزهای تعریف شده و ایجاد تغییرات عمیق در کل فرایندهای مرتبط با هم در سازمان است.
در حالی که BPI یک روند افزایشی کار است که بر اصلاح فرآیندهای موجود برای بهبود آنها تمرکز دارد، BPR به تصویر گسترده‌تر نگاه می‌کند. BPI گلوگاه های فرآیند را شناسایی می کند و تغییرات در عملکردهای خاص را توصیه می کند. چارچوب فرآیند عمدتاً زمانی که BPI در حال انجام است یکسان می ماند. از سوی دیگر، BPR قوانین موجود را رد می کند و اغلب یک مسیر غیر متعارف را برای انجام مجدد فرآیندها از دیدگاه مدیریت سطح بالا در پیش می گیرد. و گاهی به تغییر 100 درصدی چند فرایند و ایجاد یاحذف فرایند ها می انجامد.
BPI مانند ارتقاء سیستم اگزوز در خودروی پروژه شما است تا صدای ماشین تغییر کند. بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار، BPR در مورد بازنگری در کل نحوه کار موتور با اگزوز است و شاید اصلا تعمیرات درجای دیگری را انجام دهد.
پنج مرحله بازمهندسی فرآیند کسب و کار (BPR)
برای حفظ اثر بخشی و کارایی بازمهندسی فرآیند کسب و کار، ذینفعان باید درک بهتری از مراحل کلیدی درگیر در آن داشته باشند. اگرچه این فرآیند می تواند در یک سازمانی با سازمان دیگر متفاوت باشد، این مراحل ذکر شده در زیر به طور خلاصه در بازمهندسی فرآیند را ثابت است:
در زیر 5 مرحله بازمهندسی فرآیند کسب و کار آورده شده است:
- نقشه کلان از وضعیت فعلی فرآیندهای کسب و کار خود را ترسیم کنید
جمع آوری داده ها از همه منابع – هم ابزار نرم افزار و هم ذینفعان. درک کنید که فرآیند در حال حاضر چگونه انجام می شود.
- آنها را تجزیه و تحلیل کنید و هرگونه شکاف یا قطع ارتباط را بیابید
تمام خطاها و تأخیرهایی را که مانع از جریان آزاد فرآیند می شوند، شناسایی کنید. اطمینان حاصل کنید که آیا تمام جزئیات در مراحل مربوطه برای تصمیم گیری سریع ذینفعان موجود است یا خیر.
- به دنبال فرصت های بهبود باشید و آنها را تأیید کنید
بررسی کنید که آیا تمام مراحل کاملاً ضروری هستند یا خیر. اگر مرحله‌ای وجود دارد که صرفاً به شخص اطلاع داده شود، مرحله را بردارید و به فکر مکانیزه کردن این فعالیت های روتین باشید. مانند ارسال ایمیل اتوماتیک برای اطلاع رسانی به شخص مذکور.
- یک نقشه فرآیندهای آینده وآینده پیشرفته طراحی کنید
فرآیند جدیدی ایجاد کنید که تمام مشکلاتی را که شناسایی کرده اید حل کند. از طراحی یک فرآیند کاملاً جدید که مطمئناً به خوبی کار نمی کند نترسید. شاخص های کلیدی عملکرد را برای هر مرحله از فرآیند تعیین کنید.
- تغییرات حالت آینده(وضعیت مطلوب ) را اجرا کنید و مراقب وابستگی ها(ارتباط بین فرایند ها و نقش ها) باشید
همه ذینفعان را از روند جدید آگاه کنید. فقط زمانی ادامه دهید که همه در دامنه تغییر و دارای نقش باشند و در مورد نحوه عملکرد فرآیند جدید آموزش ببینند. به طور مداوم KPI ها را زیر نظر داشته باشید.
مزایای مدیریت فرآیند کسب و کار
مدیریت فرایند کسب و کار ارزش سازمانی را از طریق بهبود فرآیند افزایش می‌دهد و تعدادی مزایا را به همراه دارد. برخی از این موارد عبارتند از:
افزایش کارایی و صرفه جویی در هزینه: سیستم های BPM به بهینه سازی فرآیندهای موجود و ترکیب ساختار بیشتر در توسعه فرآیندهای جدید کمک می کنند. این کار را با حذف افزونگی‌ها و تنگناهای فرآیند انجام می‌دهد و در نتیجه کارایی و بهره‌وری را بهبود می‌بخشد. با چابکی بیشتر، کسب‌وکارها می‌توانند با سرعت بیشتری به نتایج تجاری مورد نظر خود دست یابند و می‌توانند هر گونه منابع بیش از حد را به سایر کارهای با اولویت بالا اختصاص دهند.
افزایش تجربه کارمند و رضایت مشتری: مجموعه ابزارهای BPM به حذف کارهای تکراری و در دسترس‌تر کردن اطلاعات کمک می‌کند. با حذف عوامل حواس‌پرتی، کارمندان می‌توانند روی کار و مشتریان خود تمرکز کنند که منجر به افزایش رضایت مشتری می‌شود. گردش کار واضح همچنین منحنی یادگیری را در فرآیند پذیرش کارمند کوتاه می کند و بهره وری و تعامل را افزایش می دهد.
فرآیندهای مقیاس‌پذیرتر: از آنجایی که BPM اجرای بهتر فرآیند و اتوماسیون گردش کار را امکان‌پذیر می‌سازد، هنگام مقیاس‌پذیری فرآیندها به سایر مناطق در سراسر جهان به خوبی منتقل می‌شود. ابزارهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار می‌توانند نقش‌ها را شفاف کنند، از ثبات در طول فرآیند اطمینان حاصل کنند، و همچنین می‌توانند فرصت‌هایی را برای ترکیب قوانین کسب‌وکار برای اتوماسیون ایجاد کنند و به تیم‌ها اجازه میدهند بیشتر روی نوآوری تمرکز کنند.
شفافیت بیشتر: از آنجایی که اتوماسیون فرآیند کسب و کار به وضوح صاحبان وظایف را در طول فرآیند مشخص می کند، این امر شفافیت و مسئولیت پذیری بیشتری را در طول یک فرآیند خاص فراهم می کند. این باعث ایجاد ارتباط بیشتر بین تیم ها می شود.
وابستگی کمتر به تیم های توسعه: BPM ویژگی هایی را ارائه می دهد که وابستگی های بالقوه به توسعه را حذف می کند. کاربران تجاری می توانند به سرعت و به راحتی از این ابزارها استفاده کنند و اتوماسیون فرآیند را در سراسر شرکت افزایش دهند.
چرا مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است؟
مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است زیرا فرآیندهای تجاری کارآمد برای موفقیت شرکت بسیار مهم هستند. انواع متداول فرآیندهای کسب و کار که به شرکت ها کمک می کند تا اهداف تجاری را هدایت کنند شامل موارد زیر است:
- توسعه و ساخت محصول جدید
- انجام سفارش محصول
- مدیریت خدمات مشتری
- جذب یک کارمند جدید
این عملیات تجاری می تواند صدها یا حتی هزاران کار و تأییدیه های مورد نیاز برای تکمیل آنها را شامل شود. این سیستم ها معمولاً افراد، سیستم های فناوری اطلاعات و سایر ماشین آلات را در کسب و کار درگیر می کنند و همچنین می توانند ارائه دهندگان برون سپاری فرآیندهای تجاری را نیز در بر گیرند. یک فرآیند تجاری که به خوبی طراحی شده است، این وظایف را به مراحل ساختاریافته و قابل تکرار تقسیم می کند که کارکنان می توانند برای ایجاد نتایج ثابت دنبال کنند. مراحل تکرارپذیر به سازمان ها کمک می کند تا منابع مورد نیاز خود را پیش بینی کنند و خطر تخصیص کم یا بیش از حد منابع را کاهش دهند.
یک فرآیند کسب و کار با فرایند ضعیف یا مدیریت نادرست می تواند به یک شرکت آسیب برساند و مانع بهره وری و کارایی شود. و اگر یک فرآیند بی‌اثر به همان شکلی که هست خودکار شود، در واقع می‌تواند عملکرد ضعیف را تقویت کند و اهداف تجاری را نابود کند.
روش‌های سیستماتیک مدیریت فرایند برای کشف، مدل‌سازی، بهبود، خودکارسازی و نظارت مستمر فرآیندهای کسب و کار به گونه‌ای طراحی شده‌اند که اطمینان حاصل شود که چنین اتفاقی نمی‌افتد. اگر فرایند کسب و کار به خوبی انجام شود، به شرکت‌ها کمک می‌کند تا محصولات و خدمات را با هزینه کمتر ارائه دهند و فرآیندها را با اهداف تجاری هماهنگ کند. به گفته کارشناسان فرآیند، رویکرد فرایند کسب و کار برای بهبود فرآیند و اتوماسیون نیز به شرکت‌ها کمک می‌کند تا با نیازهای در حال تغییر سازگار شوند.
سخن پایانی:
سرعت شدید تغییرات کسب و کار در قرن بیست و یکم هیچ نشانه ای از کند شدن را نشان نمی دهد. سازمان ها برای موفقیت باید بتوانند به سرعت و به طور موثر پاسخ تغییرات را بدهند. دانیل موریس، کارشناس مدیریت فرایند، مشاور مستقلی که در تحول کسب و کار تخصص دارد، توضیح داده است که: “رقابت دیگر یک استراتژی قابل دوام نیست ،همه چیز خیلی سریع در حال تغییر است. علاوه بر این، شرکت های موفق با روش ها، ایده ها و محصولات جدید در حال جهش در رقابت هستند. پس یک مدیریت فرایند کارآمد امروزه برای موفقیت هر سازمانی ضروری به نظر میرسد”.
دکتر آرش نوبری
مدیر پروژه
فرآیند همون نخیه که دونه‌های یه تسبیحو به هم وصل می‌کنه تا محصولی با ارزش خلق بشه
مهندس عارفه معتمدی
کارشناس صنایع
بازمهندسی فرایند یعنی تعویض لاستیک هایی که سرعت سازمان رو در مسیر موفقیت کم می کنه
سوالات متداول مدیریت فرایند کسب و کار
اگر سوالات شما در این بخش پاسخ داده نشده بود از طریق فرم مشاوره سوالات خود را مطرح کنید. کارشناسان ما به سرعت پاسخ شما را خواهند داد.
بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار چیست
مهندسی مجدد و بازطراحی اساسی کل سیستم و فرآیندهای کسب و کار شامل مشاغل، ساختارهای سازمانی، سیستم های مدیریتی، ارزش ها و باورها یک سازمان در راستای دستیابی به بهبود عملکرد آن است.
چه زمانی یک سازمان نیاز به بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار دارد؟
تلاش برای ایجاد تغییرات اساسی می تواند پرهزینه باشد، و در صورت عدم موفقیت، موجب از دست رفتن نقدینگی می‌شود یا با ایجاد تأثیر نامطلوب بر بهره‌وری سازمان می‌تواند آن را با شکست مواجه سازد. بهترین زمان برای انجام این کار، زمانیست که حیات سازمان در خطر باشد.
اولین گام بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار چیست؟
اولین گام تشخیص نیاز به انجام بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار برای سازمان است.
برای انجام بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار چه چیزی لازم است؟
حداقل سه مورد متمایز برای مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار مورد نیاز است.
یک- اکثر فرآیندها ناکارآمد هستند و نیاز به طراحی مجدد دارد. منظور از فرآیندها، عموماً جریان های کاری است که شامل فعالیت های انجام کار، نتایج کار و چگونگی تقسیم کار بین افراد، ماشین‌ها و بخش‌های سازمان است.
دو- تغییرات اساسی مدیریت که شامل ساختارها، نظام‌ها، ارزش‌ها و باورهایی که باید در سازمان شکل بگیرند، است.
سه- تغییر فرآیند و ارزش‌ها نیاز به دانش قوی دارند که باید مورد توجه قرار گیرد.
چرا باید بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار را امتحان کنید؟
به عنوان یک مدیر که مایل به تغییر هستید، باید دائماً فرآیندهای خود را ارزیابی کنید تا خواسته های جامعه در حال تحول و مشتری رو به رشد خود را برآورده کنید.
کجا می توان از بازمهندسی فرآیند کسب و کار استفاده کرد؟
بیایید یک سناریوی موردی را در نظر بگیریم تا به شما کمک کند اهمیت بازمهندسی فرآیند کسب و کار را درک کنید:
مشتری الف از یک شرکت خاص کالایی سفارش داده است، اما هنوز سفارش خود را دریافت نکرده است. او نگران می‌شود و با شرکت تماس می گیرد تا دلیل آن را بپرسد.
اپراتور پاسخ می دهد: “اجازه دهید من شما را به بخش حسابداری منتقل کنم تا بررسی شود که آیا سفارش شما فاکتور شده است.”
حالا مشتری باید دوباره مشکل خود را به بخش حسابداری توضیح دهد و حسابداری پاسخ می‌دهد: «سفارش شما را فاکتور کردیم، اما از وضعیت ارسال اطلاع نداریم. باید با بخش تدارکات صحبت کنید.»
پس از آن، مشتری با بخش تدارکات تماس می گیرد و دوباره وضعیت را توضیح می دهد.
مدیر تدارکات پاسخ می دهد: «اگرچه باید سفارش تحویل داده می شد، اما من هنوز سفارش را از بخش تولید دریافت نکرده‌ام. لطفا یک دقیقه صبر کنید من تلاش میکنم با آنها تماس بگیرم تا بفهمم چه اتفاقی افتاده است.»
سپس، مدیر تولید سعی می کند به حل این وضعیت کمک کند. او که احساس می کند مشتری در حال عصبانی شدن است، می گوید: «آقا متأسفم، تقصیر بخش انبار است. شخصی سفارش شما را در انبار نهایی فراموش کرده است. در اسرع وقت آن را برای شما ارسال خواهیم کرد.»
سناریوی فوق چیزی است که در یک شرکت بدون بازمهندسی فرآیند کسب و کار اتفاق می افتد.
چرا مدیریت فرآیند کسب و کار مهم است؟
فرآیند کسب و کار به استراتژی سازمانی شما حیات می بخشد. مدیریت فرآیند کسب و کار برای فعالیت‌های شما و در تعریف و توسعه آموزش شما بسیار مهم است. بدون مدیریت صحیح فرآیند کسب و کار، سازمان شما متلاشی ، فعالیت‌های شما ناسازگار و ناکارآمد و همچنین برنامه های آموزشی شما به ندرت دقیق یا تاثیرگذار خواهد شد. آنچه که رهبران فکر می‌کنند به آموزش نیاز دارد، فرآیند کسب‌وکار یک سازمان است، در حالی که در واقعیت نیاز به بازنگری اساسی فرآیند کسب‌وکار و برنامه های خود دارند.
بهبود فرآیند کسب و کار چیست؟
بهبود فرآیند کسب و کار یک روش تعریف شده برای توسعه، آزمایش، تایید، اجرا و ارزیابی تغییرات در فرآیند است. هدف از بهبود فرآیند کسب و کار ارزیابی، بهبود و تکامل مداوم عملیات کسب و کار برای تغییر استراتژی، تغییرات بازار و به دست آوردن مزیت رقابتی نسبت به رقبا است.
چرا بهبود فرآیند کسب و کار اغلب با شکست مواجه می شود؟
دلایل متعددی وجود دارد که باعث شکست بهبود فرآیند کسب و کار می شود ، از جمله:
مستندات فرآیند کسب و کار در سازمان وجود نداشته است.
روش رسمی برای بهبود فرآیند کسب و کاروجود نداشته است.
بهبود فرآیندها بدون هدف و نقشه راه تعیین شده، اجرا شده است
نقشه فرآیند کسب و کار هرگز انجام نشده و یا به اشتباه انجام شده است
اعتبارسنجی در مورد فرآیندهای کسب و کار انجام نشده است.
فرآیند قبل از تایید و اجرای تغییرات جدید تست نشده است.
ارزیابی مستمر عملیات و فرآیندهای جاری انجام نشده است.
اتصال نادرست فرآیند کسب و کار به آموزش به درستی ارتباط داده نشده است.
ارتباط فرآیند کسب و کار با استراتژی سازمانی چگونه است؟
فرآیند کسب و کار استراتژی سازمانی را عملیاتی می کند. به همین دلیل، داشتن یک استراتژی کاملاً تعریف شده به عنوان مبنای فرآیند کسب و کار بسیار مهم است.
ارتباط فرآیند کسب و کار با آموزش چگونه است؟
فرآیند کسب و کار اساس طراحی و محتوای آموزشی است. به همین دلیل داشتن فرآیندی که به خوبی تعریف شده باشد، روش مدیریت فرآیند رسمی و ارتباط مداوم با آموزش برای به روزرسانی و توسعه محتوای جدید بسیار مهم است.
چه نشانه هایی وجود دارد که فرآیند کسب و کار ممکن است بخشی از چالش عملیاتی سازمان است؟
اگرچه به نوع سازمان بستگی دارد، اما شاخص‌های رایج فرآیند کسب‌وکار عبارتند از:
ناهماهنگی عملیاتی که منجر به ناکارآمدی عملیاتی می شود. بسیاری از کسب‌وکارها به واریانس عملیاتی خود برای تشخیص فرآیند کسب‌وکار به‌عنوان دلیل اصلی ناکارآمدی عملیاتی خود نگاه نمی‌کنند.
انحرافات عملکردی که منجر به مسائل عملیاتی می شود. واریانس عملکرد عملیات اغلب نشان دهنده عدم پایبندی به فرآیند و/یا شکاف در مستندات فرآیند موجود است.
عملکرد آموزشی ضعیف یکی از دلایل اصلی که برای ناکارآمدی برنامه آموزشی وجود دارد، فقدان فرآیند یا شکاف های قابل توجه فرآیند است.
گردش مالی بالا فرآیندهای ناکارآمد و ناسازگار منجر به آشفتگی عملیاتی می شود. در هرج و مرج ارتجاعی موفق ماندن سخت است.
رضایت و مشارکت پایین کارکنان.
اینها تنها تعدادی از نشانه های بسیاری از مشکلات در فرآیند کسب و کار هستند.
آیا کسب و کارهای کوچک نیاز به مستند سازی و ارزیابی روند کسب و کار دارند؟
کاملا! به خصوص اگر در آینده اهداف رشد و/یا کسب داشته باشند ، نقشه برداری فرآیند کسب و کار ، اسناد و مدیریت برای هر دو بسیار مهم است.
تمایز رسا در مدیریت فرآیندهای کسب و کار
درباره ما
گروه مهندسین مشاور رسا (شرکت راهبران سیستم آتیه) در سال 1386 با اعتقاد به اصل مشتری‌مداری، توسط آقای دکتر امیر شکاری و با پشتوانه علمی کارشناسان خبره دانشگاهی و صنعتی، با هدف ارائه خدمات در زمینه بهبود عملکرد سازمان‌ها، بنیان‌گذاری شد. این مجموعه در راستای ارائه خدمات تخصصی و آموزشی به سازمان‌های صنعتی و خدماتی، تا کنون موفق به اجرای قریب به 250 پروژه در سیستم‌های مدیریت کیفیت و بهبود عملکرد در سطح ملی و بین‌المللی و برگزاری بیش از 200000 نفر ساعت دوره‌ی آموزشی مرتبط گردیده است.
راه های ارتباطی
آدرس:
تهران – خیابان سهروردی شمالی کوچه مهاجر پلاک ۳۴واحد ۱
کدپستی: 1555813515
تلفن: 86045213–۸۸۵۱۷۲۶۸